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Verkaufsprozess erstellen

Inhaltsverzeichnis

Ein richtig guter Verkaufsprozess hat für dich nur Vorteile

  1. Du minimierst den Organisations- und Verwaltungsaufwand in deinem Unternehmen
  2. Bei dir kaufen fühlt sich nämlich leicht an und macht richtig Spaß
  3. Du steigerst deine Gewinne.  

Vertriebsprozess Definition

Dein Verkaufsprozess oder Vertriebsprozess ist ein Schritt-für-Schritt-Plan, der detailliert beschreibt, was alles passieren muss, bis ein Interessent zum zahlenden Kunden wird. Und zwar vom Erstkontakt bis zur Weiterempfehlung.

Der Verkaufsprozess ist der Part der Customer Journey, in dem es sehr ernst wird. Im Verkaufsprozess wird gekauft und auch der Verkauf abgewickelt. 

Ein Verkaufsprozess oder Vertriebsprozess bildet also die Struktur deines Geschäftsmodells

Um deinen Verkaufsprozess zu erstellen, brauchst du nur einen Stift und ein leeres Blatt. Gern auch Flipchart und Post-its oder digitale Tools wie eine Mind-Map. 

Wichtig ist, dass du deinen Verkaufsprozess aufschreibst. Manches davon ist vielleicht schon Realität. Anderes musst du noch umsetzen. Sobald du weißt, wo dein Vertriebsprozess Lücken hat, kannst du die gezielt schließen. 

Vertriebsprozess Darstellung

Diese Darstellung gilt für den klassischen, den modernen, den aida, den strategischen und den online Vertriebsprozess. Die Schritte im Verkaufsprozess sind immer die gleichen. Beim mehrstufigen Verkaufsprozess kannst du dir das ungefähr so vorstellen:

Verkaufsprozess: Synonyme

Vielleicht kennst du Verkaufsprozess auch unter Vertriebsprozess.

Mein Profi-Tipp: Halte dich nicht mit Details und Definitionen auf, sondern erstelle einen Prozess, der deinen Kunden Spaß macht und mit dem du satte Gewinne einfährst. 

Strukturierter Verkaufsprozess oder standardisierter Verkaufsprozess

Lege deinen Vertriebsprozess einmal fest. Dein Prozess funktioniert wie der Grundschritt beim Disco-Fox. Wenn du den einmal kapiert hast, kannst du leichtfüßig über die Tanzfläche wirbeln. Denn jede Drehung, jede Figur basiert genau auf dem Grundschritt. Ausnahmen sind möglich, aber nicht notwendig. Du kannst auch einfach nur Grundschritt tanzen und dich dabei angeregt unterhalten. Deine Füße laufen von allein. 

Und genau so ist es mit dem Verkaufsprozess. 

Wenn du einmal Struktur drin hast und den Grundschritt kennst, dich sicher durch die Verkaufsprozess-Phasen bewegen kannst, dann hast du den Kopf frei, um dich mit deinen Kunden beim Tanzen angeregt zu unterhalten. Oder für eine richtig coole Drehung. 

Der Verkaufsprozess in 8 Phasen

Der Verkaufsprozess-Ablauf ist im Prinzip immer gleich. Nur die Vertriebsprozess-Phasen werden individuell ausgestaltet. Ganz so, wie du es für deine Produkte benötigst.

1. Positionierung

Damit nur potenzielle Kunden den Weg in deinen Verkaufsprozess finden, kannst du alle anderen durch eine gute Positionierung aussortieren. 

Was machst du? Für wen? Und welches Problem löst du damit? 

An meinem Beispiel: 

Ich bin Webdesignerin für kleine Unternehmen.
Weil ich will, dass sich jeder eine Webseite leisten kann, die verkauft. 

Damit sortiere ich Großkonzerne aus. Prima! So kann ich die Kunden gewinnen, mit denen ich arbeiten will. 

2. Beziehung

Baue zu deinen potenziellen Kunden eine Beziehung auf. Das funktioniert über alle Kommunikationskanäle. Video (YouTube) und Audio (Telefon, Podcast) binden dabei deutlich mehr als Schrift (Blog / Newsletter). 

Beziehung bedeutet, dass du Sender UND Empfänger bist. Du benötigst also Interaktion mit deinen potenziellen Kunden. Kommentare, Privatnachrichten, persönliche Gespräche, Telefonate usw. 

3. Qualifizierung deiner potenziellen Kunden

Sortiere deine potenziellen Kunden. Das ist aufwendig, lohnt sich aber! 

Wer ist an welchen Produkten interessiert und für wen sind welche Produktgruppen geeignet?

4. Angebot 

Da du deine potenziellen Kunden sauber kategorisiert und qualifiziert hast, kannst du perfekt auf sie zugeschnittene Angebote machen. 

An meinem Beispiel: 

Wer mit wenig Eigenkapital starten will, kann für 29 Euro mit meinem Buch starten. Damit kann man in Eigenleistung eine Webseite erstellen, die verkauft. 

Wer schnell und professionell starten will und dafür gern investiert, bucht mich als Webdesignerin und lässt sich die Webseite erstellen. 

Verkaufsgespräch 

Das Angebot präsentierst du im besten Fall in einem Verkaufsgespräch. 

Ablauf Verkaufsgespräch

Du beginnst immer mit Small Talk, erfragst die genauen Anforderungen deines potenziellen Kunden und präsentierst dann dein Angebot. Den Preis nennst du zuletzt. 

Danach kannst du direkt mit der Einwandbehandlung starten und schließlich den Sack zumachen.  

Wenn du tiefer einsteigen willst, dann schau dir meinen Online-Kurs „Umsatzplan“ an. Da habe ich meinen Mann zu seinem Alltag als Vertriebsmitarbeiter interviewt. 

Oder du suchst im Internet nach den „7 Phasen des Verkaufsgesprächs“.

Je mehr Verkaufsgespräche du führst, desto besser wirst du den Ablauf im Verkaufsgespräch verinnerlichen und du wirst besser!

5. Einwandbehandlung

Bedenken deiner potenziellen Kunden wischst du mit einer guten Einwandbehandlung einfach vom Tisch. Es lohnt sich, die Einwände deiner Kunden aufzuschreiben und Antworten auswendig parat zu haben. 

Aber das ist zu teuer => Sollen wir was in der Leistung kürzen? 

Aber das brauche ich doch gar nicht => kennst du diese Verwendungsmöglichkeit überhaupt? Die löst genau dein Problem…

6. Abschluss: Sack zu machen

Definition Verkauf:
“Verkauf
 (Verb: verkaufen) bezeichnet: im rechtlichen Sinne die Übertragung einer Sache oder eines Rechts gegen Entgelt.”

Wenn der Kunde kaufen will: Kaufen lassen. Direkt unterschreiben oder am Telefon im Shop den kaufen-Button klicken lassen. Dann kommt nichts mehr dazwischen. 

7. Verkaufsabwicklung 

Was passiert nach dem Kauf? Auch hier sollte es einen festen Prozess geben. Bekommt der Kunde etwas zugeschickt oder muss er sich aktiv etwas downloaden? Wie kommt er zur Rechnung? Wie werden Termine vereinbart?

Dazu gibt es später noch ein Beispiel. 

8. Kundenbindung

Gib deinem Kunden die Möglichkeit, Stammkunde zu werden. Schon direkt ab dem ersten Kauf. Mit einem Gutschein oder einem Geschenk. Oder indem du ihm das Denken abnimmst. 

Eine meiner Kundinnen (Tierärztin) verschickt Postkarten an ihre Kunden, wenn die Haustiere geimpft werden müssen. So sind die Tiere immer vor Krankheiten geschützt und es kann nichts passieren. 

Digitaler Verkaufsprozess

Der Verkaufsprozess kann online oder offline stattfinden. Gerade im Jahr 2020 haben wir alle durch die Corona-Pandemie und die zugehörigen Lockdowns festgestellt, wie wichtig es ist, als Unternehmen online zu verkaufen. Es macht also Sinn, den eigenen Verkaufsprozess zu digitalisieren. 

Kundengewinnung über Social Media oder Google, Newsletter, Webinare und Zoom-Calls können persönliche Gespräche dabei ergänzen oder sogar ersetzen und so bei der Digitalisierung des Verkaufsprozess helfen.

Verkaufsprozess-Leitfaden

Ich habe dir eine Verkaufsprozess-Vorlage erstellt, mit der du deinen Verkaufsprozess erstellen kannst. Du musst nur die Fragen alle für dich beantworten. Aus den Antworten entsteht eine Aneinanderreihung von Mails, Telefonaten oder Webseite-Besuchen. Das ist dann dein Verkaufsprozess.

Stell dir zunächst deine Kundin vor. 

  • Im besten Fall hast du schon eine genaue Vorstellung davon, wer deine Zielkundin ist und wo die sich herumtreibt.  
  • Wie heißt sie? Wie alt ist sie? 
  • Kennst du ihr Lieblingslied und was packt sie eigentlich in die Lunchbox, wenn sie auf die Arbeit geht? 
  • Welches ihrer Probleme löst du eigentlich? 

Wo trifft dich deine Kundin? 

  • Ist es eine Weiterempfehlung? Oder stolpert sie auf Social Media über deinen Account? 
  • Sprichst du sie gezielt über Werbung an? Oder auf Veranstaltungen? 
  • Liest sie deinen Zeitungsartikel? Sucht sie dich auf Google? 

Wie fühlt sich deine Kundin, wenn sie dich das erste Mal trifft?

  • Was treibt sie um? Welche Gedanken gehen ihr durch den Kopf? Wo befindet sie sich innerhalb der Kundenreise? 
  • Das ist ein wenig wie beim Daten. Wenn du den Traumprinzen in einem Club kennenlernst, entsteht eine komplett andere Situation, als an der Gemüsetheke oder der KFZ-Zulassungsstelle. 
  • Der Ausgang könnte trotzdem der gleiche sein, nämlich eine Traumhochzeit 😉 

Was ist der nächste Schritt? 

  • Oder besser: Wie viele Verkaufsprozess-Schritte sind wohl nötig? 
  • Bei Konsumgütern wie Deko kann es zügig gehen. Hier sind auch Quickies möglich. 
  • Da kann der nächste Schritt sogar schon der Kauf sein. Muss aber nicht. 
  • Bei erklärungsbedürftigen Produkten, bei Dienstleistungen oder hochpreisigen Coaching-Programmen geht das nicht so schnell mit der Hochzeit. Da wird vorher gern ein paar mal gedatet. 

Ich frage noch mal: Was ist der nächste Schritt? 

  • Folgt sie dir auf Social Media? Geht sie auf deine Webseite? Abonniert sie den Newsletter? 
  • Schreibe detailliert auf, was als Nächstes passiert. 
  • Einen Schritt nach dem anderen. 
  • Dabei muss nicht immer die Kundin die Initiative ergreifen. Vielleicht kannst du auch an der einen oder anderen Stelle aktiv werden. 

Wie kommt der Kauf zustande? 

  • Benötigst du zum Verkaufen ein Vorgespräch? Schickst du danach ein Angebot? 
  • Wie genau passiert das? Per Mail oder Post? Hast du dafür schon eine Vorlage? Wo ist die abgelegt? 
  • Gibt es einen Shop? Oder ein Terminbuchungstool? 

Wie wird die Zahlung abgewickelt? 

  • Überweisung, Paypal oder Bankeinzug?  
  • Vorkasse, Anzahlung oder 14 Tage Zahlungsziel? 
  • Ach, und wie schreibst du die Rechnungen? Hast du dazu eine Software und passende Vorlagen? 

Was passiert nach der Zahlung? 

  • Musst du etwas versenden? Oder muss ein Termin vereinbart werden? 
  • Wenn du Coach bist: Wie handhabst du Folgetermine? 

Wann fragst du nach Feedback? 

  • Lässt du dich bei Google bewerten? Oder hast du einen Feedbackbogen? 
  • Vergiss nicht auch gleich nach einer Weiterempfehlung zu fragen. Wie genau passiert das? 
  • Per Mail oder schickst du eine Postkarte? Rufst du sogar an oder fährst vorbei? 
  • Gegebenenfalls kommen deine Kunden ja sogar zu dir zurück (zum Beispiel, wenn du einen Salon  oder ein Restaurant hast). 

Beispiel-Verkaufsprozess: Coaching

Du bietest Beratungen an und willst das ab jetzt durch ein Online-Angebot ergänzen. Dafür braucht es einen einfachen und erprobten Vertriebsprozess, den du schnell umsetzen und auf deiner Webseite abbilden kannst.

Am Ende des Artikels zeige ich dir noch in einem Video, wie du aus diesem Prozess auf WordPress eine Salespage erstellen kannst. 

Formuliere dein Angebot aus

Was möchtest du deinen Kunden online anbieten? Beratung? Oder eine Trainingsstunde? Ein bezahltes Webinar?

Was ist alles drin und was kostet es?

Beschreibe die Benefits

Was hat der Kunde davon?

  • Eine Abkürzung oder
  • ein schnelleres Ergebnis,
  • er muss sich nicht selbst kümmern,
  • bekommt deine Begleitung,
  • hat Zugriff auf dein Fachwissen….

Richte ein Terminbuchungstool ein

Calendly ist mein lieblings Online-Scheduling-Tool. In diesem Blogartikel habe ich mehrere Tools auf DSGVO-tauglichkeit getestet

Damit kannst du deine freien Termine anzeigen und direkt buchbar machen. So sparst du dir viel Zeit für die Terminabstimmung.

Die Einrichtung ist wirklich sehr einfach und du kannst mit der kostenlosen Basisversion schon einen einfachen Verkaufsprozess abbilden.

Erstelle einen Calendly Account und richte ein Ereignis ein. Also deine 1:1 Beratung, Coaching oder Training.

Du bestimmst die Regeln:

  • An welchen Tagen ist das Ereignis buchbar
    jeden Montag von 10:00 bis 16:00 Uhr
    oder gib einzeln Terminslots frei
  • Wie lang ist dein Ereignis?
    30, 60 oder 90 Minuten?
  • Benötigst du davor oder danach einen Puffer?
    Das nutze ich sehr gern, denn es gibt mir Zeit, um Notizen zu machen.
  • Wie viele Tage im Voraus darf gebucht werden?
    Das hilft mir dabei, mein Angebot immer aktuell zu halten und langfristig die Hände für große Projekte frei zu haben.

Erstelle einen kleinen Fragebogen für deine Kunden

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Rechnungsanschrift
  • Datum
    Den Geburtstermin, wenn du mit Schwangeren arbeitest.
    Das Hochzeitsdatum, wenn du Hochzeitsfotograf bist.
  • Freitext
    Hier frage ich immer, was das konkrete Problem ist.

Formuliere eine gute Beschreibung für dein Ereignis.

Du kannst hier auch bereits Zahlungsmodalitäten angeben, so habe ich es für meine Strategie Sessions gemacht.

Dafür nutze ich einen paypal.me Link. Damit kann ich jeden Kunden direkt in sein Paypal schicken und der richtige Betrag ist auch schon vorgegeben. Den schreibe ich einfach hinter den /

Synchronisiere deinen Kalender

Achte dabei genau darauf, wo die Daten gespeichert werden. Nicht alle Kalender sind DSGVO-konform. Fast alle Kalender-Tools bieten nur eine Synchronisation mit Apple, Google und Microsoft an. Nichts davon ist wirklich DSGVO-konform.  

Profitipp: Gehe verantwortungsbewusst mit deiner Zeit um. Trage konsequent deinen Urlaub zuerst ein. Sonst musst du da nämlich “aus Versehen” arbeiten.

Wichtig ist, dass du das Kalender-Tool (Calendly und deinen synchronisierten Kalender) in deinen Datenschutz mit aufnimmst. Sonst machst du dich abmahnbar. Schreib es einfach rein.

Nutze die Bestätigungsseite als Conversion Booster 

Du kannst deine Bestätigungsseite individualisieren und dazu nutzen, deine Vorgespräche noch effektiver zu gestalten.

Das Geheimnis: Bereite deine Kunden darauf vor, dass sie mit dir ihre Ziele erreichen können. Wie das geht, erkläre ich dir hier

Schreib eine Rechnung

Sobald mir eine Buchung vorliegt, schriebe ich eine Rechnung. Dazu nutze ich Lexoffice. Die Wahl überlasse ich aber gern dir. Am besten du sprichst dich direkt mit deinem Steuerberater ab.

Online Coaching über Zoom

Für meine Strategie Sessions nutze ich Zoom und die Termine werden direkt über Calendly verschickt. Du kannst aber auch händisch ein Meeting oder deinen Zoomraum verschicken.

Je nach Anwendung kannst du das Video mitschneiden oder deinen Bildschirm teilen oder, oder, oder….

Google Bewertung nicht vergessen

Wo Kunden sind, gehen Kunden hin.

Vergiss nicht, deine Kunden aktiv nach einer Bewertung zu fragen.

Beispiel-Verkaufsprozess: Versicherung 

Ein hervorragendes Verkaufsprozess-Beispiel, das mehr als ein Verkaufsgespräch benötigt. Versicherungen sind ein sehr erklärungsbedürftiges Produkt. Das kauft man nicht im Vorbeigehen. Das Gleiche gilt übrigens auch für große Maschinen oder Mentoring-Programme. 

Zurück in die Versicherungsbranche: Es gibt ein Telefonat zur Terminvereinbarung (oder eine Buchung über Calendly) und danach einen Termin, um den Bedarf zu analysieren. Danach gibt es ein schriftliches Angebot und einen zweiten Termin, in dem das Angebot besprochen und angepasst wird. 

Bei so vielen Gesprächen ist es sinnvoll, eine Struktur zu erstellen, denn die Beratung ist zeitintensiv. Die genaue Definition des Verkaufsprozesses hilft dabei, dass alle Mitarbeiter effizient arbeiten und keine Zeit verplempern. 

Je komplexer der Verkaufsprozess, desto hilfreicher ist die Struktur: Du verlierst nicht die Übersicht und weist immer wie dein nächste Schritt ist.

Verkaufsprozess optimieren

Wenn du schon einen Verkaufsprozess hast, dann solltest du regelmäßig prüfen, ob er für deine Kunden und für dich (in der Reihenfolge) noch optimal ist. 

Verkaufsprozess-Analyse / Kontrollen im Verkaufsprozess

Schau dir deine Vertriebsprozesse genau an. Lass eine Kollegin bei dir kaufen und den Prozess genau unter die Lupe nehmen. Sammle Feedback deiner Kunden. 

Behalte alles, was gut funktioniert und ändere Dinge, die nicht klappen.
So kannst du deine Verkaufsprozesse deutlich verbessern.

Mögliche Gründe dafür, dass dein Verkaufsprozess nicht die gewünschten Ergebnisse liefert:

1. Positionierung passt nicht 

Hier kannst du richtig Geld verbrennen. Oder eben deine Zeit verplempern. Wenn du deine Zielgruppe nicht klar eingrenzt, dann rennst du mit einer riesen Gießkanne durch Deutschland und versucht, alle Gärten gleichzeitig zu bewässern. Obwohl du eigentlich immer nur in deinem eigenen sitzt und dort das Gemüse ernten willst. 

Wenn du deine Positionierung schärfst, dann kannst du damit beginnen, ausschließlich DEINEN Garten zu gießen. Glaub mir: Deine Gemüse-Ernte wird so viel besser sein, wenn du dich darauf konzentrierst! 

Denk also mal klar darüber nach:

  • Wer sind deine potenziellen Kunden? Wen kannst du gleich aussortieren? 
  • Welche Aufträge möchtest du annehmen? Was kannst du schon im Vorfeld ablehnen? 
  • Wie können Filterfragen aussehen, mit denen du treffsicher die (un)passenden Kunden und Aufträge findest? 

2. Schlechtes Erwartungsmanagement

Weiß jeder, worum es geht? 

Bei meinen Vorgesprächen mache ich sehr deutlich, dass es sich dabei um ein Vorgespräch für ein großes Webdesign-Projekt handelt. Wer also nicht ernsthaft daran interessiert ist, mindestens 2500 Euro auszugeben, der ist da falsch. Es handelt sich nicht um ein kostenloses 20-minütiges Beratungsgespräch. Das biete ich gar nicht an. Für alle, die nur ein kleines Problemchen haben, gibt es die Strategie Session. Da berate ich für deutlich weniger Geld und helfe auch kleine Webseiten-Probleme zu lösen.  

Wenn nicht jeder weiß, worum es geht, dann brauchst du dich nicht zu wundern, dass du viele Kaffee-Termine hast und wenige Abschlüsse in den Vorgesprächen erzielst. Die Menschen buchen das einfach „nur mal so“. Um dich kennen zu lernen oder zum Plaudern.

3. Benefits statt Features  

Du musst SOFORT erklären, welches Problem dein Produkt löst. 

Ich mach mal ein Beispiel: Wurzelbehandlung. Tolles Produkt
Kein Mensch bucht einen “60 Minuten Termin voller Schmerzen in einem unbequemen Stuhl“. Aber ein „Leben ohne Zahnschmerzen“ wird gebucht. Denn da ist klar, was man davon hat. 

Es geht um den Mehrwert und den Nutzen. 

KPI im Verkaufsprozess

KPI ist die Abkürzung für Key Performance Indicator. Das sind Kennzahlen, mit denen du die Leistung deines Unternehmens messen kannst. 

Es gibt keine Standard-KPIs. Die solltest du für dich individuell festlegen. 

CRM im Verkaufsprozess

Ein Customer Relationship Management hilft dir dabei, saubere Prozesse aufzusetzen, wenn du wirklich viele Kunden und Verkäufe hast. So kann jeder Mitarbeiter nach demselben Standard arbeiten. 

Verkaufsprozess erstellen: Mein Fazit

Je genauer du deinen Verkaufsprozess vorgibst, desto mehr können deine Kunden die Reise genießen. 

Ich mag es überhaupt nicht, wenn ich mich als Kunde selbst kümmern muss und der Prozess ins Stocken kommt. Ich werde gern von vorne bis hinten verwöhnt. 

Das solltest du mit deinen Kunden auch tun. 

Wenn dein Vertriebsprozess leider so gar nicht der Realität entspricht: Lass dich nicht entmutigen. 

Schreib dir deine To-dos auf und arbeite sie Stück für Stück ab. Schreib E-Mail Vorlagen und richte ein Terminplanungstool ein. Passe die Inhalte auf deiner Webseite an den Verkaufsprozess an.  

Mit jedem Haken auf deiner To-do-Liste kommst du deinem Verkaufsprozess ein Stück näher und das werden deine Kunden dir danken. 

P.S.: der Verkaufsprozess ist übrigens nie fertig! 

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10-Regeln

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