Online Terminbuchung mit dem Buchungssystem Calendly – inkl. Alternativen (DSGVO-konform)

Mit einem Tool wie Calendly können deine Kunden ganz bequem Termine in deinem Kalender buchen. Das Tool übernimmt deine Terminkoordination so zuverlässig wie eine Sekretärin und das bei unter 20 Euro im Monat.

Was ist Calendly?

Mein war über lange Zeit mein absolutes Lieblings-Terminplanungstool. Calendly ist unfassbar vielseitig, sehr einfach einzurichten, bezahlbar und macht mir großen Spaß.

Momentan nutze ich für meine Terminvereinbarungen Tidycal. Das Pris-Leistungsverhältnis ist einfach deutlich besser.

Calendly ist ein Tool, dass dich dabei unterstützt, Termine mit Kunden oder Interessenten zu vereinbaren ohne viele E-Mails hin- und herschreiben zu müssen.

Wenn du als Coach, Trainer oder Berater eine kostenloses Vorgespräch anbietest, ist Calendly ein unfassbar hilfreiches Tool. Denn deine Interessenten können sich gleich verbindlich bei dir einbuchen. So kannst du deine Conversion im Vergleich zu einem Kontaktformular oder einer Anfrage per E-Mail deutlich steigern.

Calendly lohnt sich für dich vor allem dann, wenn du mit einem professionellen CRM wie Salesforce, Hubspot, Marketo oder Pardot arbeitest.

Terminplanungstool Calendly: Was kann das eigentlich?

• Kostenlose Vorgespräche vereinbaren
• Coaching Termine vergeben
• Sitzungstermine vereinbaren
• Workshops planen
• Besprechungen terminieren
• Besuchstage absprechen
• Urlaubstage organisieren
• Zahlungen für Termine abwickeln

Terminbuchung online mit Calendly: Vorteile

Vorteile für deine Kunden

Ein Terminplanungs-Tool erhöht die Kundenzufriedenheit.

Wie eine nicht repräsentative Umfrage unter meinen Instagramm-Followern ergeben hat:

• Niemand hängt gern in Warteschleifen (95 %)
• Jeder würde gern seine Termine online buchen (89 %).
• 25 % suchen ihre eigenen Dienstleister sogar danach aus, ob sie ein
  Terminplanungstool haben (oder haben deshalb schon mal den Dienstleister gewechselt).
• 38 % bieten den eigenen Kunden bereits eine Terminplanung online an.

Im Grunde genommen bist du durch die Verwendung eines Terminplanungstools eine Kundenwunscherfüllerin.

Vorteile für dich

Ein Terminplanungstool nimmt dir lästige administrative Aufgaben ab und gibt dir mehr Zeit, um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren: deine Kunden glücklich zu machen.
Du sparst dir die Mails, in denen du Vorschläge machst, auf Rückmeldungen
wartest, um danach neue Termine vorzuschlagen. Das Terminplanungstool zeigt
deinen Kunden freie Termine an und die können sehr bequem gebucht werden.

Ein Terminplanungstool nimmt dir oder eben deiner Assistentin viele administrative Aufgaben ab, sodass sie sich mehr um deine Kunden kümmern kann.

Höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung: wenn du deinen
Kunden das gibst, was sie sich wünschen, dann werden sie immer wieder bei dir
kaufen.

Hoher Fun-Faktor: als Meisterin im Verkaufsprozess mit so
coolen Tools wie Online-Terminvergabe steigt deine Conversion Rate.

Mehr Menschen, die gern bei dir buchen würden, tun es auch tatsächlich.

Integration in ein professionelles CRM wie Salesforce, Hubspot, Marketo oder Pardot möglich.

Wie funktioniert Terminplanung Online mit Calendly

Mit dem Terminbuchungssystem Calendly kann sich dein Kunde in deinem Online-Kalender die passende Zeit für euren Termin aussuchen. Jeder erhält eine Bestätigungsmail und die Möglichkeit, den Termin direkt im Kalender einzutragen.

Calendly ist eine sogenannte Freemium Software: Du kannst die Basisfunktionen von Calendly kostenlos nutzen und weitere Funktionen kostenpflichtig dazu buchen.

Calendly Preise: So viel kostet dich das Terminbuchungstool

0 – 12 $ pro Monat.

Terminbuchung mit Calendly: Wie kannst du das Tool nutzen? (Video)

Hier geht es tatsächlich darum, wie du das Tool strategisch nutzen kannst, um Kunden zu gewinnen. Ein Video zur Einrichtung kommt etwas weiter unten.

Calendly einrichten: komplett unkompliziert (Video)

Das geht wirklich super einfach und sehr schnell.

Ich habe ein Tutorial erstellt, in dem ich zeige, wie ich Calendly nutze.

Video-Tutorial: detaillierte Einrichtung von Calendly inklusive Tipps aus der Praxis

Ereignis einrichten

Es gibt Einzel- und Gruppenereignisse (die aber erst in der Pro-Version).

Den Namen und die Beschreibung sieht man später, wenn du das Ereignis auf der Webseite einbindest. Formuliere hier also mit Fingerspitzengefühl 

Den Ort kannst du als Telefonanruf oder Video-Call festlegen. Vor Ort ist auch möglich.

Verfügbarkeit festlegen

Wie lange soll dein Ereignis dauern? Eine Stunde oder 30 Minuten?

Wann soll welches Ereignis stattfinden? Coaching nur montags, Vorgespräche nur dienstags, usw. Deiner Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, wenn Du die Pro-Version hast.

In der Basisversion legst du einfach deine Öffnungszeiten fest.

Informationen abfragen

Lege fest, welche Informationen du benötigst (Pflichtfeld) und welche optional sind.

Wenn du mit deinen Kunden Video-Calls vereinbarst oder telefonierst, brauchst du sicher eine Telefonnummer.

Die Adresse benötigst du nur, wenn du auch eine Rechnung schreiben möchtest (für Coachings). Oder wenn du vorab Informationsmaterial per Post versenden möchtest.

Du kannst dir auch schon Informationen zum Problem holen, dann kannst du dich auf das Gespräch vorbereiten.

E-Mail Benachrichtigungen / Erinnerungen

Schicke deinen Kunden (und dir auch) eine Bestätigung oder eine Erinnerung. Gerade durch die Erinnerungen kannst du die No-Shows deutlich reduzieren. Es ist auch hilfreich, den Zugangslink zu deinem Zoom-Raum noch mal zeitnah zu verschicken. Den die Bestätigung rutscht schon mal im Posteingang ganz nach unten.

Praxistipp: Füge deinen allgemeinen Zoom-Raum und dein Passwort ein, wenn du die Pro-Version nicht buchen möchtest. So bekommen alle deinen Kunden einen Zoom Link. Es muss wirklich nicht immer ein individueller Link sein.

Online Buchungskalender synchronisieren 

Du kannst einen Google, Apple, Outlook und Microsoft Office 365 einbinden.

Überlege dir gut, ob du das machen möchtest. Denn du gibst dem Tool damit deine kompletten Kalenderdaten frei.

Bedeutet: auch sensible Informationen aus anderen Terminen.

Wie du datenschutzkonform mit Buchungstools arbeiten kannst, dazu kannst du dir mal diese Podcast Folge anhören.

Calendly WordPress Integration mit HTML (Video)

In diesem Video zeige ich dir, wie du das Terminvergabe-Tool Calendly als iFrame auf deiner Webseite einbindest. Dafür nutze ich den Elementor Page Builder.

Ein Calendly Plugin für WordPress gibt es derzeit nicht und ist auch nicht geplant.

UPDATE zum Calendly Embed: Im Video zeige ich, wie du den HTML Code herauskopierst. Dazu gibt es ein Update.

Hier auf Teilen kannst du den Code herauskopieren.

“Der Webseite hinzufügen” und dann “Inline einbetten”.

Calendly Support: Troubleshooting

Der Calendly Support ist wirklich großartig. Ich habe schon mehrfach den Support genutzt und war immer zufrieden.

Die Calendly Support Email ist: support@calendly.com allerdings kann ich deutschen Nutzern nur dazu raten, die Chatfunktion in der Hilfe zu nutzen. Denn hier ist ein deutschsprachiger Support gewährleistet.

Terminplanung App: Calendly am Handy nutzen

Wenn du deine Termine lieber am Smartphone planst, dann kannst du das auch mit der App von Calendly machen. Die Calendly App ist verfügbar für iOs und Android.

Online Terminbuchung kostenlos oder doch die Pro-Version?

Wenn du das Online-Buchungssystem kostenlos nutzen willst, dann kann ich dich dazu nur ermutigen. Denn es gibt jede Menge Funktionen schon in der Calendly gratis Version. 

Ich habe erst angefangen die kostenpflichtige Version zu nutzen, als ich eine individuelle Danke-Seite für mich genutzt habe. 

Vorher hatte ich einfach mehrere Calendly Accounts mit mehreren Mail-Adressen. Eine für die Vorgespräche und eine für die Strategie-Sessions. Der Nachteil: Du hast dann zwei Accounts. Wenn du das nicht möchtest, kannst du das auch so lösen: 

Calendly Hack: So sind mehrere Ereignisse mit der Calendly Free Version möglich 

Calendly ist als Terminbuchungssystem kostenlos gut nutzbar. Ich schätze es sehr, dass man so nicht mit vielen Funktionen überfordert wird. Perfekt, wenn du schnell starten willst.

Die Basisversion von Calendly kannst du kostenlos nutzen. Damit kannst du ein Ereignis erstellen und verlinken. Oft reicht das auch aus. Wenn du mehrere Ereignisse brauchst, musst du die Pro-Version buchen.

Hier ein Profi-Tipp aus meiner Praxis, wie du die Basis-Version lange nutzen kannst:

Bei Katharina Nolden haben wir das so umgesetzt: Es gibt ein Ereignis (Appointment) und das nutzt Katharina für mehrere Angebote. So kann man die Online-Terminvereinbarung kostenlos nutzen. Es ist immer derselbe Kalender und immer das gleiche 30 Minuten Ereignis. Dazu gibt es eine Umfrage, in der die Kunden ankreuzen, für welches Angebot sie sich anmelden. So einfach ist das.

3 Möglichkeiten, wie du Calendly nutzen kannst

Du hast Calendly (oder dein Kalendertool) jetzt eingerichtet und dann denkst du, der Hase läuft 😉

Dabei geht der Spaß jetzt erst los. So ein Tool kann dir richtig gut zuarbeiten, wenn du weißt, wie du es nutzen kannst.  Schritte im Verkaufsprozess? Was brauchst du organisatorisch? Was brauchen deine Kunden?

1.) Nur Bestätigung, Feierabend

2.) Qualifizierung über Fragebogen (können deine Kunden die Fragen allein beantworten???)

3.) Ressource (Meditation) in der Danke Seite für die nächsten Tage

Calendly Hack: Conversion erhöhen mit der Danke-Seite (Video)

DER Conversion Booster für deine Vorgespräche ist eine individuelle Bestätigungsseite.

Vor allem dann, wenn du mit Kundenstimmen oder einem exzellenten Portfolio noch mal Vertrauen aufbauen kannst.

Gib deinen Kunden Anweisungen und Hinweise in einem Video. Das ist sehr persönlich und zeigt, wie viel Mühe du dir gegeben hast.

Bonus: Video Skript für dein Danke-Video

Herzlichen Dank für dein Interesse. Du hast gerade erfolgreich einen Termin bei mir gebucht.

Du erhältst gleich deine Terminbestätigung.

Wenn du innerhalb von 24 Stunden keine Mail erhalten solltest, dann schau bitte auch in deinem Spam-Ordner nach.

In der Zwischenzeit lade ich dich ein, dir weiter unten auf der Seite, die eine oder andere Fallstudie anzuschauen. Ich stelle hier ein paar meiner Kunden vor. In jeder Fallstudie kannst du sehen, wie die Ausgangssituation war, welche Bedenken Sie hatten, und welche Erfolge wir gemeinsam erzielt haben.

Und wenn du die Zeit findest, dann hör gern auch in meinen Podcast rein. Da teile ich regelmäßig, was ich in den letzten 15 Jahren Online-Marketing gelernt habe und wie man eine Webseite erstellt, die auch verkauft.

Zu guter Letzt möchte ich dir noch mal gratulieren, dass du dieses Gespräch gebucht hast.

So viele Menschen reden davon, dass sie irgendwann mal den nächsten Schritt gehen wollen.

Und du machst es einfach. Du hast dir ein Gespräch gebucht und machst dich einfach auf den Weg.

Ich freu mich schon auf dich

Bis ganz bald

Mareike

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Was gegen Calendly spricht: Datenspeicherung

Calendly ist leider nicht DSGVO-konform.

Den Calendly Datenschutz im Original und die AGB kannst du hier nachlesen. Die Calendly Datenschutzerklärung und auch die AGB sind auch von der deutschen Seite aus nur auf Englisch verfügbar. Mag ich nicht! Meine Erfahrung zeigt: Es ist schon sehr komplex solche Texte auf Deutsch zu lesen UND zu verstehen. Auf Englisch steigt da eigentlich jeder aus.

Die Server von Calendly llc liegen in den USA. Calendly hat nicht vor, seinen Kunden europäische Server zur Verfügung zu stellen. Deswegen werde ich langfristig ein anderes Terminplanungstool nutzen. Weiter unten gibt es Alternativen zur Calendly App im direkten Vergleich (kostenlos und kostenpflichtig).

UPDATE: Im EUGH Urteil vom 16.7.2020 steht: “Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestimmt, dass personenbezogene Daten grundsätzlich nur dann in ein Drittland übermittelt werden dürfen, wenn das betreffende Land für die Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.” (Originaltext des Urteils hier einsehbar). Das ist nach momentanem Stand nur über Standardvertragsklauseln möglich. Calendly stellt genau solche Klauseln bereit. Das Tool ist also nutzbar.

ABER: Ob Amerika in der Praxis überhaupt als sicheres Drittland gelten kann…. Das lasse ich mal unkommentiert im Raum stehen.

IN DER PRAXIS: Wenn du Calendly nutzt, dann mach es bitte so:
Du kannst nun deinen individuellen Calendly-Link an deine Kunden verschicken. Die Calendly Kalender Seite ist sehr neutral. Theoretisch wäre das eine hervorragende Idee. Praktisch hat diese Seite weder Impressum noch Datenschutz und das ist nach deutschem Recht….. Nicht ganz sauber (auch hier: im Zweifel ab zum Rechtsanwalt). Ich empfehle also, Calendly auf deiner Webseite einzubinden. Dazu habe ich ein Tutorial.

Außerdem solltest du dir überlegen, ob und wie du einen Kalender einbindest und wo die Daten gespeichert werden. Weise darauf in deiner Datenschutzerklärung hin.

Ich bin übrigens kein Rechtsanwalt und das ist keine Rechtsberatung. 

Webseiten erstellen, die verkaufen

In den letzten Jahren habe ich unzählige Webseiten gemeinsam mit Kunden erstellt.
Die Grundlage war immer dieses Buch. 
Weil es der perfekte rote Faden für dein Webseiten-Projekt ist. Ausführlich genug, um deine Webseite zu erstellen, aber eben keine 1000-Seiten-Beschäftigungstherapie. Denn du willst ja nicht Webdesigner werden.

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Terminplanungstool DSGVO-konform: Welches ist das Beste?

Warum ich mir so eine Mühe mache und andere Tools teste, wo ich doch mit Calendly zufrieden bin?

Da Calendly ein amerikanisches Tool ist und US-Server nutzt, ist es mir wichtig, in absehbarer Zeit auf eine DSGVO-konforme Alternative zu Calendly umzusteigen.

Herausforderung: Während der Terminvergabe sammelst du Daten ein.

Ich habe die Datenschutzbeauftragte Stephanie Kurth gefragt, was du beachten musst, wenn du ein Online-Terminbuchungstool nutzen willst, das gemäß der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hieb- und stichfest ist.

Bei der Auswahl und Einrichtung deines Zeitfenster Buchungssystems solltest du allerdings mit Bedacht vorgehen und vor allem Geduld mitbringen. Es gibt unzählige Anbieter mit sehr unterschiedlichem Angebot, was die Auswahl nicht leichter macht, denn die Qualität ist i. d. R. durchweg hoch. Die meisten Systeme werben damit „DSGVO-konform“ zu sein. Genau da lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen.

Ich verrate dir meine Kriterien und am Ende habe ich auch noch einige Anbieter gegeneinander getestet und gebe dir meine persönliche Empfehlung.

Was passiert dabei mit den Daten?

Bei der Digitalisierung solltest du die Daten deiner Kunden sehr genau im Auge behalten. Denn Datenschutz ist kein Selbstzweck. Die Daten deiner Kunden sind kostbar und du solltest diese Daten gut schützen. Aus diesem Grund solltest du genau wissen, was ein digitaler Helfer wie ein Terminbuchungssystem damit macht:

• Wie werden die Daten verarbeitet und wo werden sie gespeichert?
• Und wie bindest du das Termin Tool in deinen Arbeitsalltag ein?

Denn auch ein “DSGVO-konformes” Tool birgt Fallstricke bei der Konfiguration und Tücken im Arbeitsalltag.

Einfügen in die Webseite

Damit deine Kunden auch tatsächlich online Termine buchen können, musst du ihnen diesen Service zugänglich machen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

Button oder Link

Du verlinkst die Webseite des Anbieters. Deine Kunden verlassen für die eigentliche Buchung deine Webseite.

Stephanie Kurth: „Hier ist Vorsicht geboten: Denn ab hier könnte es sein, dass der Anbieter Cookies setzt, die nicht in einem Datenschutz erwähnt sind.“

HTML Code oder iFrame

Mit dieser Lösung hingegen stellst du sicher, dass die Kunden für den eigentlichen Buchungsprozess auf deiner Website bleiben. Hierzu kopierst du einen vom Buchungstool bereitgestellten Code-Schnipsel in den Code deiner Webseite. Der Aufwand ist minimal höher, aber es lohnt sich. Ich habe ein Video, in dem ich genau erkläre, wie das geht. 

Stephanie Kurth:  „Ich empfehle die Einbettung in die eigene Webseite, der Kunde wird dann nicht auf eine externe Webseite geschickt, wo seine Daten zusätzlich verarbeitet werden.“ Stand 2021

Stephanie Kurth: “Calendly über Verlinkung auf externe Seite nutzen und darauf achten, dass auf dieser Seite Impressum, Datenschutzerklärung und aktives Cookie-Banner zu finden sind.” Stand März 2022

Dieser Meinung sind auch Dennis Morgenstern und Florian Decker binden Calendly nicht ein. Sie empfehlen ausdrücklich, die Kunden mit einem Button auf die Webseite von Calendly zu schicken und darauf auch im eigenen Datenschutz hinzuweisen.

Calendly Alternative: Was sind meine Anforderungen beim Terminplanungstool-Test?

Bei der finalen Bewertung werde ich drei Kriterien berücksichtigen. Datenschutz, Alltagstauglichkeit und Kosten. Ich habe aber noch ein paar andere Kriterien im Test berücksichtigt. Am besten schaust du dir meine Kriterien an und überlegst, was für dich am wichtigsten ist. So kannst du dann meine Recherche nutzen, um das Tool zu finden, dass für dich passt.

Erster Eindruck

Ich verschaffe mir einen ersten Eindruck zu jedem Tool. Und den teile ich auch in diesem Artikel.

Wenn du dir ein Tool anschaust: Hör immer auf dein Bauchgefühl. Wenn dir jemand was empfiehlt und sich alles in dir sträubt, dann lass es bleiben!

Preis

Dieses Kriterium ist sehr bewusst das letzte auf meiner Liste, wenn es drum geht für mich ein Tool auszuwählen. Wenn du für die beiden ersten Kriterien ein Termin Tool findest, dass zu dir und deinem Verkaufsprozess passt, dann ist der Preis das letzte, was dich interessieren sollte. Natürlich ergibt es keinen Sinn, deine Fixkosten unnötig aufzublasen. Aber…..

Setz den Preis ins Verhältnis zu der Arbeit, die dir das Kalender-Tool abnimmt. Bedenke dabei auch den Service, den du deinen Kunden mit der automatisierten Terminvereinbarung bieten kannst und den daraus resultierenden Image-Gewinn.

Bedenke vor allem auch die Zeit, die du brauchst, um von einem auf das andere System zu wechseln und alles neu zu konfigurieren… Das steht oft in keinem Verhältnis zu dem, was du sparst, wenn du zum Probieren ein günstiges Tool nutzt.

Kalender Einbindung

Welche Kalender kann man mit dem Tool verbinden und synchronisieren?

Finde ich nicht unerheblich. Denn es ist viel zeitintensiver, das eigene Kalendersystem zu wechseln, um ein Terminplanungstool zu integrieren. Da ist es deutlich einfacher, es einfach nur zu synchronisieren.

Verknüpfe deinen Kalender, sodass es nicht zu doppelten Buchungen kommt. Die meisten Online-Tools können mit gängigen Kalender Systemen wie Microsoft, Google Kalender oder Apple Kalender synchronisieren. Aber: Achtung Falle.

Stephanie Kurth: „Hier kommt es drauf an, dass der verwendete Kalender genauso DSGVO-konform arbeitet.“

Die Kalender-Integration ist für mich der Grund, warum ich TidyCal empfehle.
Es gibt seit 2018 keine DSGVO konforme Kalender-Alternative zu Apple/Google/Microsoft mit deutschem Serverstandort, die bezahlbar und einfach ist und sich durchgesetzt hat. UND dann auch noch mit gängigen Buchungssystemen verknüpft werden kann.

Calendly mit Google Kalender verknüpfen

Bevor du deinen Google Kalender mit Calendly verknüpfst, frag dich bitte: Ist dein Google Kalender DSGVO-konform?

Wenn dein Buchungstool zu 100 % datenschutzkonform arbeitet und du dann am Ende deinen privaten Google Kalender verknüpfst, dann sind genau an dieser Stelle die Daten nicht DSGVO-konform verarbeitet, weil es der private Google Kalender nämlich nicht ist.

Du kannst Google Workspace nutzen und den Serverstandort Europa einstellen. Das ist nach momentanem Stand der Rechtslage DSGVO konform.

Calendly mit Apple Kalender verknüpfen (iPhone Kalender, iCal)

Alternative zum Google Kalender: schwierig. Denn Apple sieht auch nicht vor, europäische Server zu nutzen.

Calendly mit Microsoft 365 oder Outlook verbinden

Auch Microsoft ist nicht ohne Weiteres DSGVO konform nutzbar. Dr. Schwenke rät ab.

Erfahrungsbericht zu Microsoft 365 in Verbindung mit Calendly: Ich habe Microsoft Office 365 in Verbindung mit Calendly getestet und den Exchange Kalender mit dem Terminbuchungstool verbunden. Ich wollte den Kalender nutzen, aber meine Mails weiter über meinen Hoster mit Serverstandort Deutschland verschicken.

Denn so liegen die Termindaten in Europa. Vermeintlich ein guter erster Schritt.

Leider lässt Microsoft Office 365 nicht mehr zu, die Mails selbst zu hosten. Das führt zu erheblichen Problemen und hat bei mir dazu geführt, dass meine Mails und Termine im November 2020 teilweise komplett gelöscht waren.

Warum ich die Mails bei meinem Hoster belassen wollte: Hier sind die wirklich sensiblen Informationen zu Kundendaten. Ich bespreche Projekte mit meinen Kunden auch inhaltlich per Mail. Diese Mails will ich auf einem deutschen Server wissen. Mit einem exzellenten Kundendienst, den ich anrufen kann. Das ist bei Microsoft derzeit nicht der Fall.

Microsoft hat leider auch auf vermehrte Nachfragen nicht reagiert und mir keine Auskunft zu genauen Serverstandort und Details gegeben. Zusammen mit dem Kalenderchaos vom November 2020, bei dem der Support sich gar nicht gekümmert hat, kommt Microsoft für mich als Anbieter nicht infrage.

Datenschutz

Als Betreiber der Webseite bist du verantwortlich im Sinne der DSGVO für die datenschutzrechtlich konforme Einrichtung und Nutzung des Terminplanungstools.

Deswegen empfehle ich dir, genau hinzuschauen, was so ein Tool mit deinen Kundendaten macht.

Normalerweise läuft das so:

Der Anbieter des Tools verarbeitet die Daten deiner Kunden in deinem Auftrag, ist also Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Aber was genau bedeutet das?

Stephanie Kurth: “Du solltest wissen welche Daten das Tool erhebt. Für welchen Zweck, für welche Dauer und an welchen Ort werden die Daten gespeichert? Idealerweise werden die Daten auf einem europäischen Server gespeichert und werden gelöscht, nachdem der Zweck der Speicherung nicht mehr erfüllt wird. Antworten zu diesen Fragen sollte die Datenschutzerklärung des Tools liefern. 

Zu beachten ist, dass ein Buchungstool eine Auftragsverarbeitung (AV) nach DSGVO darstellt. Du musst also mit dem Betreiber des Tools einen sogenannten AV-Vertrag abschließen.

So banal diese Empfehlung ist: Lies die Datenschutzerklärung des Anbieters aufmerksam durch. Wenn die oben genannten Fragen nicht ausreichend beantwortet werden können, dann frag beim Anbieter konkret nach.“

Welche Daten erhoben werden, hast du ja bereits im Anforderungsprozess und der Konfiguration geklärt. Jetzt stellt sich die Frage: Was passiert mit den Daten?

Stephanie Kurth: „Hier zahlt sich das aufmerksame Lesen der Datenschutzerklärung aus. Ein wichtiger Punkt ist immer, wo werden die Daten gespeichert? In welchem Land steht der Server? Nutzt der Anbieter Services innerhalb der EU? Denn nur dann kann er bedenkenlos gemäß der geltenden Datenschutzgrundverordnung beauftragt werden.“

Als letzten Schritt aktualisierst du deine eigene Datenschutzerklärung, wenn du das Tool in deine Webseite integriert hast. Dazu fügst du einen Absatz dazu ein, der genau beschreibt, mit welchem Anbieter du Termine vereinbaren möchtest und was mit den Daten beim Anbieter passiert. Einige Tools bieten hier schon passende Textbausteine an.

Einrichtung oder Konfiguration der Online-Buchung

Die Konfiguration sollte schnell und unkompliziert sein. Gib deine Firmendaten ein, richte deine Dienstleistung ein, fertig.

Leider ist das aber nicht bei allen Tools der Fall. Für mich ein K.-o.-Kriterium, wenn ich mich erst stundenlang mit der Einrichtung beschäftigen muss.

Stephanie Kurth: „Achten bei der Einrichtung genau darauf, an welcher Stelle später Kundendaten erhoben und verarbeitet werden.”

Prüfe deinen Buchungsprozess aus Kundensicht: Wird über eine Checkbox auch die Zustimmung zur Datenverarbeitung abgefragt? Im besten Fall weist das Tool Sie bei der Einrichtung auf den Datenschutz hin.

Funktionen

Überlege dir am besten vor deiner Entscheidung für oder gegen ein Tool, was du eigentlich brauchst.

Kann das Tool deinen Buchungsprozess überhaupt abbilden? Bietet es Schnittstellen zu den Systemen, die du im Arbeitsalltag schon nutzt (Kalender, Newsletter usw.)?

Fragen, die ich auf meiner Liste habe, wenn ich teste:

Gibt es eine deutsche Menüführung? Für viele meiner Kunden sollte so ein Tool im Backend UND im Frontend deutschsprachig sein. Also sowohl für mich in der Einrichtung, als auch für meine Kunden später bei der Buchung. Nur ganz wenige trauen sich daran, das auf Englisch zu machen.

Wie ist der Kundendienst? Gibt es lediglich eine Chatfunktion oder ist der Kundendienst telefonisch erreichbar? Zu welchen Zeiten ist er das?

In der Kategorie weise ich immer noch mal auf besondere Funktionen hin, die mir gefallen haben. Oder die ein wenig abseits der Norm sind.

Webseiten erstellen, die verkaufen

In den letzten Jahren habe ich unzählige Webseiten gemeinsam mit Kunden erstellt.
Die Grundlage war immer dieses Buch. 
Weil es der perfekte rote Faden für dein Webseiten-Projekt ist. Ausführlich genug, um deine Webseite zu erstellen, aber eben keine 1000-Seiten-Beschäftigungstherapie. Denn du willst ja nicht Webdesigner werden.

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TidyCal

Meine absolute Empfehlung. Ich nutze Tidycal selbst für meine Vorgespräche.

Hier kannst du TidyCal* buchen.

Erster Eindruck

Richtig gutes Tool!

Preis

29$ Lifetime Lizenz bei Appsumo. Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Kalender-Einbindung

Google-Kalender Synchronisation
Apple iCal
Microsoft Office 365

Datenschutz

Geprüft von mir.

Original Datenschutz von Tidycal kann hier nachgelesen werden. Hier sind die AGB.

Der Unternehmenssitz ist in den USA. Serverstandort ist USA. 

In den FAQ schreibt das Unternehmen, dass es keinen Zeitplan gibt, ab wann TidyCal DSGVO-konform ist. 

Einrichtung

Super einfach und sehr schnell. Ich bin absolut begeistert!

Funktionen

Ich glaube das einzige Tool, dass mit einer Lifetime Lizenz arbeitet. 

Die Buchungsmaske ist sehr übersichtlich:

Was mir fehlt, ist die Möglichkeit, mehrere Terminvorschläge an meine Kunden zuschicken. 

Hier ist alles bis in die Details durchdacht: 

Ich kann Puffer vor und nach den Meetings einplanen. 

Es gibt die Möglichkit, den Google Workspace Account zu verknüpfen. So werden Termine im Google Kalender abgespeichert und auch direkt Google Meet Links erstellt.

Es gibt einen Link zur individuellen Bestätigungsseite. Dieses Feature nutze ich sehr gerne! So kann ich meinen Kunden direkt den nächsten Schritt vorgeben, wenn sie bei mir gebucht haben.

Meine Empfehlung

Absolute Empfehlung!

Die Bedienung ist einfach, die Oberfläche zwar englisch, aber sehr überschaubar und einfach. Das spricht für das Tool.

Es hat alle Funktionen, die ich bei Calendly so sehr schätzen gelernt habe: Puffer zwischen den Meetings, ich kann die Zeiten pro Appointment festlegen (Vorgespräche nur montags, Webdesign nur mittwochs).

Mein Hauptkriterium ist allerdings der Preis: Denn für 29$ hast du einfach ein richtig professionelles Tool. 

Hier kannst du Tidycal* buchen. 

Vyte

Hier kannst du VYTE mit einem 10% Gutschein* buchen.

Erster Eindruck

Richtig gutes Tool!

Preis

0 – 8 Dollar pro Monat.
Oder mit meinem 10% Gutschein*.

Kalender-Einbindung

Google-Kalender Synchronisation
Apple iCal
Microsoft Office 365
Exchange
CalDAV

Datenschutz

Geprüft von mir.

Original Datenschutz von Vyte kann hier nachgelesen werden. Hier sind die AGB.

Der Unternehmenssitz ist in Frankreich. Serverstandort ist Irland.

Es gibt virtuelle Server (VPS) im Datenzentrum Irland von Amazon Web Services Inc. (Sitz: 1 Burlington Rd, Dublin 4, Ireland), die die Kundendaten als Auftragsverarbeiter speichern.
Wenn ich bedenke, wie viele meiner Leser sich weigern, mein Buch über Amazon zu kaufen, kann ich mir gut vorstellen, dass das schon auch ein Ausschlusskriterium sein kann. Auch, wenn vom Datenschutz absolut nichts gegen diese Server spricht.

Die Datenschutzerklärung und AGB sind sehr sehr ausführlich. 

Einrichtung

Super einfach und sehr schnell. Ich bin absolut begeistert!

Funktionen

Ich glaube das einzige Tool, dass nicht nach Anzahl der Appointments berechnet, sondern im Pro Account Feautures wie Puffer zwischen den Terminen (und andere) frei gibt.

Die Buchungsmaske ist sehr übersichtlich:

Es gibt die Möglichkeit, mehrere Terminvorschläge an meine Kunden zuschicken. Das Feature nutze ich tatsächlich oft, wenn ich mit meinen Kunden eine Webseite erstelle. Dann schicke ich oft 6 Termine und meine Kunden wählen 4.

Dabei kann ich diese Terminvorschläge aus der Kalenderansicht machen. Da sehe ich direkt, ob ich anderweitig verplant bin.

Hier ist alles bis in die Details durchdacht: Man kann die Buchungen manuell bestätigen oder automatisch einbuchen. Das mag ich sehr! So kann ich vorsortieren. Gerade in stressigen Zeiten qualifiziere ich meine Leads und Kontakte sehr sorgfältig vor. Ich möchte mehr gute Termine haben und weniger Kaffeetrinken ohne Folge-Geschäft.

Ich kann meine Verfügbarkeit nach Appointment einstellen.

Ich kann Puffer vor und nach den Meetings einplanen. Vor allen Dingen gibt es die Möglichkeit, ganztägige Ereignisse als BLOCK anzusehen. Das finde ich ganz große Klasse. Denn bisher musste ich Urlaub oder Ferien immer von 9 Uhr am ersten Tag bis 18 Uhr am letzten Ferientag eintragen und das nervt so dermaßen!

Es gibt einen Link zur individuellen Bestätigungsseite. Dieses Feature nutze ich sehr gerne! So kann ich meinen Kunden direkt den nächsten Schritt vorgeben, wenn sie bei mir gebucht haben.

Die Liste aller Funktionen von Vyte kannst du hier nachschauen.

Meine Empfehlung

Absolute Empfehlung!

Die Bedienung ist einfach, die Oberfläche zwar englisch, aber sehr überschaubar und einfach. Das spricht für das Tool.

Es hat alle Funktionen, die ich bei Calendly so sehr schätzen gelernt habe: Puffer zwischen den Meetings, ich kann die Zeiten pro Appointment festlegen (Vorgespräche nur montags, Webdesign nur mittwochs).

Mein Hauptkriterium ist allerdings der Datenschutz: Denn das Tool ist mit einem CalDav Account verknüpfbar und so kann man die Termine und alle damit verbundenen Informationen und Daten selbst hosten (in Deutschland oder Europa) und das ist ganz großes Kino!

Hier kannst du VYTE mit einem 10% Gutschein* buchen.

Termin Direkt

https://termin-direkt.de

Erster Eindruck

Solides Tool.

Preis

9,90 – 49,90 Euro pro Monat.
Die aktuellen Preise und Pakete von Termin Direkt kannst du hier nachschauen.

Kalender-Einbindung

Google-Kalender Synchronisation
Webhook-Integration
Offene Schnittstellen (API)

Datenschutz

Geprüft von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte).

Original Datenschutz von Termin-Direkt kann hier nachgelesen werden. Hier sind die AGB.

Der Unternehmenssitz ist in Ungarn. Serverstandort ist Deutschland.

Es gibt virtuelle Server (VPS) im Datenzentrum Frankfurt am Main von Amazon Web Services Inc. (Sitz: 1 Burlington Rd, Dublin 4, Ireland), die die Kundendaten als Auftragsverarbeiter speichern.
Wenn ich bedenke, wie viele meiner Leser sich weigern, mein Buch über Amazon zu kaufen, kann ich mir gut vorstellen, dass das schon auch ein Ausschlusskriterium sein kann. Auch, wenn vom Datenschutz absolut nichts gegen diese Server spricht.

Die Datenschutzerklärung und AGB sind sehr sehr ausführlich. Es gibt einen Support, den man erreichen kann und der auch Fragen gut beantwortet. Das Unternehmen hat auf Nachfrage sehr ausführlich dargelegt, wie sie arbeiten. Große Empfehlung!

Allerdings kann man nur den Google Kalender anbinden.
Achtung: In der privaten Version von Google-Kalender kann der Serverstandort nicht ausgewählt werden. Da liegen die Server in den USA. Da werden die bisher datenschutzkonformen Kundendaten dann im Nachgang an ein Drittland übertragen. Für Google-Businessaccounts gibt es die Möglichkeit, den Serverstandort in Europa auszuwählen. 

Einrichtung

Super einfach und sehr schnell.

Funktionen

Termine werden in Kategorien ausgewählt. Das finde ich gewöhnungsbedürftig.

Die Buchungsmaske ist sehr übersichtlich:

Es gibt die Möglichkeit, die Buchung zu bestätigen. So kann ich zum Beispiel als Coach prüfen, ob ich mit dem Kunden überhaupt arbeiten will, bevor ein bindender Vertrag zustande kommt.

Man kann Serientermine einrichten. Vor allem für Coaches hervorragend!

Dabei ist hier alles bis in die Details durchdacht: Man kann die Buchungen manuell bestätigen oder automatisch einbuchen. Bei manueller Bestätigung werden aber vorsorglich die Folgetermine gleich geblockt. Hervorragend!

Als einziges Tool die Möglichkeit zwischen “du” und “Sie” in der Anrede zu wählen. Großartig!

Es gibt einen Link zur individuellen Bestätigungsseite. Dieses Feature nutze ich sehr gerne! So kann ich meinen Kunden direkt den nächsten Schritt vorgeben, wenn sie bei mir gebucht haben.

Für einen sehr geringen Preis kann telefonischer oder IT-Support dazu gebucht werden. Hier wird sogar individuell programmiert.

Die Liste aller Funktionen von Termin Direkt kannst du hier nachschauen.

Meine Empfehlung

NOCH keine Empfehlung.

Die Bedienung ist einfach, die Oberfläche deutsch. Das spricht für das Tool.

Die Ansprache wählen zu können „du oder sie“: GENIAL!!! Da hat sich jemand Gedanken gemacht. Es gefällt mir sehr!

Die Einteilung nach Kalendern macht das Tool für mich als Anwender unnötig teuer. Wenn ich nicht stumpf alle Termine von Montag bis Freitag einbuchen will, sondern die Vorgespräche vormittags, Coachings aber am Nachmittag plane, dann muss ich mehr als einen Kalender anlegen.

Mein Hauptkriterium ist allerdings der Datenschutz: Theoretisch ist das Tool Datenschutzkonform. Aber in der Praxis ist es schlecht möglich, datenschutzkonform den Google-Kalender zu nutzen. Einen Hinweis darauf gibt es nicht. Die meisten Gründer binden keinen Kalender mit offenen Schnittstellen an. Das ist nicht praxistauglich.

Ich bleibe für euch dran und mit dem Unternehmen in Kontakt, vielleicht können Sie die fehlenden Features ja noch ergänzen.

TerminFlix bzw. BookingFlix

http://www.terminflix.de wird jetzt https://bookingflix.com/

Erster Eindruck

Grafisch polarisiert das Tool. Man hasst es oder man liebt es. Ich finde die Funktionalität super, aber das Design ist mir nicht pfiffig genug.

Preis

0 – 20 Euro pro Monat.
Die aktuellen Preise und Pakete von Terminflix  kannst du hier nachschauen.
Es gibt einer 12-monatige Probezeit für die Premium-Version.

Kalender-Einbindung

Google, Apple und Microsoft.

Datenschutz

Auch hier geprüft von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte).

Impressum und Datenschutz: Sehr wenige Informationen. Der Datenschutz gibt wenig Auskunft über das Unternehmen. Firmensitz ist in Deutschland. Was wir in der Datenschutzerklärung vermissen: Wo ist der Serverstandort? Welche Dienstleister werden genutzt?
Es fehlt eine ausführliche Auskunft über Log-In Cookie und die Speicherdauer. Gibt es AV-Verträge? Wir wissen es nicht.

Das passt so gar nicht zu der ausführlichen Ausgestaltung des Tools.

Den Serverstandort konnten wir aus dem Datenschutz nicht herauslesen.

Erst auf Nachfrage: Die Daten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert. Server-Vermieter und dementsprechend Datenverarbeiter ist die Domainfactory GmbH.

Auf die Anfrage, was die Technisch organisatorische Maßnahmen (TOM) sind, haben wir seit dem 3.8.2020 keine Rückmeldung bekommen.

Einrichtung

Extrem übersichtlicher Onboarding Prozess. Mit Abstand am besten gelöst. Ich wusste zu jedem Zeitpunkt genau, was zu tun war und womit ich schon fertig bin.

Funktionen

Datenschutz hervorragend umgesetzt: Hier werde ich ganz professionell darauf hingewiesen, dass ich mein Impressum und den Datenschutz mit einbinden muss. So stell ich mir das vor!

Bei jedem Formular kann man ganz einfach in den Datenschutz einwilligen lassen. So ist das schon mal abgehakt. Eine Terminvereinbarung ist so nicht möglich, ohne in den Datenschutz einzuwilligen. Das nimmt mir wirklich viel Arbeit ab!

Ich kann das Termin-Widget einfach per iFrame auf meine Verkaufsseite einbetten. So muss das sein!

Extrem übersichtliches Backend: In diesem Terminplanungstool kann ich genau sehen, was wann passiert. Mag ich sehr!

Leider kann man die E-Mail-Texte an sich nicht anpassen. Das ist schade.

Dafür sind die Erinnerung witzig. Man kann die Kunden eingruppieren in Elefanten (die erinnern sich an den Termin), Eichhörnchen und Flamingos (die muss man ein paar mal erinnern). Das ist hervorragend gelöst.

Das Tool ist sogar Launchfähig. Denn Termine können ab dem …… gebucht werden.

Auch hier sind Workshops und Seminare mit mehreren Teilnehmern genauso wie Serientermine möglich.

Tolles Extra-Feature: Termin-Übersicht per Mail am Vorabend.

Die Liste aller Funktionen von Terminflix kannst du hier nachschauen.

Meine Empfehlung

Ganz klares JEIN.

Einfaches und überschaubares Tool.

Die Bedienung ist sehr übersichtlich, die Oberfläche komplett deutsch.

Kleine Abstriche gibt es bei der Länge der Termine. Die sind nicht frei wählbar und bei den Erinnerungstexten. Die würde ich gern selbst schreiben.

Große Abstriche muss ich beim Design machen. Mir ist es nicht neutral genug, um sich auf einer Webseite einzupassen.

Mein Hauptkriterium ist auch hier der Datenschutz:
Die Hinweise in der Einstellung sind sehr hilfreich. So können Kardinalfehler wie ein fehlendes Impressum schon vermieden werden. Auch wird im Buchungsformular auf den Datenschutz hingewiesen und eine Zustimmung ist zum Buchen erforderlich.

Aber solange ich nicht klar weiß, wo der Serverstandort ist, kann ich das als Kunde nicht buchen. Und dann ist auch hier der Google Kalender in der privaten Version ohne Hinweis nutzbar. Sobald Kundendaten dort gespeichert werden, ist es vorbei mit der Datensicherheit. Hier bitte unbedingt auch wieder auf den Serverstandort achten.

Schade! Denn das Tool hat mit Abstand das beste Backend!

Simply Book Me

https://simplybook.me/de/

Erster Eindruck

Sehr modern und vielseitig.

Preis

0 – 50,- Euro im Monat.

Bezahlt wird hier jeweils für die individuellen Funktionen. Was mir nicht gefällt: Wenn ich ein Paket kaufe, sind die Funktionen schon ausgewählt. Das mag ich nicht. Vor allem, weil ich keine davon wirklich in meinem Unternehmensalltag brauchen kann.

Du kannst eine Liste mit den Paketen und Preisen von Simply Book Me hier finden.

Kalender-Einbindung

Google und Outlook.

Datenschutz

Auch hier geprüft von Stephanie Kurth (Datenschutzbeauftragte).

Der Datenschutz von SimplyBook.me kann hier nachgelesen werden. Die AGB und die TOMs findest du hier.

SimplyBook.me ltd. gehört zu Notando Iceland Ltd. Mir ist unklar, ob der Firmensitz in Island oder Zypern ist. Im Tool ist der Firmensitz Zypern, in den AGB und auf der “Über Uns” Seite Island.

Es gibt eine Datenschutzerklärung für Nutzer und Kunden der Nutzer. Das Unternehmen ist im Online-Marketing recht aktiv ( Google Analytics, Hotjar, Piwik) sodass meine Kundendaten sehr wohl in Drittländer übertragen werden (USA, Ukraine). Allerdings nicht die meiner Kunden (Nutzer der Kunden).

Leider werden in der Datenschutzerklärung keine Verantwortlichen genannt (also etwa der Datenschutzbeauftragte). Es gibt keine E-Mail-Adresse und keinen Hinweis auf die zuständige Behörde. Im Fall einer Beschwerde muss ich also erst recherchieren, wer zuständig sein könnte.

Es gibt zahlreiche Webseiten zum Thema Datenschutz und verschiedene Zertifizierungen. Trotzdem fehlen relevanten Informationen in der Datenschutzerklärung des Terminplanungstools Simplybook.me. So zum Beispiel, ob ein Transfer in Drittstaaten, hauptsächliche USA, via Google und Facebook stattfindet.

Serverstandort ist Frankreich.

Aber wie ist es mit den Buchungsdaten bei Facebook Buchungen?

Aus den Datenschutzbestimmungen wird nicht klar, was dann passiert. Wahrscheinlich werden die Daten in ein Drittland (ich vermute USA) übertragen, weil die Buchung aus Facebook kommt. Aber wissen tue ich es nicht.

Einrichtung

Einfache Einrichtung: Wäre schön gewesen. Das Tool hat so viele Funktionen, dass ich hier ca. zwei Stunden gebraucht habe, um zu starten. Zum Vergleich: Die anderen Tools waren nach ca. 15-20 Minuten startklar.

Funktionen

Unfassbar viele Funktionen. Das überfordert vorwiegend Gründer. Das ist aber hervorragend für größere Unternehmen.

Ich kann Puffer vor und nach den Terminen einplanen, für mich überlebenswichtig.
Vor und nach den Terminen 15 Minuten sind Pflicht.

Man kann eine Vorlaufzeit einstellen: Das schützt mich vor spontanen Buchungen am selben Tag. Ich bereite mich gern auf meine Termine vor und die Vorbereitungszeit brauche ich auch. Es ist genauso möglich, den Buchungszeitraum festzulegen. Ich lasse maximal drei Monate in die Zukunft buchen. Wenn ich da komplett ausgebucht bin, ist es Zeit, die Preise zu erhöhen.

Tolles Feature: Ich kann die AGB abhaken lassen und auch direkt eine Einwilligung für den Newsletter einholen. Hier fehlt mir allerdings die Checkbox für den Datenschutz.

Es wird darauf hingewiesen, wenn die AGB fehlen. Sehr gut! So kann ich rechtssichere Buchungen abschließen.

Außerdem schreibt das Tool Rechnungen UND kann auch direkt Zahlungen abwickeln. Das Buchungstool kann also auch als Mini-Shop eingesetzt werden. WOW!

Facebook und Instagram Buchungen sind möglich. Hier gibt es aber keinen Hinweis darauf, ob und wie diese Buchungen überhaupt rechtssicher in Deutschland sind. Würde ich noch mal von meinem Anwalt prüfen lassen, wenn ich das nutzen würde.

Benachrichtigungen: möglich und individualisierbar! Toll.

Du kannst eine Liste mit allen Funktionen von Simply Book Me hier finden.

Meine Empfehlung

JEIN.

Das Tool ist eine Waffe. Es kann unfassbar viel und das Preis-Leistungs-Verhältnis ist wirklich sehr gut.

Es gibt die Möglichkeit, die AGB und Stornierungsbedingungen mit abzufragen. Das ermöglicht sogar einen rechtssicheren Kaufprozess. Zusätzlich kann man Zahlungen akzeptieren und sogar Rechnungen verschicken. WOW!!!

Für fortgeschrittene Nutzer sicher ein Tool, das mitwachsen kann und bei Bedarf immer noch eine Funktion zum Freischalten bereithält.

Nachteil: kein anderes Tool verlangt mir so viel in der Einrichtung ab. Zwei Stunden finde ich viel zu lang.

Keine Hinweise an den Schnittstellen: Wie in allen anderen Tools ist auch hier der Google Kalender ohne Hinweis nutzbar. Sobald Kundendaten dort gespeichert werden, ist es vorbei mit der Datensicherheit. Dasselbe gilt für die Facebook-Buchungen. Was passiert da? Wer erklärt mir das? Warum wird ein Endverbraucher nicht auf diese Schnittstellen-Problematik hingewiesen?

Mir fehlt außerdem die Checkbox für den Datenschutz bei der Buchung. Gerade weil das Tool 100 % DSGVO-konform sein soll, hätte ich mir das gewünscht.

Das passt für mich leider auch noch nicht 100 %.

Meetfox

https://meetfox.com/

Erster Eindruck

Sehr spannendes Cookie Banner.

Ich habe mal nachgelesen, wer diese “ausgewählten Dritten sind. Das ist das umfassendste Verzeichnis, dass ich je gesehen habe!

Was mir nicht gefallen hat: Ich konnte “Alle Ablehnen” nicht auswählen. Damit ist das Tool für mich schon raus.

Die Namen der Kundenstimmen sind Brian, Shaun und Trish, nicht die klassischen deutschen Namen. Auch nicht aus Österreich. Links zu ihren Unternehmen gibt es keine. Finde ich nicht ganz schlüssig.

Preis

0 – 35 Euro pro Monat.
Die aktuellen Preise und Pakete von Meetfox  kannst du hier nachschauen.

Kalender Einbindung

Google, Outlook, Office 365

Datenschutz

Original Datenschutz von Meetfox kann hier nachgelesen werden. Hier sind die AGB.

Der Unternehmenssitz ist in Wien, Österreich.

Serverstandort konnte ich aus dem Datenschutz nicht herauslesen.

Habe ich aber nachgefragt.

Die Datenschutzerklärung lässt für mich einige Fragen offen.

Warum tauchen die “ausgewählten Dritten” nicht mehr in der Datenschutzerklärung auf, sondern nur in der Cookie-Box? Stattdessen schreiben Sie bei “Webanalyse”, dass sie keine Dienste wie Google Analytics nutzen, sondern auf eigenen Servern speichern.

Die über MeetFox abgewickelten Videokonferenzen werden in San Francisco bei der Firma Twilio abgewickelt. Die Firma hat ihren Sitz in den USA und ist laut Meetfox GDPR-konform (also DSGVO-konform). Serverstandort kann ich auch hier leider nicht herauslesen.

Die E-Mail und SMS Benachrichtigungen laufen über Mailjet (Sitz in Berlin). Allerdings kann ich auch hier in der Datenschutzerklärung nichts zum Serverstandort herausfinden. Sie sprechen von “sicheren Servern”. Da weiß ich ja jetzt Bescheid.

Auch hier gilt: Aufpassen, beim Anbinden des Google Kalenders.
In der privaten Version von Google-Kalender kann der Serverstandort nicht ausgewählt werden. Da liegen die Server in den USA. Da werden die bisher datenschutzkonformen Kundendaten dann im Nachgang an ein Drittland übertragen. Für Google-Businessaccounts gibt es die Möglichkeit, den Serverstandort in Europa auszuwählen. 

Meine Empfehlung

Zur Funktionalität kann ich nichts sagen, da ich das Tool nicht getestet habe.

Da der Datenschutz aber sehr schwammig ist, kann ich das Tool nicht guten Gewissens weiterempfehlen.

Cituro

https://www.cituro.com/

Erster Eindruck

Der Anbieter verspricht 100 % Datenschutzkonform zu sein. Noch über dem Fold. JETZT habe ich große Erwartungen.

Es mutet modern an und hat namhafte Kunden im Portfolio.

Außerdem ist die Antwortzeit vom Datenschutzbeauftragten phänomenal. So schnell hat kein anderes Unternehmen geantwortet.

Preis

Ab 19,95 Euro für einen Kalender. Pro Mitarbeiter benötigt man einen Kalender.

Kalender Einbindung

Google und Outlook, Office 365 Einbindung.

Datenschutz

In den Benefits ergänzen Sie sogar:
“Als deutscher Dienstleister halten wir uns streng an die DSGVO”.

Original Datenschutz von Cituro kann hier nachgelesen werden. Es gibt außerdem eine Seite zur DSGVO. Hier sind die AGB. Die technisch organisatorischen Maßnahmen können hier nachgelesen werden.

Der Unternehmenssitz ist in Augsburg.

Serverstandort: Cituro nutzt Server von IONOS. Standort ist Deutschland.

Der Datenschutz ist sehr ausführlich. Allerdings wird hier viel über die DSGVO erklärt. Das bläst die Datenschutzerklärung unnötig auf und erschwert es, die wirklich wichtigen Informationen schnell zu finden. Außerdem werden die Informationen zu Webseite, Backend und Buchungssystem zusammen gefasst.

Für Endverbraucher kann das schnell unübersichtlich werden.

Das Unternehmen nutzt auf der Produktseite Google Analytics, Facebook Pixel und Microsoft Conversion Tracking, um die Effektivität der eigenen Ads zu tracken, in der Onlinebuchung und dem Backend wird keiner dieser Drittanbieter verwendet

Ob das dann 100 % DSGVO-konform ist…. könnte Auslegungssache sein (die Maßstäbe setzt das Unternehmen natürlich selbst hoch, wenn es mit 100% wirbt, das muss auch mal deutlich gesagt werden).

Worauf es aber ankommt: Auf den Terminbuchungsdiensten wird keiner dieser Drittanbieter verwendet.

Für den Support nutzt Cituro ZenDesk mit Standort in Sanfrancisco. Obwohl es ein US Tool ist, hat Cituro das gut umgesetzt.

Mails und Benachrichtigungen im Rahmen von gebuchten Terminen werden mit Amazon SES (Serverstandort Frankfurt) versendet. Es besteht die Möglichkeit, einen eigenen E-Maildienst oder E-Mail Server zu verwenden.

Es gibt einen Standardtext für die Verwendung des Dienstes, der in den eigenen Datenschutztext eingefügt werden kann. Diesen Service schätze ich sehr! Allerdings ist der Textbaustein auf der Datenschutzseite versteckt. Das ist schade, hätte ich mir im Onboarding-Prozess gewünscht.

Einrichtung

Schnell und einfach möglich.

Das Tool ist auf mehrere Mitarbeiter oder Räume ausgelegt. Man kann sich hier mit steigender Komplexität allerdings auch verweilen.

Funktionen

Es gibt ein Dashboard und damit eine hervorragende Übersicht über Termine und Buchungen. Auch der Umsatz wird angezeigt, wenn man die Preise eingibt.

Aber Achtung: In Deutschland gehört etwas mehr als eine Zahlungsfunktion dazu, um im Internet rechtssicher die eigenen Dienstleistungen zu verkaufen. Kunden sollten insbesondere die AGB und den Datenschutz beim Kauf akzeptieren. Die Möglichkeit diese Dokumente zu hinterlegen oder zu verlinken gibt es. Im Einrichtungsprozess nicht. Unter “Online-Buchungen” kann man es dann aber noch dazu fügen.

Es gibt die Möglichkeit, händisch Termine hinzuzufügen. Herrlich unkompliziert! So sind alle Termine im Buchungssystem und nicht manche im Buchungssystem und andere im Kalender.

Es gibt die Möglichkeit “Warte oder Einwirkzeiten” einzugeben. Die sind für den Kunden im Termin sichtbar, ich kann aber als Dienstleister in der Zeit einen anderen Kunden bedienen.

Auch an Vorbereitungszeiten haben die Entwickler gedacht: Die sind in meinem Kalender geblockt, aber für den Kunden unsichtbar.

Der Kalender hat die Möglichkeit, den Buchungszeitraum festzulegen. Perfekt, wenn man launchen will “buchbar ab…” oder eben wenn man nur 2-3 Monate im Voraus buchbar sein möchte.

Man kann auch direkt angeben, wie die Bedingungen für Absagen und Verschiebungen sind.

Einbindung auf die Webseite: Nur Button möglich.

Leider habe ich die Möglichkeit, Cituro als HTML oder iFrame mit der Kalenderansicht auf der Webseite einbinden nicht gefunden. Es soll sie aber geben.

Cituro schreibt: “Man kann cituro als Link, Iframe oder Overlay-Widget einbinden. Erfahrungsgemäß ist die Usability und damit die Conversion bei einer Kombination mit auffälligen CTAs am besten Floating und unserem Overlaywidget am besten/größten (Hier ist ein gutes Beispiel für die Verwendung unseres Overlays: https://mpu-beratung.online). Ein Iframe ist leider nie wirklich 100% responsive, unser Overlay schon. Für diejenigen, die dennoch ein Iframe verwenden möchten ist das natürlich möglich. Mit “vorbelgetem Service” kann man auch direkt zum Auswahl des Termins springen, ohne die Leistung wählen zu müssen, das ist dann eine ähnliche Darstellung wie bei Calendly.”

Meine Empfehlung

Fast. Cituro ist wirklich ganz nah dran.

Für Coaches Trainer und Berater ist das Preis-Leistungsverhältnis absolut gerechtfertigt. Allerdings ist mir die Einbindung in die Webseite nicht übersichtlich genug. Auf den ersten Blick war mir nicht klar, wie ein iFrame eingebunden werden kann. Dafür musste ich erst Rücksprache halten. Das geht bei anderen Tools deutlich leichter.

Cal.com

https://cal.com/

Eigentlich suche ich eine Alternative zu Calendly in Deutsch, aber das Tool ist mir mehrfach vorgeschlagen worden, deshalb teste ich es.

Erster Eindruck

Open Source Alternative zu Calendly. Es ist wirklich unfassbar nah dran.

Aber komplett auf Englisch. Das muss man wollen. Und man muss es auch verstehen.

Preis

0-12 USD pro Monat.

Kalender Einbindung

Google Kalender, Microsoft Kalender, Apple Kalender.

Datenschutz

Das Unternehmen gibt keine Adresse an. Es gibt kein Impressum.

Den Serverstandort kann ich aus dem Datenschutz nicht erfahren und habe ihn angefragt. Die Antwort kam prompt: Serverstandort ist “Western US-Region”. Einen Firmenstandort hat das Unternehmen nicht angegeben.

Da es sich um eine Open Source Software handelt, ist hier eventuell die Dokumentation aussagekräftiger. Aber als Anwender möchte ich die eigentlich nicht lesen.

Einrichtung

Die Anmeldung als User ist sehr schnell und unkompliziert.

Die datenschutzkonforme Einrichtung des Tools ist nur dann möglich, wenn man die Software selbst hostet. Ein klick auf “self-hostet” führt zu GitHub. Ich lehne mich jetzt mal aus dem Fenster: Hier steigen deutsche Endverbraucher aus. Ab hier geht es nur noch als Techniker weiter.

Funktionen

Termine buchen ist ohne Weiteres möglich.

Meine Empfehlung

Keine Empfehlung.

Das Tool ist in der Einrichtung im Mittelfeld und der Datenschutz ist ganz passabel gelöst. Am Ende reicht es mir aber nicht.

Man kann am Ende nur einen Link oder einen Button auf der Webseite einbinden und der Kalender kann nicht auf der eigentlichen Webseite abgebildet werden. Die Funktion fehlt mir wirklich und wird auch von meinen Kunden immer wieder angefragt.

WordPress Terminbuchung: Plugin statt externem Tool?

Ganz ehrlich: am liebsten würde ich das Online-Buchungssystem in WordPress integrieren. Die Daten auf meinem Server speichern und gut ist. Am liebsten wäre mir da tatsächlich ein Calendly WordPress Plugin.

Aber….. auch wenn eine WordPress Kalender Buchung wünschenswert wäre… die Tools sind alle grottig, hässlich (beides!) oder nur mit dem Google Kalender verknüpfbar. Es bringt auch nichts, die Termine selbst zu hosten und dann einen Google Kalender zu verknüpfen (der die Daten in den USA speichert).

Auf ein richtig gutes WordPress Plugin zur Terminbuchung müssen wir wohl noch etwas warten.

Alle getesteten Plugins sind auf englisch. Man kann im Prinzip jedes Plugin mit Loco Translate übersetzen.

Amelia

www.wpamelia.com/de

Der Marktführer. Aus Gründen.

Erster Eindruck

Amelia kommt äußerst professionell daher. Hat eine deutsche Verkaufsseite. Das ist schon mal klasse!

Die Dokumentation der Plugin Funktionen ist dann tatsächlich aber doch auf engslich.

Der Buchungskalender sieht klasse aus!

Preis

78 USD pro Jahr.

Kalender Einbindung

Google Kalender, Microsoft Kalender.

Datenschutz

Das Plugin soll DSGVO konform zu sein.

Es gibt auch eine Datenschutz-Seite. Da gibt es allerdings wenig Hinweise auf die Plugin Funktionen.

Ich gehe davon aus, dass das Plugin die Buchungsdaten auf dem Server der Webseite speichert. Das wäre DSGVO konform, wenn der in Europa ist.

Es können allerdings weitere US-Dienste wie Zoom, Google Meet und Google Kalender angeschlosen werden. Spätestens da kommt es zu einer Datenübertragung in die USA und das wird mit keinem Wort erwähnt. Denn genau dann ist das Plugin nicht mehr DSGVO konform.

Einrichtung

Die Einrichtung klappt tatsächlich sehr unkompliziert.

Das Plugin läuft wirklich wie am Schnürchen.

Funktionen

Die Liste der Funktionen ist wirklich sehr sehr lang.

Es gibt die Möglichkeit, den Kalender farblich ans eigene Design anzupassen.

Es gibt die Möglichkeit, Puffer vor und nach den Events einzugeben, Teilnehmerzahl festzulegen und auch direkt jemanden mitzubringen.

Man kann “Extras” dazubuchen. Und auch separat abrechnen.

Allerdings schreibt auch Amelia keine Rechnungen und ist auch nicht mit Lexoffice verknüpfbar.

Es gibt Notfications für Appointments und Events. Also zwei verschiedene Texte, die man hinterlegen kann.

Außerdem kann man angeben, wie lange vorher noch storniert werden darf.

Die Liste der Funktionen ist durchaus noch länger.

Meine Empfehlung

Keine Empfehlung.

Das Tool ist in der Einrichtung sehr einfach. Am Ende reicht es mir aber nicht. Denn ich würde nur ein Tool nutzen, mit dem ich wirklich DSGVO konform arbeiten kann. Das kann ich mit Amelia nicht, solange ich keinen selbst gehosteten Kalender anbinden kann.

Möglich ist eine Anbindung an den Google Kalender. Der ist ein US Tool und so Stand heute (2/2022) nicht datenschutzkonform nutzbar. Sehr schade.

Alternativ wäre Microsoft. Auch Microsoft ist nicht ohne Weiteres DSGVO konform nutzbar. Dr. Schwenke rät ab.

JetAppointment / Crocoblock Plugins

https://crocoblock.com/plugins/jetappointment/

Ein ukrainisches Entwicklerteam hat sich auf den Weg gemacht und ein Toolkit für den Elementor zu erstellen. Darunter auch ein Terminbuchungstool für einzelne Termine (Appointment) und eins für komplette Tage (Bookings).

Das Tool war mehrfach im Sale bei Appsumo, so bin ich darauf aufmerksam geworden.

Erster Eindruck

Die Landingpage ist vielversprechend, das Plugin ist es leider nicht.

Es ist komplett auf Englisch. Das muss man wollen. Und man muss es in der Komplexität leider auch verstehen. Denn selbsterklärend ist hier gar nichts.

Für Webdesigner kann es tatsächlich eine Alternative sein, denn wenn man sich einmal eingefuchst hat, dann sind die Funktionen wirklich klasse.

Preis

19 USD pro Jahr für JetAppointment + 26 USD für JetEngine

Das Plugin ist nicht allein nutzbar.

Kalender Einbindung

Google Kalender.

Datenschutz

AUf der kompletten Landingpage und auch auf dem Vergleich mit den Wettbewerbern wird “GDPR” kein einziges mal erwähnt.

Ich habe angefragt, ob das Plugin DSGVO konform ist. Leider scheint die DSGVO keine Priorität zu sein oder zumindest nichts, wozu die Mitarbeiter Auskunft geben können.

“For the gdpr ready, I’m not sure, but could you please have a look at landing pages of JetAppointment/JetBooking? If there is no information about this, then we don’t have such functionality.”

Da es sich um ein WordPress Plugin handelt, gehe ich davon aus, dass die Daten auf dem eigenen Server gespeichert wären. Wenn der in Deutschland steht: DSGVO konform.

Prüfen kann ich das allerdings nicht, denn es gibt lediglich eine “About us” Seite. Ich finde kein Impressum oder Datenschutz.

Einrichtung

Die Installation der beiden Plugins geht schnell.

Danach wird es kompliziert.

Um die Lizenz zu aktivieren, muss ich im Plugin und im Account auf der Webseite aktiv werden. Auf meinem Crocoblock Account muss ich meine Domain hinterlegen und im Plugin dann den Lizenzcode. Doppelt gemoppelt hält wohl besser.

Man muss Custom Post Types anlegen und eine Datenbank erstellen.

Da bin ich tatsächlich sicher, dass hier schon 90% meiner Kunden aussteigen.

Die Formulare sind recht versteckt.

Um eine Terminbuchung zu erstellen, muss man einen Service anlegen und auf der Seite dann den Shortcode für das Formular einfügen. Den muss man erst mal finden.

Ohne die Anleitung geht hier leider nichts.

Die Anleitung an sich ist extrem gut aufgebaut! Die einzelnen Schritte sind logisch aufeinander aufgebaut und man sieht sofort, wo es ein Anleitungsvideo gibt (YouTube-Icon).

Funktionen

Die Funktionen sind Spitze!

Es gibt die Möglichkeit, für jeden Service einen eigene Arbeitszeiten zu erstellen und auch Puffer vor und nach den Terminen einzuplanen.

Es gibt Benachrichtigungen, die Möglichkeit, Zahlungen über Paypal anzunehmen oder WooCommerce zu verknüpfen. Wobei das nicht so besonders gut gelöst ist, denn WooCommerce ist am Ende nur das Zahlungs-Gateway. Es wird kein Produkt angelegt, man fliegt also irgendwie “unter dem Radar”.

Meine Empfehlung

Keine Empfehlung.

Die Einrichtung ist zu kompliziert und steht in keinem Verhältnis.

Würde ich nicht in Betracht ziehen, um das Tool dann am Ende mit einem Google Kalender zu verknüpfen. Denn der ist (Stand 3/2022) nicht DSGVO konform nutzbar.

Brindle Booking

https://mybrindle.com/product/book-appointments-wordpress-plugin/

Erster Eindruck

Einfach zu installieren. Könnte was werden.

Zumindest lehnen sie sich sehr weit aus dem Fenster. Das flexibelste Buchungstool.

Auch hier: Komplett auf Englisch. Aber einfach genug, um eine realistische Chance zu haben.

Preis

39 USD pro Jahr.

Kalender Einbindung

Google Kalender.

Datenschutz

Das Unternehmen hat eine Datenschutz Seite.

Es gibt detaillierte Angaben zu Google Kalender und der Zoom Integration. Das ist noch lange nicht DSGVO konform, aber immerhin schon mal transparent.

Wenn man das Plugin ohne diese Verknüpfungen nutzt, kann es DSGVO konform sein. Denn die Buchungsdaten werden auf dem eigenen Server gespeichert (der müsste sich dann allerdings in der EU befinden).

Einrichtung

Schnell und einfach.

Das Menü+ ist einfach gehalten und übersichtlich.

Funktionen

Ich kann das Buchungsfenster stylen. Es ist möglich, Farben einzugeben.

Es gibt die Möglichkeit, Zahlungen zu empfangen (aber es werden keine Rechnungen verschickt). Die Terminierungsmethoden und Kundendaten müssen zentral angegeben werden.

Mag ich nicht: ich möchte meine Vorgespräche am Telefon vereinbaren und für die Strategie Session Zoom. Das kann ich hier nicht abbilden.

Auch die Kundendaten kann ich nicht personalisiert abfragen. Für ein Vorgespräch reicht mir im Prinzip die Telefonnummer. Bei einer Coaching-Session brauche ich dann aber schon die Rechnungs-Adresse. Das kann ich im Rahmen der Datensparksamkeit nicht machen. DSGVO konform ist das im engeren Sinne auf jeden Fall nicht, wenn ich von jedem Hans und Franz die Adresse abfrage, weil ich sie für eine Dienstleistung brauche.

Es gibt einen Kalender für Öffnungszeiten. Ich kann also keine Zeiten blocken.

Vorgespräche nur montags, Dienstag und Donnerstag ist für Coaching reserviert. Die Funktion halte ich für exorbitant wichtig, denn nur so kann ich die langen Zeitslots blocken, die ich für meine Arbeit benötige. Meine Tage werden bei freier Zeiteinteilung komplett zerstückelt und es passiert immer wieder, dass ich keine Zeit für eine 90 Minuten Session habe, weil 2 kostenlose Vorgespräche mir den ganzen Tag blocken.

Die Besucher und der Admin bekommen eine Mail. Die kann für alle Services einmal eingerichtet werden.

Es gibt eine Anbindung zu Zoom und Google Kalender (beides US-Tools).

Das Buchungsformular ist mehrstufig.

Service auswählen:

Zeitfenster wählen:

Daten eintragen:

Was mir fehlt:
Puffer vor oder nach den Terminen.

Ein Zeitfenster bis zur nächsten Buchung. Denn so kann jeder jederzeit einen Termin bei mir buchen. Ich kann nicht morgens in den Kalender schauen und beschließen: Heute geh ich reiten. Denn ich kann spontan und jederzeit gebucht werden. Diese Planungssicherheit möchte ich aber haben.

Die Möglichkeit, Zeiten, Pflichtfelder pro Service zu personalisieren.

Meine Empfehlung

Keine Empfehlung.

Das Tool ist in der Einrichtung sehr einfach. Am Ende reicht es mir aber nicht. Ich will nicht ohne Pausen arbeiten.

Man kann aber am Ende auch nur den Google Kalender einbinden. Der ist ein US Tool und so Stand heute (2/2022) nicht datenschutzkonform nutzbar. Sehr schade.

Sekretariatsservice als Alternative zu einem Terminbuchungstool

Wann macht es also Sinn, den Sekretariatsservice zu nutzen:

• In sehr konservativen Branchen. Ohne Sekretärin bist du einfach ein NIEMAND.
• Wenn deine Kunden Angst vor Technik und Tools haben.

So kannst du deine Kunden da abholen, wo sie stehen: In ihrer Komfortzone.

Die Implementierung auf deine Webseite ist denkbar einfach: Du musst nur die Telefonnummer eingeben. Und die auch ordentlich verlinken.

Es gibt einen Blogartikel und eine Podcastfolge Sekretariatsservice als Calendly Alternative. Dort kannst du dir auch Preise anschauen und dich weiter informieren.

Fazit: Meine Erfahrungen mit Calendly in der Praxis

Meine Erfahrungen mit Calendly sind sehr gut. Die Buchungsrate gerade für Coachingleistungen geht deutlich nach oben, wenn die Chance besteht, ein kostenloses Vorgespräch über Calendly zu buchen. Auf diese Weise kann man als Kunde direkt starten, aber trotzdem hat man noch etwas Zeit, um sich vorzubereiten. “Jetzt anrufen” schreckt viele ab. Es erweckt auch den Anschein, dass man als Coach auf der anderen Seite sitzt und auf Kunden wartet.
Calendly gibt den Anschein, dass man gut gebucht ist. Es ist ein Termin erforderlich. Es kann also durchaus auch als Maßnahme der künstlichen Verknappung eingesetzt werden. “Diese Woche nur noch ein Termin verfügbar”.

Terminplanungstool für #TeamStreber

Und für welches Terminplanungstool habe ich mich am Ende entschieden?

Ich buche meine Termine inzwischen mit VYTE. Binde es aber nicht auf meiner Webseite ein.

Das bedeutet aber nicht, dass du sofort alle deine Buchungen umziehen musst.

Was jetzt keinem hilft, ist blinder Aktionismus. 

In der Podcastfolge zum Datenschutz im Alltag gibt es noch einen sehr guten Hinweis, wie man Calendly datenschutzkonformer nutzen kann.

Geplante Maßnahmen

Ich bleibe mit allen Unternehmen im Gespräch und schaue ganz genau, was sich tut. Wer geht auf meine Hinweise ein und wer entwickelt das eigene Produkt weiter bzw. bessert die Datenschutzerklärung entsprechend nach.

Erst wenn das alles der Fall ist ODER der EuGH ein neues Urteil spricht, mit dem die Standardvertragsklauseln auch nicht mehr geduldet werden und eine Datenübertragung in Drittländer schlichtweg verboten ist, gehe ich das an.