Terminplanungstool: Calendly Alternative DSGVO konform

Terminplanungstool DSGVO konform: Calendly, Terminflix, Bookingflix, Termin-direkt, Simplybook.me

Terminplanungstool DSGVO konform: Welches ist das Beste?

Ein Terminplanungstool ist ein Programm, mit der du schnell und unkompliziert Termine online vereinbaren kannst. Sowas wie ein Mini-Online-Sekrtetariat. 

Herausforderung: Während der Terminvergabe sammelst du Daten ein. Das sollte nach Möglichkeit DSGVOkonform passieren. Sonst riskierst du eine Abmahnung. 

Terminplanungstool: Was kann das eigentlich?

  • kostenlose Vorgespräche vereinbaren
  • Coachingtermine vergeben
  • Sitzungstermine vereinbaren
  • Workshops planen
  • Besprechungen terminieren
  • Besuchstage absprechen
  • Urlaubstage organisieren

Terminplanungstool Vorteile

Für deine Kunden

Ein Terminplanungs-Tool erhöht die Kundenzufriedenheit.

Wie eine nicht repräsentative Umrage unter meinen Followern ergeben hat:

  • Niemand hängt gern in Warteschleifen (95%)
  • Jeder würde gern seine Termine online buchen (89%).
  • 25% suchen ihre eigenen Dienstleister sogar danach aus, ob sie ein Terminplanungstool haben (oder haben deshalb schon mal den Dienstleister gewechselt). 
  • 38% bieten den eigenen Kunden bereits eine Online Terminvergabe an.  

Im Grunde genommen bist du durch die Verwendung eines Terminplanungstools eine Kundenwunscherfüllerin DELUXE. 

Für dich

Ein Terminplanungstool nimmt dir lästige administrative Aufgaben ab und gibt dir mehr Zeit, um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren: deine Kunden glücklich zu machen. 
Du sparst dir die Mails, in denen du Vorschläge machst, auf Rückmeldungen wartest, um danach neue Termine vorzuschlagen. Das Terminplanungstool zeigt deinen Kunden freie Termine an und die können sehr bequem gebucht werden.

Ein Terminplanungstool nimmt dir oder eben deiner Assistentin viele administrative Aufgaben ab, so dass sie sich mehr um deine Kunden kümmern kann.

Höhere Kundenzufiridenheit und Kundenbindung: Wenn du deinen Kunden das gibst, was sie sich wünschen, dann werden sie immer wieder bei dir kaufen. 

Hoher Fun-Faktor: Als Meisterin im Verkaufsprozess mit so coolen Tools wie Online-Terminvergabe steigt deine Conversionrate.

Mehr Menschen, die gern bei dir buchen würden tun es auch tatsächlich. 

Terminplanungstools im Vergleich

Damit du für dich das richtige finden kannst, habe ich zusammen mit einem Datenschutz-Profi ein paar Tools verglichen. 

Kriterien: Datenschutz, Alltagstauglichkeit und Kosten. In der Reihenfolge. 

Datenschutz wurde jeweils gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Calendly

https://calendly.com/de

Mein absolutes Lieblings-Terminplanungstool läuft leider komplett außer Konkurrenz. 

Im Praxistest habe ich in den letzten Jahren wirklich viele (auch internationale) Tools auf Herz und Nieren getestet. Wenn es die DSGVO nicht gäbe, dann würde ich immer und auch weiterhin meine Termine mit Calendly machen

Calendly ist unfassbar vielseitig, sehr einfach einzurichten, bezahlbar und macht mir großen Spaß. 

Da die Server aber in den USA liegen und das sich auch nicht ändern wird (ich habe angefragt), werden sich unsere Wege wohl trennen. DSGVO technisch ein Ausschlusskriterium. Das ist auch der Grund, dass ich nicht detailierter drauf eingehe. 

Tschüss Calendly. Es war schön mit dir. 

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Sehr ansprechendes Design! Einfach und übersichtlich. 

 

Termine werden in Kategorien ausgewählt. 

 

Serientermine sind möglich. I LOVE!!!!

 

 

Als einziges Tool die Möglichkeit zwischen „du“ und „Sie“ in der Anrede zu wählen. Großartig! 

 

Es gibt die Möglichkeit, die Buchung zu bestätigen. So kann ich zum Beispiel als Coach prüfen, ob ich mit dem Kunden überhaupt arbeiten will, bevor ein bindender Vertrag zustande kommt. 

 

Es gibt einen Link zur individuellen Bestätigungsseite. Dieses Feature nutze ich sehr gerne! 

So kann ich meinen Kunden direkt den nächsten Schritt vorgeben, wenn sie bei mir gebucht haben. 

So sieht es aus, wenn ich meine Workshops anlege. 

Hoppla: Beim Einbinden des iFrames auf der Webseite purzelt auf einmal ungarischer Text aus dem Tool. Den Bug kann man aber sicher noch fixen. Da bin ich ganz sicher. (Anmerkung: ist schon auf der ToDo Liste und ich habe die feste Zusage, dass das schnell gefixt wird). 

 

Datenschutz

Gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Original Datenschutz von Termin-Direkt kann hier nachgelesen werden. Hier sind die AGBs

Der Unternehmenssitz ist in Ungarn.

Es gibt virtuelle Server (VPS) im Datenzentrum Frankfurt am Main von Amazon Web Services Inc. (Sitz: 1 Burlington Rd, Dublin 4, Ireland), die die Kundendaten als Auftragsverarbeiter speichern. 
Wenn ich bedenke, wie viele meiner Leser sich weigern, mein Buch über Amazon zu kaufen, kann ich mir gut vorstellen, dass das schon auch ein Ausschlusskriterium sein kann. Auch wenn vom Datenschutz absolut nichts gegen diese Server spricht. 

Die Datenschutzerklärung und AGBs sind sehr sehr ausführlich. Es gibt einen Support, den man erreichen kann und der auch Fragen gut beantwortet. Das Unternehmen hat auf Nachfrage sehr ausführlich dargelegt, wie sie arbeiten. Große Empfehlung!

Allerdings kann man nur den Google Kalender anbinden. Achtung: In der privaten Version von Google-Kalender kann der Serverstandort nicht ausgewählt werden. Da liegen die Server in den USA. Da werden die bisher datenschutzkonformen Kundendaten dann im Nachgang an ein Drittland übertragen. Für Businessaccounts gibt es die Möglichkeit, den Serverstandort in Europa auszuwählen. 

 

Meine Empfehlung

NOCH keine Empfehlung.

Die Bedienung ist einfach, die Oberfläche deutsch. Das spricht für das Tool.

Die Ansprache wählen zu können „du oder sie“: GENIAL!!! Da hat sich jemand Gedanken gemacht. Gefällt mir sehr!

Die Einteilung nach Kalendern macht das Tool für mich als Anwender unnötig teuer. Wenn ich nicht stumpf alle Termine von Montag bis Freitag einbuchen will, sondern die Vorgespräche vormittags, Coachings aber am Nachmittag plane, dann muss ich mehr als einen Kalender anlegen: Kosten 24,90 Euro zzgl. MwSt.

Mein Hauptkriterium ist allerdings der Datenschutz:Theoretisch ist das Tool Datenschutzkonform. Aber in der Praxis ist es nicht möglich, datenschutzkonform den Google-Kalender zu nutzen. Einen Hinweis darauf gibt es nicht.

Schade, denn an sich ein nettes Tool.
Ich bleibe für euch dran und mit dem Unternehmen in Kontakt, vielleicht können Sie die fehlenden Features ja noch ergänzen. 

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TerminFlix bzw. BookingFlix

http://www.terminflix.de wird jetzt https://bookingflix.com/

Die grafische Aufbereitung ist ja Geschmacksache 😉 

Hervorragend aufbereitet: Onboarding bei Bookingflix. Ich wusste zu jedem Zeitpunkt genau, was zu tun war und womit ich schon fertig bin. 

 

Hervorragend umgesetzt: Hier werde ich ganz professionell darauf hingewiesen, das ich mein Impressum und den Datenschutz mit einbinden muss. So stell ich mir das vor! 

 

Wirklich hervorragen gelöst! 

Bei jedem Formular kann man ganz einfach in den Datenschutz einwilligen lassen. So ist das schon mal abgehakt. Eine Terminvereinbarung ist so nicht möglich, ohne in den Datenschutz einzuwilligen. Das nimmt mir wirklich viel Arbeit ab! 

 

Ich kann das Termin Widget einfach per iFrame auf meine Verkaufsseite einbetten. So muss das sein! 

 

Was passiert eigentlich nach der Buchung? Bekommt der Kunde noch Mails? Und wenn welche? 

In diesem Terminplanungstool kann ich genau sehen, was wann passiert. Mag ich sehr! 

Je nach Wunschkundenprofil kann man sogar auf bestehende Prozesse zurück  greifen und die Kunden mehr oder weniger mit Mails und SMS beglücken. Den kleinen Fehler unter dem Eichhörnchen (das ja gar kein Elefant ist) kann man sicherlich irgendwann mal verbessern. Leider kann man die Texte an sich nicht anpassen. Das ist schade. 

 

Und so sieht das dann aus, wenn man als Kunde etwas buchen will. 

Was mir gefällt: 

  • Sehr lange Testphase von 12 kostenlosen Monaten.
  • Das Tool ist sogar Launchfähig. Denn Termine können ab dem …… gebucht werden.
  • Auch hier sind Workshops und Seminare mit mehreren Teilnehmern genau so wie Serientermine möglich. 
  • Tolles Extra-Feature: Termin-Übersicht per Mail am Vorabend. 

Datenschutz

Auch hier gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Impressum und Datenschutz: Sehr wenige Informationen. Der Datenschutz gibt wenig Auskunft über das Unternehmen. Firmensitz ist in Deutschland. Was wir in der Datenschutzerklärung vermissen: Wo ist der Serverstandort? Welche Dienstleister werden genutzt?
Es fehlt eine ausführliche Auskunft über Log-In Cookie und die Speicherdauer. Gibt es AV-Verträge? Wir wissen es nicht. 

Das passt so gar nicht zu der ausführlichen Ausgestaltung des Tools. 

Auf die Anfrage, wo der Serverstandort ist und was die Technisch organisatorische Maßnahmen (TOM) sind, haben wir seit dem 3.8.2020 keine Rückmeldung bekommen. 

Meine Empfehlung 

Ganz klares JEIN. 

Einfaches und überschaubares Tool.

Die Bedienung ist sehr übersichtlich, die Oberfläche komplett deutsch. 

Kleine Abstriche gibt es bei der Länge der Termine. Die sind nicht frei wählbar und bei den Erinnerungstexten. Die würde ich gern selbst schreiben. 

Mein Hauptkriterium ist auch hier der Datenschutz:
Die Hinweise in der Einstellung sind sehr hilfreich. So können Kardinalsfehler wie ein fehlendes Impressum schon vermieden werden. Auch wird im Buchungsformular auf den Datenschutz hingewiesen und eine Zustimmung ist zum Buchen erforderlich.

Aber solange ich nicht klar weiß, wo der Serverstandort ist, kann ich das als Kunde nicht buchen. Und dann ist auch hier der Google Kalender in der privaten Version ohne Hinweis nutzbar. Sobald Kundendaten dort gespeichert werden, ist es vorbei mit der Datensicherheit. Hier bitte unbedingt auch wieder auf den Serverstandort achten. 

Schade! Denn das Tool hat sehr gute Ansätze. 

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Simply Book Me

https://simplybook.me/de/

Einfache Einrichtung: Wäre schön gewesen. Das Tool hat so viele Funktionen, dass ich hier ca. zwei Stunden gebraucht habe, um zu starten. Zum Vergleich: Die anderen Tools waren nach ca. 15-20 Minuten startklar. 

Es gibt viele verschiedene Designs zur Auswahl. 

 

  

Ich kann Puffer einplanen, für mich überlebenswichtig 😉

Ich kann einstellen, wie viel Vorlaufzeit ich brauche. Das schützt mich vor spontanen Buchungen am selben Tag. Ich bereite mich gern auf meine Termine vor und die Vorbereitungszeit brauche ich auch. Es ist genau so möglich, den Buchungszeitraum festzulegen. Ich lasse maximal drei Monate in die Zukunft buchen. Wenn ich da komplett ausgebucht bin, ist es Zeit, die Preise zu erhöhen. 

Grafische Aufbereitung der Verfügbarkeiten. Nett. Aber nicht zwingend nötig. 

Bezahlt wird hier jeweils für die individuellen Funktionen. Was mir nicht gefällt: Wenn ich ein Paket kaufe, sind die Funktionen schon ausgewählt. Das mag ich nicht. Vor allem, weil ich keine davon wirklich in meinem Unternehmensalltag brauchen kann.  

So sieht der Buchungs-Bildschirm aus. Was ich besonders mag: Ich kann die AGBs abhaken lassen und auch direkt eine Einwilligung für den Newsletter einholen. Hier fehlt mir allerdings die Checkbox für den Datenschutz. 

 

Es wird darauf hingewiesen, wenn die AGBs fehlen. Sehr gut! So kann ich rechtssichere Buchungen abschließen. 

Außerdem schreibt das Tool Rechnungen UND kann auch direkt Zahlungen abwickeln. Das Buchungstool kann also auch als Mini-Shop eingesetzt werden. WOW! 

Facebook und Instagram Buchungen sind möglich. Klasse Feature! Aber wie ist es mit den Buchungsdaten?

Aus den Datenschutzbestimmungen wird nicht klar, was dann passiert. Wahrscheinlich werden die Daten in ein Drittland (ich vermute USA) übertragen, weil die Buchung aus Facebook kommt. Aber wissen tue ich es nicht.  

Benachrichtigungen: Möglich und individualisierbar! Toll. 

 

Datenschutz

Auch hier gecheckt von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte). 

Der Datenschutz von SimplyBook.me kann hier nachgelesen werden. Die AGBs und die TOMs findest du hier. 

SimplyBook.me ltd. gehört zu Notando Iceland Ltd. Mir ist unklar, ob der Firmensitz in Island oder Zypern ist. Im Tool ist der Firmensitz Zypern, in den AGBs und auf der „Über Uns“ Seite Island.

Es gibt eine Datenschutzerklärung für Nutzer und Kunden der Nutzer. Das Unternehmen ist im Online Marketing recht aktiv ( Google Analytics, Hotjar, Piwik) so dass meine Kundendaten sehr wohl in Drittländer übertragen werden (USA, Ukraine). Allerdings nicht die meiner Kunden (Nutzer der Kunden). 

Leider werden in der Datenschutzerklärung keine Verantwortlichen genannt (also zum Beispiel der Datenschutzbeauftragte). Es gibt keine E-Mail-Adresse und keinen Hinweis auf die zuständige Behörde. Im Fall einer Beschwerde muss ich also erst recherchieren, wer zuständig sein könnte.  

Es gibt zahlreiche Webseiten zum Thema Datenschutz und verschiede Zertifizierungen. Trotzdem fehlen relevanten Informationen in der Datenschutzerklärung des Terminplanungstools Simplybook.me. So zum Beispiel, ob ein Transfer in Drittstaaten hauptsächliche USA, via Google und Facebook statt findet. 

 

Meine Empfehlung

JEIN.

Das Tool ist eine Waffe. Es kann unfassbar viel und das Preis-Leistungs-Verhältnis ist wirklich sehr gut. 

Es gibt Die Möglichkeit, die AGBs und Stornierungsbedingungen mit abzufragen. Das ermöglicht sogar einen rechtssicheren Kaufprozess. Zusätzlich kann man Zahlungen akzeptieren und sogar Rechnungen verschicken. WOW!!!

Für Fortgeschrittene Nutzer sicher ein Tool, das mitwachsen kann und bei Bedarf immer noch eine Funktion zum Freischalten bereit hält. 

Nachteil: kein anderes Tool verlangt mir so viel in der Einrichtung ab. Zwei Stunden finde ich viel zu lang. 

Mein Hauptkriterium ist auch hier der Datenschutz: Wie in allen anderen Tools ist  ist auch hier der Google Kalender ohne Hinweis nutzbar. Sobald Kundendaten dort gespeichert werden, ist es vorbei mit der Datensicherheit. Das selbe gilt für die Facebook-Buchungen. Was passiert da? Wer erklärt mir das? Mir fehlt die Checkbox für den Datenschutz bei der Buchung. 

Das passt für mich leider auch noch nicht 100%.

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Preise für ein Terminplanungstool

Die Preise habe ich in meiner Bewertung überhaupt nicht mit einbezogen. 

Es gibt fast immer ein kostenloses Angebot. Dann sind die Preise zwischen 9,- und 49,- Euro möglich. Allerdings alle in Relation zum jeweiligen Leistungsumfang. 

Wenn ich da den zeitlichen Aufwand gegen rechne, den ich mit Terminvereinbarung habe, wenn ich es händisch mache (oder eine Mitarbeiterin dafür brauche)…. dann ist das für mich kein Entscheidungskriterium.  Die Tools sind ihr Geld alle wert! 

Terminplanungstool für TeamStreber

Und für welches Terminplanungstool habe ich mich am Ende entschieden? 

Ich bleibe vorerst bei Calendly. Das Unternehmen bietet Standardvertragsklauseln an und die sind momentan noch gedultet. 

Nachdem ich jetzt wirklich stundenlang recherchiert und getestet habe, überzeugt mich keins der Tools wirklich. Keins ist wirklich 100% datenschutzkonform. Überall ist noch Luft nach oben. 

Ein kompletter Systemumzug würde für mich bedeuten, dass ich ein neues Tool auf meiner Webseite integrieren muss und alle meine Buchungsprozesse anpacken darf. Ein enormer Zeitaufwand, den ich nur dann in Betracht ziehe, wenn ich zu 100% überzeugt bin. 

Was jetzt keinem hilft ist blinder Aktionismus. 

Geplante Maßnahmen

Ich bleibe mit allen Unternehmen im Gespräch und schaue ganz genau, was sich tut. Wer geht auf meine Hinweise ein und wer entwickelt das eigene Produkt weiter bzw. bessert die Datenschutzerklärung entsprechend nach. 

Erst wenn das alles der Fall ist ODER der EuGH ein neues Urteil spricht, mit dem die Standardvertragsklauseln auch nicht mehr geduldet werden und eine Datenübertragung in Drittländer schlichtweg verboten ist, gehe ich das an. 

Kalender-Tool

Was ich allerdings direkt umgesetzt habe: Ein Systemwechsel meines Kalender-Tools. Ich habe Microsoft Office 365 gebucht und den Exchange Kalender mit dem Terminbuchungstool verbunden. 

Denn so liegen die Termindaten in Europa. Ein guter erster Schritt. 

Außerdem teile ich meinen Arbeitskalender anders mit meinem Mann. Der nutzt nämlich den Google Kalender (für seine privaten Termine). Der kann jetzt nur noch sehen, ob ich verfügbar bin und wann ich Termine habe. Allerdings nicht mehr was ich da tue. Und damit kann das Google auch nicht mehr sehen. HA! 

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