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Terminplanungstool DSGVO konform: Calendly Alternative

Inhaltsverzeichnis

Terminplanungstool DSGVO konform: Welches ist das Beste?

Ein Terminplanungstool ist ein Programm, mit der du schnell und unkompliziert Termine online vereinbaren kannst. Sowas wie ein Mini-Online-Sekrtetariat. 

Herausforderung: Während der Terminvergabe sammelst du Daten ein.

Ich habe die Datenschutzbeauftragte Stephanie Kurth gefragt, was du beachten musst, wenn du ein Online-Terminbuchungstool nutzen willst, das gemäß der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hieb- und stichfest ist.

Bei der Auswahl und Einrichtung deines Buchungssystems solltest du allerdings mit Bedacht vorgehen und vor allem Geduld mitbringen. Es gibt unzählige Anbieter mit sehr unterschiedlichem Angebot, was die Auswahl nicht leichter macht, denn die Qualität ist i . d. R. durchweg hoch. Die meisten Systeme werben damit „DSGVO konform“ zu sein. Genau da lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen.

Ich verrate dir meine Kriterien und am Ende habe ich auch noch einige Anbieter gegeneinander getestet und geb dir meine persönliche Empfehlung.  

Terminplanungstool: Was kann das eigentlich?

  • kostenlose Vorgespräche vereinbaren
  • Coachingtermine vergeben
  • Sitzungstermine vereinbaren
  • Workshops planen
  • Besprechungen terminieren
  • Besuchstage absprechen
  • Urlaubstage organisieren
  • Zahlungen für Termine abwickeln

Was passiert dabei mit den Daten?

Bei der Digitalisierung solltest du die Daten deiner Kunden sehr genau im Auge behalten. Denn Datenschutz ist kein Selbstzweck. Die Daten deiner Kunden sind kostbar und du solltest diese Daten gut schützen schützen. Aus diesem Grund solltest du genau wissen, was ein digitaler Helfer wie ein Terminbuchungstool damit macht:

  • Wie werden die Daten verarbeitet und wo werden sie gespeichert?
  • Und wie bist du das Tool in deinen Arbeitsalltag ein?

Denn auch ein „DSGVO konformes“ Tool birgt Fallstricke bei der Konfiguration und Tücken im Arbeitsalltag.

Terminplanungstool Vorteile

Für deine Kunden

Ein Terminplanungs-Tool erhöht die Kundenzufriedenheit.

Wie eine nicht repräsentative Umrage unter meinen Followern ergeben hat:

  • Niemand hängt gern in Warteschleifen (95%)
  • Jeder würde gern seine Termine online buchen (89%).
  • 25% suchen ihre eigenen Dienstleister sogar danach aus, ob sie ein Terminplanungstool haben (oder haben deshalb schon mal den Dienstleister gewechselt). 
  • 38% bieten den eigenen Kunden bereits eine Online Terminvergabe an.  

Im Grunde genommen bist du durch die Verwendung eines Terminplanungstools eine Kundenwunscherfüllerin DELUXE. 

Für dich

Ein Terminplanungstool nimmt dir lästige administrative Aufgaben ab und gibt dir mehr Zeit, um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren: deine Kunden glücklich zu machen. 
Du sparst dir die Mails, in denen du Vorschläge machst, auf Rückmeldungen wartest, um danach neue Termine vorzuschlagen. Das Terminplanungstool zeigt deinen Kunden freie Termine an und die können sehr bequem gebucht werden.

Ein Terminplanungstool nimmt dir oder eben deiner Assistentin viele administrative Aufgaben ab, so dass sie sich mehr um deine Kunden kümmern kann.

Höhere Kundenzufiridenheit und Kundenbindung: Wenn du deinen Kunden das gibst, was sie sich wünschen, dann werden sie immer wieder bei dir kaufen. 

Hoher Fun-Faktor: Als Meisterin im Verkaufsprozess mit so coolen Tools wie Online-Terminvergabe steigt deine Conversionrate.

Mehr Menschen, die gern bei dir buchen würden tun es auch tatsächlich. 

Anforderungen an ein Terminplanungstool

Bei der Auswahl sind drei Kriterien zu berücksichtigen. Datenschutz, Alltagstauglichkeit und Kosten. In der Reihenfolge. 

Funktionen

Kann das Tool deinen Buchungsprozess überhaupt abbilden? Bietet es Schnittstellen zu vden Systemen, die du im Arbeitsalltag schon nutzt (Kalender, Newsletter usw.)?

Gibt es eine deutsche Menüführung? Für viele meiner Kunden sollte so ein Tool im Backend UND im Frontend deutschsprachig sein. Also sowohl für mich in der Einrichtung, als auch für meine Kunden später bei der Buchung. Nur ganz wenige trauen sich daran, das auf englisch zu machen. 

Wie ist der Kundendienst? Gibt es lediglich eine Chatfunktion oder ist der Kundendienst telefonisch erreichbar? Zu welchen Zeiten ist er das?

Datenschutz

Als Betreiber der Webseite bist du verantwortlich im Sinne der DSGVO für die datenschutzrechtlich konforme Einrichtung und Nutzung des Terminplanungstools. Der Anbieter des Tools verarbeitet die Daten deiner Kunden in deinem Auftrag, ist also Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Aber was genau bedeutet das?

Stephanie Kurth: “Du solltest wissen welche Daten das Tool erhebt. Für welchen Zweck, für welche Dauer und an welchen Ort werden die Daten gespeichert? Idealerweise werden die Daten auf einem europäischen Server gespeichert und werden gelöscht, nachdem der Zweck der Speicherung nicht mehr erfüllt wird. Antworten zu diesen Fragen sollte die Datenschutzerklärung des Tools liefern. 

Zu beachten ist, dass ein Buchungstool eine Auftragsverarbeitung (AV) nach DSGVO darstellt. Du musst also mit dem Betreiber des Tools einen sogenannten AV-Vertrag abschließen.

So banal diese Empfehlung ist: Lies die Datenschutzerklärung des Anbieters aufmerksam durch. Wenn die oben genannten Fragen nicht ausreichend beantwortet werden können, dann frag beim Anbieter konkret nach.“

Als letzten Schritt aktualisierst du deine eigene Datenschutzerklärung, wenn du das Tool in deine Webseite integriert hast. Dazu fügst du einen Absatz dazu ein, der genau beschreibt, mit welchem Anbieter du Termine vereinbaren möchtest und was mit den Daten beim Anbieter passiert. Einige Tools bieten hier schon passende Textbausteine an.

Preis

Dieses Kriterium ist sehr bewusst das letzte auf meiner Liste. Wenn du für die beiden ersten Kriterien ein Tool findest, dass zu dir und deinem Verkaufsprozess passt, dann ist der Preis das letzte, was dich interessieren sollte. 

Setz den Preis ins Verhältnis zu der Arbeit, die dir das Tool abnimmt. Bedenke dabei auch den Service, den du deinen Kunden mit der automatisierten Terminvereinbarung bieten kannst und den daraus resultierenden Image-Gewinn.

Bedenke vor allem auch die Zeit, die du brauchst, um von einem auf das andere System zu wechseln und alles neu zu konfigurieren… Das steht oft in keinem Verhältnis zu dem, was du sparst, wenn du zum probieren ein günstiges Tool nutzt. 

Konfiguration der Online-Buchung

Die Konfiguration sollte schnell und unkompliziert sein. Gib deine Firmendaten ein, Richte deine Dienstleistung ein, fertig. 

Stephanie Kurth: „Achten bei der Einrichtung genau darauf, an welcher Stelle später Kundendaten erhoben und verarbeitet werden.“

Prüfe deinen Buchungsprozess aus Kundensicht: Wird über eine Checkbox auch die Zustimmung zur Datenverarbeitung abgefragt? Im besten Fall weist das Tool Sie bei der Einrichtung auf den Datenschutz hin.

Verknüpfe deinen Kalender, so dass es nicht zu doppelten Buchungen kommt. Die meisten Online-Tools können mit gängigen Kalender Systemen wie Office 365, Google Kalender oder Apple Kalender synchronisieren. Aber: Achtung Falle.

Stephanie Kurth: „Hier kommt es drauf an, dass der verwendete Kalender genauso DSGVO konform arbeitet.“

Wenn dein Buchungstool zu 100% datenschutzkonform arbeitet und du dann am Ende deinen privaten Google Kalender verknüpfst, dann sind genau an dieser Stelle die Daten nicht DSGVO konform verarbeitet, weil es der private Google Kalender nämlich nicht ist.

Verarbeitung der Daten beim Auftragsverarbeiter

Welche Daten erhoben werden, hast du ja bereits im Anforderungsprozess und der Konfiguration geklärt. Jetzt stellt sich die Frage: was passiert mit den Daten?

Stephanie Kurth: „Hier zahlt sich das aufmerksame Lesen der Datenschutzerklärung aus. Ein wichtiger Punkt ist immer, wo werden die Daten gespeichert? In welchem Land steht der Server? Nutzt der Anbieter Services innerhalb der EU? Denn nur dann kann er bedenkenlos gemäß der geltenden Datenschutzgrundverordnung beauftragt werden.“

Einfügen in die Webseite

Damit deine Kunden auch tatsächlich online Termine buchen können, musst du ihnen diesen Service zugänglich machen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

Button oder Link

Du verlinkst die Webseite des Anbieters. Deine Kunden verlassen für die eigentliche Buchung deine Webseite.

Stephanie Kurth: „Hier ist Vorsicht geboten: Denn ab hier könnte es sein, dass der Anbieter Cookies setzt, die nicht in einem Datenschutz erwähnt sind.“

HTML Code oder iFrame

Mit dieser Lösung hingegen stellst du sicher, dass die Kunden für den eigentlichen Buchungsprozess auf deiner Website bleiben. Hierzu kopierst du einen vom Buchungstool bereitgestellten Code-Schnipsel in den Code deiner Webseite. Der Aufwand ist minimal höher, aber es lohnt sich. Ich habe ein Video, in dem ich genau erkläre, wie das geht. 

Stephanie Kurth: „Ich empfehle die Einbettung in die eigene Webseite, der Kunde wird dann nicht auf eine externe Webseite geschickt, wo seine Daten zusätzlich verarbeitet werden.“

Terminplanungstools im Vergleich

Damit du für dich das richtige finden kannst, habe ich zusammen mit einem Datenschutz-Profi ein paar Tools verglichen. 

Kriterien: Datenschutz, Alltagstauglichkeit und Kosten. In der Reihenfolge. 

Datenschutz wurde jeweils gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Calendly

https://calendly.com/de

Erster Eindruck

Mein absolutes Lieblings-TerminplanungstoolCalendly ist unfassbar vielseitig, sehr einfach einzurichten, bezahlbar und macht mir großen Spaß. 

Einrichtung

Super einfach und sehr schnell.  

Funktionen

Sehr reduziert in der kostenlosen Version, perfekt für Gründer. 

Die Basisversion von Calendly kannst du kostenlos nutzen. Damit kannst du ein Ereignis erstellen und verlinken. Oft reicht das auch aus.

Bei Katharina Nolden haben wir das so umgesetzt: Es gibt im Appointment eine Umfrage, in der die Kunden ankreuzen, für welches Ereignis sie sich anmelden. So einfach ist das.

Calendly Beispiel

 

Was ich im Alltag nutze:

Man kann den Kalender sehr detailliert einstellen. Vorgespräche nur montags. Coachings Dienstag und Donnerstag usw. 

Es gibt die Möglichkeit, Zahlungen anzunehmen. 

Man kann nach der Buchung auf eine bestimmte Seite weiter leiten und so die Kunden gezielt führen. 

Individuelle E-Mail Sequenzen für jedes Produkt sind möglich. 

Die Liste aller Funktionen von Calendly kannst du hier nachschauen. 

Meine Erfahrungen mit Calendly

Meine Erfahrungen mit Calendly sind sehr gut. Die Buchungsrate gerade für Coachingleistungen geht deutlich nach oben, wenn die Chance besteht, ein kostenloses Vorgespräch über Calendly zu buchen. Auf diese Art kann man als Kunde direkt starten, aber trotzdem hat man noch etwas Zeit, um sich vorzubereiten. „Jetzt anrufen“ schreckt viele ab. Es erweckt auch den Anschein, dass man als Coach auf der anderen Seite sitzt und wartet. Calendly gibt den Anschein, dass man gut gebucht ist. Es ist ein Termin erforderlich. Es kann also durchaus auch als Maßnahme der künstlichen Verknappung eingesetzt werden. „Diese Woche nur noch ein Termin verfügbar“.

Preis

0 – 12 $ pro Monat.
Die aktuellen Preise und Pakete von Calendly kannst du hier nachschauen. 
 

Datenspeicherung

Die Server liegen in den USA. Calendly hat nicht vor, seinen Kunden europäische Server zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund werde ich langfristig ein anderes Terminplanungstool nutzen. Weiter unten gibt es Alternativen zur Calendly App im direkten Vergleich.

Kalender-Einbindung

Google, Apple, Outlook und Microsoft Office 365. 

Meine Empfehlung 

Wenn es die DSGVO nicht gäbe, dann würde ich immer und auch weiterhin meine Termine mit Calendly machen

Meine Kunden kommen alle sehr gut damit zurecht und tun sich schwer, dieses liebgewonnen Tool gegen ein neues einzutauschen. Auch wenn es für den Datenschutz besser wäre…

Wenn du dir das Tool in Aktion anschauen magst: Hier kannst du dir ein Vorgespräch mit mir über Calendly buchen.

 

UPDATE: Im EUGH Urteil vom 16.7.2020 steht: „Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestimmt, dass personenbezogene Daten grundsätzlich nur dann in ein Drittland übermittelt werden dürfen, wenn das betreffende Land für die Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.“ (Originaltext des Urteils hier einsehbar). Das ist nach momentanem Stand nur über Standardvertragsklauseln möglich. Calendly stellt genau solche Klauseln bereit. Das Tool ist also nutzbar. 

ABER: Ob Amerika in der Praxis überhaupt als sicheres Drittland gelten kann…. das lasse ich mal unkommentiert im Raum stehen 😉  

IN DER PRAXIS: Wenn du Calendly nutzt, dann mach es bitte so:
Du kannst nun deinen individuellen Calendly-Link an deine Kunden verschicken. Die Calendly Kalender Seite ist sehr neutral. Theoretisch wäre das eine gute Idee. Praktisch hat diese Seite weder Impressum, noch Datenschutz und das ist nach deutschem Recht….. nicht ganz sauber (auch hier: im Zweifel ab zum Rechtsanwalt). Ich empfehle also, Calendly auf deiner Webseite einzubinden. Dazu habe ich ein Tutorial.

Außerdem solltest du dir überlegen ob und wie du einen Kalender ein bindest und wo die Daten dann damit gespeichert werden. Weise darauf in deiner Datenschutzerklärung hin.

Ich bin übrigens kein Rechtsanwalt und das ist keine Rechtsberatung. 

 

Calendly HTML in WordPress integrieren

In diesem Video zeige ich dir wie du Calendly als iFrame auf deiner Webseite einbindest.Dafür nutze ich den Elementor Page Builder.

YouTube

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Mehr erfahren

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Termin Direkt

https://termin-direkt.de 

Erster Eindruck

Solides Tool. 

Einrichtung

Super einfach und sehr schnell.  

Funktionen

Termine werden in Kategorien ausgewählt. Das finde ich gewöhnungsbedürftig. 

Man kann Serientermine einrichten. Vor allem für Coaches hervorragend!

Als einziges Tool die Möglichkeit zwischen „du“ und „Sie“ in der Anrede zu wählen. Großartig! 

Es gibt die Möglichkeit, die Buchung zu bestätigen. So kann ich zum Beispiel als Coach prüfen, ob ich mit dem Kunden überhaupt arbeiten will, bevor ein bindender Vertrag zustande kommt. 

Es gibt einen Link zur individuellen Bestätigungsseite. Dieses Feature nutze ich sehr gerne! So kann ich meinen Kunden direkt den nächsten Schritt vorgeben, wenn sie bei mir gebucht haben. 

Für einen sehr geringen Preis kann telefonischer oder IT Support dazu gebucht werden. Hier wird sogar individuell programmiert. 

Die Liste aller Funktionen von Termin Direkt kannst du hier nachschauen. 

Preis

9,90 – 49,90 Euro pro Monat.
Die aktuellen Preise und Pakete von Termin Direkt kannst du hier nachschauen. 
 

Datenspeicherung

In Deutschland. 

Kalender-Einbindung

Google-Kalender Syncronisation
Webhook-Integration
Offene Schnittstellen (API)

Datenschutz

Gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Original Datenschutz von Termin-Direkt kann hier nachgelesen werden. Hier sind die AGBs

Der Unternehmenssitz ist in Ungarn.

Es gibt virtuelle Server (VPS) im Datenzentrum Frankfurt am Main von Amazon Web Services Inc. (Sitz: 1 Burlington Rd, Dublin 4, Ireland), die die Kundendaten als Auftragsverarbeiter speichern. 
Wenn ich bedenke, wie viele meiner Leser sich weigern, mein Buch über Amazon zu kaufen, kann ich mir gut vorstellen, dass das schon auch ein Ausschlusskriterium sein kann. Auch wenn vom Datenschutz absolut nichts gegen diese Server spricht. 

Die Datenschutzerklärung und AGBs sind sehr sehr ausführlich. Es gibt einen Support, den man erreichen kann und der auch Fragen gut beantwortet. Das Unternehmen hat auf Nachfrage sehr ausführlich dargelegt, wie sie arbeiten. Große Empfehlung!

Allerdings kann man nur den Google Kalender anbinden.
Achtung: In der privaten Version von Google-Kalender kann der Serverstandort nicht ausgewählt werden. Da liegen die Server in den USA. Da werden die bisher datenschutzkonformen Kundendaten dann im Nachgang an ein Drittland übertragen. Für Google-Businessaccounts gibt es die Möglichkeit, den Serverstandort in Europa auszuwählen. 

Meine Empfehlung

NOCH keine Empfehlung.

Die Bedienung ist einfach, die Oberfläche deutsch. Das spricht für das Tool.

Die Ansprache wählen zu können „du oder sie“: GENIAL!!! Da hat sich jemand Gedanken gemacht. Gefällt mir sehr!

Die Einteilung nach Kalendern macht das Tool für mich als Anwender unnötig teuer. Wenn ich nicht stumpf alle Termine von Montag bis Freitag einbuchen will, sondern die Vorgespräche vormittags, Coachings aber am Nachmittag plane, dann muss ich mehr als einen Kalender anlegen.

Mein Hauptkriterium ist allerdings der Datenschutz: Theoretisch ist das Tool Datenschutzkonform. Aber in der Praxis ist es schlecht möglich, datenschutzkonform den Google-Kalender zu nutzen. Einen Hinweis darauf gibt es nicht. Die meisten Gründer binden keinen Kalender mit offenen Schnittstellen an. Das ist nicht praxistauglich. 

Ich bleibe für euch dran und mit dem Unternehmen in Kontakt, vielleicht können Sie die fehlenden Features ja noch ergänzen. 

TerminFlix bzw. BookingFlix

http://www.terminflix.de wird jetzt https://bookingflix.com/

Erster Eindruck

Grafisch polarisiert das Tool. man hasst es oder man liebt es. 

Einrichtung

Extrem übersichtlicher Onboarding Prozess. Mit Abstand am besten gelöst. Ich wusste zu jedem Zeitpunkt genau, was zu tun war und womit ich schon fertig bin. 

Funktionen

Datenschutz hervorragend umgesetzt: Hier werde ich ganz professionell darauf hingewiesen, das ich mein Impressum und den Datenschutz mit einbinden muss. So stell ich mir das vor! 

Bei jedem Formular kann man ganz einfach in den Datenschutz einwilligen lassen. So ist das schon mal abgehakt. Eine Terminvereinbarung ist so nicht möglich, ohne in den Datenschutz einzuwilligen. Das nimmt mir wirklich viel Arbeit ab! 

 

Ich kann das Termin Widget einfach per iFrame auf meine Verkaufsseite einbetten. So muss das sein! 

Extrem übersichtliches BackendIn diesem Terminplanungstool kann ich genau sehen, was wann passiert. Mag ich sehr! 

Leider kann man die E-Mail-Texte an sich nicht anpassen. Das ist schade.  

Das Tool ist sogar Launchfähig. Denn Termine können ab dem …… gebucht werden.

Auch hier sind Workshops und Seminare mit mehreren Teilnehmern genau so wie Serientermine möglich. 

Tolles Extra-Feature: Termin-Übersicht per Mail am Vorabend

Die Liste aller Funktionen von Terminflix kannst du hier nachschauen. 

Preis

0 – 20 Euro pro Monat.
Die aktuellen Preise und Pakete von Terminflix  kannst du hier nachschauen. 
Es gibt einer 12 monatige Probezeit für die Premium-Version. 
 

Datenspeicherung

Konnten wir aus dem Datenschutz nicht herauslesen. 

Erst auf Nachfrage: Die Daten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert. Server-Vermieter und dementsprechend Datenverarbeiter ist die Domainfactory GmbH.

Kalender-Einbindung

Google, Apple und Microsoft. 

Datenschutz

Auch hier gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Impressum und Datenschutz: Sehr wenige Informationen. Der Datenschutz gibt wenig Auskunft über das Unternehmen. Firmensitz ist in Deutschland. Was wir in der Datenschutzerklärung vermissen: Wo ist der Serverstandort? Welche Dienstleister werden genutzt?
Es fehlt eine ausführliche Auskunft über Log-In Cookie und die Speicherdauer. Gibt es AV-Verträge? Wir wissen es nicht. 

Das passt so gar nicht zu der ausführlichen Ausgestaltung des Tools. 

Auf die Anfrage, wo der Serverstandort ist und was die Technisch organisatorische Maßnahmen (TOM) sind, haben wir seit dem 3.8.2020 keine Rückmeldung bekommen. 

Meine Empfehlung 

Ganz klares JEIN. 

Einfaches und überschaubares Tool.

Die Bedienung ist sehr übersichtlich, die Oberfläche komplett deutsch. 

Kleine Abstriche gibt es bei der Länge der Termine. Die sind nicht frei wählbar und bei den Erinnerungstexten. Die würde ich gern selbst schreiben. 

Große Abstriche muss ich beim Design machen. Mir ist es nicht neutral genug, um sich auf einer Webseite einzupassen. 

Mein Hauptkriterium ist auch hier der Datenschutz:
Die Hinweise in der Einstellung sind sehr hilfreich. So können Kardinalsfehler wie ein fehlendes Impressum schon vermieden werden. Auch wird im Buchungsformular auf den Datenschutz hingewiesen und eine Zustimmung ist zum Buchen erforderlich.

Aber solange ich nicht klar weiß, wo der Serverstandort ist, kann ich das als Kunde nicht buchen. Und dann ist auch hier der Google Kalender in der privaten Version ohne Hinweis nutzbar. Sobald Kundendaten dort gespeichert werden, ist es vorbei mit der Datensicherheit. Hier bitte unbedingt auch wieder auf den Serverstandort achten. 

Schade! Denn das Tool hat sehr gute Ansätze. 

Simply Book Me

https://simplybook.me/de/

 

Erster Eindruck

Sehr modern und vielseitig. 

Einrichtung

Einfache Einrichtung: Wäre schön gewesen. Das Tool hat so viele Funktionen, dass ich hier ca. zwei Stunden gebraucht habe, um zu starten. Zum Vergleich: Die anderen Tools waren nach ca. 15-20 Minuten startklar. 

Funktionen

Unfassbar viele Funktionen. Das überfordert vor allem Gründer. Ist aber hervorragend für größere Unternehmen. 

Ich kann Puffer vor und nach den Terminen einplanen, für mich überlebenswichtig 😉
Vor und nach den Terminen 15 Minuten sind Pflicht. 

 

Man kann eine Vorlaufzeit einstellen: Das schützt mich vor spontanen Buchungen am selben Tag. Ich bereite mich gern auf meine Termine vor und die Vorbereitungszeit brauche ich auch. Es ist genau so möglich, den Buchungszeitraum festzulegen. Ich lasse maximal drei Monate in die Zukunft buchen. Wenn ich da komplett ausgebucht bin, ist es Zeit, die Preise zu erhöhen. 

 

Tolles Feature: Ich kann die AGBs abhaken lassen und auch direkt eine Einwilligung für den Newsletter einholen. Hier fehlt mir allerdings die Checkbox für den Datenschutz. 

 

Es wird darauf hingewiesen, wenn die AGBs fehlen. Sehr gut! So kann ich rechtssichere Buchungen abschließen. 

Außerdem schreibt das Tool Rechnungen UND kann auch direkt Zahlungen abwickeln. Das Buchungstool kann also auch als Mini-Shop eingesetzt werden. WOW! 

 

Facebook und Instagram Buchungen sind möglich. 

 

Benachrichtigungen: Möglich und individualisierbar! Toll. 

Du kannst eine Liste mit allen Funktionen von Simply Book Me hier finden. 

 

Preis

0 – 50,- Euro im Monat. 

Bezahlt wird hier jeweils für die individuellen Funktionen. Was mir nicht gefällt: Wenn ich ein Paket kaufe, sind die Funktionen schon ausgewählt. Das mag ich nicht. Vor allem, weil ich keine davon wirklich in meinem Unternehmensalltag brauchen kann.  

Du kannst eine Liste mit den Paketen und Preisen von Simply Book Me hier finden. 

 

Datenspeicherung

Serverstandort ist Frankreich. 

Aber wie ist es mit den Buchungsdaten bei Facebook Buchungen?

Aus den Datenschutzbestimmungen wird nicht klar, was dann passiert. Wahrscheinlich werden die Daten in ein Drittland (ich vermute USA) übertragen, weil die Buchung aus Facebook kommt. Aber wissen tue ich es nicht.  

Kalender-Einbindung

Google und Outlook. 

Datenschutz

Auch hier gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Der Datenschutz von SimplyBook.me kann hier nachgelesen werden. Die AGBs und die TOMs findest du hier. 

SimplyBook.me ltd. gehört zu Notando Iceland Ltd. Mir ist unklar, ob der Firmensitz in Island oder Zypern ist. Im Tool ist der Firmensitz Zypern, in den AGBs und auf der „Über Uns“ Seite Island.

Es gibt eine Datenschutzerklärung für Nutzer und Kunden der Nutzer. Das Unternehmen ist im Online Marketing recht aktiv ( Google Analytics, Hotjar, Piwik) so dass meine Kundendaten sehr wohl in Drittländer übertragen werden (USA, Ukraine). Allerdings nicht die meiner Kunden (Nutzer der Kunden). 

Leider werden in der Datenschutzerklärung keine Verantwortlichen genannt (also zum Beispiel der Datenschutzbeauftragte). Es gibt keine E-Mail-Adresse und keinen Hinweis auf die zuständige Behörde. Im Fall einer Beschwerde muss ich also erst recherchieren, wer zuständig sein könnte.  

Es gibt zahlreiche Webseiten zum Thema Datenschutz und verschiede Zertifizierungen. Trotzdem fehlen relevanten Informationen in der Datenschutzerklärung des Terminplanungstools Simplybook.me. So zum Beispiel, ob ein Transfer in Drittstaaten hauptsächliche USA, via Google und Facebook statt findet. 

 

Meine Empfehlung

JEIN.

Das Tool ist eine Waffe. Es kann unfassbar viel und das Preis-Leistungs-Verhältnis ist wirklich sehr gut. 

Es gibt Die Möglichkeit, die AGBs und Stornierungsbedingungen mit abzufragen. Das ermöglicht sogar einen rechtssicheren Kaufprozess. Zusätzlich kann man Zahlungen akzeptieren und sogar Rechnungen verschicken. WOW!!!

Für Fortgeschrittene Nutzer sicher ein Tool, das mitwachsen kann und bei Bedarf immer noch eine Funktion zum Freischalten bereit hält. 

Nachteil: kein anderes Tool verlangt mir so viel in der Einrichtung ab. Zwei Stunden finde ich viel zu lang. 

Mein Hauptkriterium ist auch hier der Datenschutz: Wie in allen anderen Tools ist  ist auch hier der Google Kalender ohne Hinweis nutzbar. Sobald Kundendaten dort gespeichert werden, ist es vorbei mit der Datensicherheit. Das selbe gilt für die Facebook-Buchungen. Was passiert da? Wer erklärt mir das? Mir fehlt die Checkbox für den Datenschutz bei der Buchung. 

Das passt für mich leider auch noch nicht 100%.

 

WordPress Plugin

Ganz ehrlich: am liebsten würde ich das Buchungstool in meinem WordPress integrieren. Die Daten auf meinem Server speichern und gut ist. 

Aber….. die Tools sind alle grottig, hässlich (beides!) oder eben nur mit dem Google Kalender verknüpfbar. 

Da müssen wir wohl noch etwas warten. 

Terminplanungstool für TeamStreber

Und für welches Terminplanungstool habe ich mich am Ende entschieden? 

Ich bleibe vorerst bei Calendly. Das Unternehmen bietet Standardvertragsklauseln an und die sind momentan noch gedultet. 

Nachdem ich jetzt wirklich stundenlang recherchiert und getestet habe, überzeugt mich keins der Tools wirklich. Keins ist wirklich 100% datenschutzkonform. Überall ist noch Luft nach oben. 

Ein kompletter Systemumzug würde für mich bedeuten, dass ich ein neues Tool auf meiner Webseite integrieren muss und alle meine Buchungsprozesse anpacken darf. Ein enormer Zeitaufwand, den ich nur dann in Betracht ziehe, wenn ich zu 100% überzeugt bin. 

Was jetzt keinem hilft ist blinder Aktionismus. 

Kalender-Tool

Was ich allerdings direkt bereut habe: Ein Systemwechsel meines Kalender-Tools. Ich habe Microsoft Office 365 gebucht (FEHLER!!!!) und den Exchange Kalender mit dem Terminbuchungstool verbunden. 

Denn so liegen die Termindaten in Europa. Vermeintlich ein guter erster Schritt. 

Leider lässt Microsoft Office 365 nicht mehr zu, die Mails selbst zu hosten. Das führt zu erheblichen Problemen und hat bei mir dazu geführt, dass meine Mails und Termine im November 2020 herrlich durcheinander gemischt (oder komplett gelöscht) waren. 

Allerdings sind in meinen Mails die wirklich sensiblen Informationen zu Kundendaten gespeichert und die bleiben auf dem Server von MIRA Webhosting. Und damit in Deutschland gespeichert. Damit möchte ich nicht zu Office wechseln. Vor allem dann nicht, wenn das Unternehmen auch auf vermehrte Nachfragen nicht reagiert und mir keine Auskunft zu genauen Serverstandort und Details geben möchte.  

Dr. Schwenke rät auch von Microsoft ab

Außerdem teile ich meinen Arbeitskalender nicht mehr komplett mit meinem Mann. Der nutzt nämlich den Google Kalender (für seine privaten Termine). Der kann jetzt nur noch sehen, ob ich verfügbar bin und wann ich Termine habe. Allerdings nicht mehr was ich da tue. Und damit kann das Google auch nicht mehr sehen. HA! 

 

Geplante Maßnahmen

Ich bleibe mit allen Unternehmen im Gespräch und schaue ganz genau, was sich tut. Wer geht auf meine Hinweise ein und wer entwickelt das eigene Produkt weiter bzw. bessert die Datenschutzerklärung entsprechend nach. 

Erst wenn das alles der Fall ist ODER der EuGH ein neues Urteil spricht, mit dem die Standardvertragsklauseln auch nicht mehr geduldet werden und eine Datenübertragung in Drittländer schlichtweg verboten ist, gehe ich das an. 

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