TidyCal Tooltest: günstige Calendly Alternative

Mit einem Tool wie TidyCal können deine Kunden ganz bequem Termine in deinem Kalender buchen. Das Tool übernimmt deine Terminkoordination so zuverlässig wie eine Sekretärin.

TidyCal* kostet nur einmalig 29$. Also ein echtes Profitool zum Schnäppchen-Preis.

Definition: Was ist TidyCal

TidyCal*  ist ein Tool, dass dich dabei unterstützt, Termine mit Kunden oder Interessenten zu vereinbaren ohne viele E-Mails hin- und herschreiben zu müssen.

Es ist mein absolutes Lieblings-Terminplanungstool. Es ist unfassbar vielseitig, sehr einfach einzurichten, bezahlbar und macht mir großen Spaß.

Wenn du als Coach, Trainer oder Berater eine kostenloses Vorgespräch anbietest, ist TidyCal ein unfassbar hilfreiches Tool. Denn deine Interessenten können sich gleich verbindlich bei dir einbuchen. So kannst du die Qualität deiner Leads im Vergleich zu einem Kontaktformular oder einer Anfrage per E-Mail deutlich steigern. 

Du kannst einen HTML-Code auf deiner Webseite integrieren oder deine Interessenten direkt auf die Buchungsplattform schicken. Das ist sogar noch einfacher und sogar für absolute Laien gut umsetzbar. 

Dein Kunde sieht freie Zeiten in deinem Kalender und bucht sich selbständig einen passenden Termin bei dir.

Nach der Buchung bekommt der Kunde eine Bestätigung und du eine kurze Info. 

Die Einrichtung und Funktionen erkläre ich noch im Detail. Das Besondere: TidyCal* ist zu einem einmaligen Preis für eine lifetime Lizenz erhältlich. Schon deswegen ist TidyCal momentan die bessere Alternative zu Calendly.

Vorteile / Nachteile

Extrem einfach in der Handhabung.

Kalender Synchronisation mit Apple, Google

Integration mit Zoom und Google Meet

Bezahlfunktion über Paypal / Stripe

Mehrsprachig

Preis: einmalig 29$ ist einfach mega günstig

Nicht DSGVO-konform: Serverstandort USA

Preis

TidyCal* kostet 29$ für eine lifetime Lizenz.

Es gibt also keine monatlichen Gebühren. Schon deswegen ist TidyCal momentan die bessere Alternative zu Calendly.

Schau dir gern meinen ausführlichen Blogartikel zum Terminbuchungstool-Vergleich an. Da zeige ich auch andere Terminplanungstools.

Einrichtung

Die Einrichtung ist wirklich kinderleicht.

TidyCal Kalender Integration einrichten

Über das Menü oben rechts kannst du deine Kalender-Integration einrichten.

Danach kannst du auswählen, welche Kalender synchronisiert werden sollen.

Man kann Google, Office und Apple Account synchronisieren und für jeden einzelnen Kalender im Account eine Lese- oder Schreib-Berechtigung freigeben.

Für meinen TidyCal Account habe ich so zumBeispiel Apple integriert, weil da unsere privaten Termine liegen und geschrieben wird in meinem Google Workspace Account (Primary Calendar). Also dem Google Kalender für die Firma.

Man nennt diese Funktion 2-Wege-Synchronisation. Sobald du einen Termin in deinem Terminkalender einträgst, blockt TidyCal automatisch die Zeit in deinem Kalender. So kommt es nicht zu Terminüberschneidungen.

Video-Konferenz-Tool einbinden

Je nach persönlicher Vorliebe kann man hier Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams einbinden.

Zahlungsanbieter in TidyCal einbinden

Es gibt die Möglichkeit, Stripe oder Paypal als Zahlungsanbieter in TidyCal einzubinden.

Deine Kunden können direkt bei der Terminbuchung bezahlen. Damit sparst du dir die Zeit, den eine Überweisung dauern würde und auch den Mahnlauf. Was du dir damit aber nicht sparst ist die Zeit, die du brauchst, um Rechnungen zu schreiben. Zumindest, wenn du an andere Unternehmen verkaufst. In dem Fall bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. (Quelle IHK).

Ich sag aber mal so: Auch wenn ich kein Steuerberater bin und keine Steuerberatung vornehme: Ich empfehle dir wirklich dringend, Rechnungen für deine Zahlungen zu erstellen und die auch in deiner Buchhaltung zu erfassen. eine Steuerprüfung ist kein Spaß (frag mal Uli Höneß).

Gerade, wenn du am Anfang deiner Selbständigkeit deine Buchhaltung selbst übernimmst, empfehle ich dir Paypal. Das Konto kannst du in Lexoffice* einbinden und sobald die Zahlungen eingehen ganz bequem Rechnungen dazu erstellen und direkt buchen.

Import aus Calendly

Es gibt die Möglichkeit, deine Daten aus Calendly zu integrieren.

Gerade solche Importfunktionen sind ein Stolperstein, wenn du DSGVO-konform arbeiten möchtest. Wenn du lediglich die Appointments imprtierst, hast du da wenig zu befürchten, aber sobald du auch die Kundendaten und die vergangenen (oder anstehenden) Termine importierst, musst du deine Kunden darüber informieren und um die Erlaubnis bitten. Außerdem deinen Datenschutz-Text entsprechend anpassen.

Zapier und API Integrationen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, Zapier oder externe APIs zu integrieren. Da haben sich die Entwickler von Appsumo wirklich nicht lumpen lassen.

TidyCal Booking Types einrichten

Weil nicht jeder Termin 60 Minuten dauert, macht es Sinn, unterschiedliche Buchungstypen “Bookingtypes” einzurichten.

Hier ein Blick hinter die Kulissen in meinen TidyCal Account. Ich habe für mein Vorgespräch und die Strategie Session einen eigenen Bookingtype eingerichtet.

Vorgespräch: 20 Minuten telefonischer Termin.

Strategie Session: 90 Minuten über Google Meet.

Wenn man einen neuen Buchungstyp einrichtet, wird zuerst der Titel, Link und die Description (also Beschreibung) abgefragt.

Ich empfehle dir, in jedem Fall eine Telefonnummer in die Beschreibung einzufügen. Die wird nicht nur in der Kalenderansicht angezeigt, sondern auch in der Bestätigung verschickt. Bei aller Liebe zur Technik (und meistens klappt ja auch alles) – wenn das Zoom Meeting mal klemmt, dann kann man einfach anrufen.

Du kannst wöchentliche Arbeitszeiten festlegen oder den Termin nur an ganz bestimmten Zeiten anbieten.

Wöchentliche Arbeitszeiten: eignen sich besonders für Vorgespräche oder Coaching-Termine, die einen festen Platz in deinem Arbeits-Alltag haben.

Einzelne Termine: kannst du anlegen für besondere Veranstaltungen. Zum Beispiel einen Workshop (dann als Gruppentermin anlegen) oder für eine Betriebsführung oder ein Webinar.

TidyCal Advanced Booking Type Settings

Was ich wirklich schätze, sind die advanced settings. Die habe ich schon bei Calendly zu schätzen gelernt und würde auch kein BUchungstool mehr empfehlen, dass mir nicht die Möglichkeit gibt, mir Pausen einzuplanen.

Im Voraus buchen: Weiter als 90 Tage im Voraus möchte ich mich nicht verplanen lassen. Das ist für dich aber vielleicht anders.

Padding / Buffer / Pausen: Das ist so wichtig! Plane Pausen zwischen deinen Meetings ein.

Zeit bis zur Buchung: Was sich für mich bewährt hat, sind mindestens 24 Stunden. Alles andere ist für mich wie 24/7 Rufbereitschaft. Als meine eigene Chefin liebe ich es, die Freiheit zu haben, morgens in den Kalender zu schauen und wenn da keine Termine sind, will ich im Garten schreiben oder eben einfach Feierabend machen können. Wenn dann spontan im Lauf des Tages noch ein Meeting reinkommt, muss ich dann doch wieder an den Schreibtisch. Nein danke.

Time Slots: Da kannst du festlegen, wie du gebucht werden kannst. In dem Fall nur zur Viertelstunde.

Maximum Bookings: Mehr als 2 Buchungen pro Tag will ich nicht haben. Ich habe immer relativ viel Bestandskundenprojekte auf dem Schreibtisch und brauche gerade für die Strategie-Sessions auch oft eine Stunde, um nachzuarbeiten. Das ist für dich aber vielleicht anders.

Location: Zoom / Google Meet oder schnöde per Telefon bzw. bei dir in der Praxis oder im Büro. Das kannst du so einstellen, wie du es brauchst.

Gruppenbuchung: Für Veranstaltungen, Events oder Yoga-Stunden kannst du auch Gruppenbuchungen zulassen.

Gäste einladen: Wenn deine Kunden noch weitere Mitglieder aus dem eigenen Team mitbringen wollen, dann ist diese Möglichkeit perfekt.

Bezahlte Buchung: Und direkt mal abkassieren. Perfekt ist diese Möglichkeit natürlich nicht, denn ein Buchungstool ist kein ausgewachsener Online-Shop und es gibt im deutschen Recht ein paar Vorgaben, an die du dich halten musst (Rechnung schreiben zum Beispiel). Aber eine gute Möglichkeit, um zu starten.

Package / Wiederkehrende Buchung: Eine meiner Lieblingsfunktionen! Gerade für Coaches. Hier kannst du direkt einstellen, wie viele Termine benötigt werden. Also das klassische 5er oder 10er Paket. Sowas funktioniert aber auch super für Nordic-Walking-Kurse.

Fragebogen: Damit du (und deine Kunden) sich perfekt auf das gemeinsame Meeting vorbereiten könnt, gibt es die Möglichkeit, vorher Fragen zu beantworten. Pflichtfelder (required) sind perfekt, wenn du die Info wirklich brauchst (wie die Rechnungsadresse).

E-Mail-Reminder: Damit deine Kunden auch zum Termin erscheinen, schickst du am besten eine Erinnerung. Den Text kannst du anpassen, wie du ihn brauchst. Wanndu erinnerst, stellst du auch für dich ein. Voreingestellt sind 24 Stunden.

Danke-Seite: Du kannst deine Kunden nach der Buchung auf eine spezielle Danke Seite umleiten. Das macht immer dann Sinn, wenn du die Kunden wieder zurück auf deine Webseite holen willst (also immer).
Ich habe im Praxis-Test (einfach runter scrollen) auch noch einen super Tipp zu deiner Danke-Seite.

Webseiten erstellen, die verkaufen

In den letzten Jahren habe ich unzählige Webseiten gemeinsam mit Kunden erstellt.
Die Grundlage war immer dieses Buch. 
Weil es der perfekte rote Faden für dein Webseiten-Projekt ist. Ausführlich genug, um deine Webseite zu erstellen, aber eben keine 1000-Seiten-Beschäftigungstherapie. Denn du willst ja nicht Webdesigner werden.

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Praxistext

Ich arbeite nun seit mehreren Jahren mit TidyCal.

Genutzt habe ich für meine Buchungen schon Calendly und auch VYTE*. Allerdings bin ich das erste mal seit ich von Calendly gewechselt bin wirklich zufrieden. TidyCal läuft einfach. Es funktioniert. Die Kunden können einfach und schnell Termine buchen.

TidyCal-Hack: Weiterleitung mit Rankmath

TidyCal ist nicht das erste Tool, dass ich für meine Terminbuchungen nutze. Und eventuell wird es nicht das letzte sein.

Damit ich bei einem Tool-Wechsel nicht so viel Arbeit habe, arbeite ich mit einer sehr klaren Link-Struktur.

www.teamstreber.de/termin ist schon seit 2017 der Link zu meinen Vorgesprächen.
Diesen Link habe ich schon auf Visitenkarten gedruckt, in der E-Mail Signatur und auch in Präsentationen eingefügt.

Damit der Link auch über Jahre verbindlich funktioniert, arbeite ich mit einer Weiterleitung.

Das Tool, dass ich dafür nutze ist Rankmath.

Du kannst eine Weiterleitung hinzufügen und dann öffnet sich dieses Fenster:

In der kostenlosen Variante kannst du die Quell- und die Ziel-URL eingeben.

Ich mag insbesondere, wie detailliert man hier arbeiten kann. Auch die „enthält“ Variante ist eine, die ich immer wieder nutze.

Man kann auch mehrere Quell-URLs angeben. Das ist super, wenn du als Trainer mehrere Kurse zusammen legen möchtest.

In der Pro-Version kann man die Umleitungen kategorisieren:

So arbeite ich mit den Kategorien Affiliate und habe auch die ganzen Termin-URLs in eine Kategorie zusammengefasst, um mehr Überblick zu bekommen.

Es gibt eine rudimentäre Auswertung:

Bei Weitem nicht so präzise, wie UTM Codes oder der A/B Test von Pretty Links, aber immerhin. Es ist eine einfache und praktikable Lösung.

Das aller Beste: Wenn du die Links von einzelnen Seiten oder Beiträgen veränderst, dann richtet Rankmath automatisch eine Weiterleitung ein:

Ich kann dir Rankmath auch für SEO einfach nur ans Herz legen. Das Plugin ist ein richtiges Schweizer-Tashenmesser!

Support

Den TidyCal Support habe ich noch nie gebraucht. Spricht ja eigentlich auch für sich.

Integrationen

Die Integrationsmöglichkeiten von TidyCal* sind wirklich ausreichend.

Es gibt die Möglichkeit Kalender von Apple, Microsoft oder Google Kalender einzubinden.

Außerdem Online-Meeting-Tools wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams.

Lediglich, wenn du ein CRM wie Salesforce, Hubspot, Marketo oder Pardot nutzt und die Leads direkt integrieren willst, empfehle ich das Terminbuchungstool Calendly.

DSGVO

Absoluter Schwachpunkt des Tools ist der Datenschutz. Ich kann jetzt nicht sagen, dass Kundendaten öffentlich ins INternet gestellt werden, aber der Serverstandort ist nicht Deutschland.

DSGVO ist für die Entwickler keine Priorität. In 2023 wurde die Frage von Bettina auch einfach gar nicht mehr beantwortet.

In der TidyCal-Roadmap ist GDPR zwar abgearbeitet, aber es gibt dazu keine Doku, was genau da gemacht wurde.

Ich befürchte fast, das beduetet, da kommt nichts mehr.

Aber da muss man eben genau für sich abwägen, wie wichtig das ist. Am Ende: Ich habe seit 2018 einen intensiven Test mit diversen Kalender-Tools durchgeführt und viele davon ahebn einwandfrei und DSGVO-konform gearbeitet, nur um dann am Ende die Termine bei Google oder Apple zu speichern (nicht DSGVO-konform). Solange nicht die ganze Kette im Verkaufsprozess DSGVO-konform ist, ist man – genau genommen – immer angreifbar.

Alternativen

Schau dir gern meinen ausführlichen Blogartikel zum Terminbuchungstool-Vergleich an. Da zeige ich auch andere Terminplanungstools.

Fazit

Ich kann TidyCal* absolut empfehlen. Für einmalig 29$ kannst du hier überhaupt nichts verkehrt machen.

Wenn du mit dem Risiko klar kommst, dass das Tool nicht DSGVO konform ist, dafür aber eine super professionelle und günstige Alternative zu Tools mit monatlicher Gebühr, dann ist das Terminbuchungstool für dich perfekt.