Das neue Buch ist fertig: Podcasts erstellen, die verkaufen

WordPress Newsletter Plugin: Fluent CRM

Inhaltsverzeichnis

Da die meisten richtig guten Newsletter Tools die Server in den USA haben und das mit der DSGVO nicht wirklich zu vereinbaren ist, habe ich mich gefragt, ob es eine Alternative sein könnte, meinen Newsletter über ein WordPress-Plugin zu versenden.

Genau deswegen habe ich das ausführlichste FLuent-CRM Tutorial geschrieben, dass es auf dem deutschen Markt gibt.

Über Fluent CRM

Fluent CRM* kam für mich als Newsletter Plugin vorwiegend deshalb infrage, weil sich so alle meine Formulare einfach stehen lassen kann. Die habe ich nämlich mit Elementor erstellt und Elementor kann Datensätze zuliefern.

FluentCRM ist ein wirklich neuer Anbieter, es ist noch nicht ganz fertig. Das birgt Risiken… aber eben auch große Chancen.

Was kann FluentCRM?

Dafür, dass es noch nicht so lange am Markt ist, schon recht viel.

Ich stelle die einzelnen Funktionen vor und berichte auch von meinen eigenen Erfahrungen mit dem Tool.

Vorteile / Nachteile von Fluent CRM

Alles an einem Platz
Einfach und leicht zu bedienen
Elementor Integration über API
DSGVO-konform nutzbar
Der Preis! Jährliche Gebühr (129$) unabhängig von der Listengröße + ein paar Cent für Amazon SES / AWS
WooCommerce Integration
Alles an einem Platz (bläst die WP auf)
Benutzeroberfläche ist englisch, Dokumentation nur rudimentär vorhanden.
Kein deutscher Support

Zu Fluent wechseln*

Preis

Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist bombastisch!

Ich empfehle immer, mit der kostenlosen Version zu starten und dann später bei Bedarf aufzubuchen.

Gerade, wenn du viele Kontakte hast, wird es mit einem Abo-Modell oder SAAS sehr schnell sehr teuer. In dem Fall empfehle ich dir, auf ein selbst gehostetes Tool wie Fluent CRM* umzusteigen.

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Die Preise sind nach Anzahl der Lizenzen gestaffelt. Je mehr Lizenzen du brauchst, desto günstiger wird es.

Free – Kostenlos

Wenn du einfach nur Mails verschicken willst, kannst du mit Fluent CRM sogar kostenlos starten.

Single Site License – jährlich 129 $

1 Domain, 1 Jahr Updates, 1 Jahr Priority Support

5 Site License – jährlich 249 $

5 Domains, 1 Jahr Updates, 1 Jahr Priority Support

50 Site License – jährlich 499 $

50 Domains, 1 Jahr Updates, 1 Jahr Priority Support

Was du nicht unterschätzen darfst, ist die Einrichtung. Du musst Fluent einmal auf deiner WordPress installieren und soweit einrichten, dass du Mails verschicken kannst. Bedeutet, du musst auch Amazon AWS anbinden. Alles auf englisch. Das ist machbar, kostet aber etwas Zeit (und Nerven oder eben geld, wenn du es auslagerst. Es lohnt sich aber schnell, wenn du viele Kontakte hast.

Ich zeige noch mal im Vergleich die Kosten anderer Anbieter.

Kontakte/Anbieter (Preise/Jahr)5001000500010.000
Fluent CRM Free (exkl. Mail-Versand durch AWS)0 $0 $0 $0 $
Fluent CRM* (exkl. Mail-Versand durch AWS)129 $129 $129 $129 $
Mailerlite*0 €96 €312 €528 €
Activecampaign Lite (ohne WooCommerce)108 4348 $948 $1668 $
Activecampaign Plus (inkl. WooCommerce)588 $588 $1788 $2748 $
Mailchimp Standard228 €684 €1140 €1536 €

Fluent CRM Discount

Fluent CRM Lifetime Deal

Der Fluent CRM Lifetime Deal bei Appsumo war legendär! Ich beglückwünsche alle, die sich den Lifetime Deal gegönnt haben, denn seitdem gab es leider kein Fluent CRM Lifetime mehr. Schade Schokolade.

Fluent CRM Black Friday

Es lohnt sich, auf Black Friday zu warten, da gab es bisher jedes Jahr gute Angebote.

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Ich lese für dich den langweiligen DSGVO Mist und erzähle dir nur das, was du wirklich wissen musst.
Außerdem erfährst du immer, wenn ich neue Tools teste oder Anleitungen erstelle.

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Einrichtung von Fluent CRM

Um FluentCRM zu nutzen, brauchst du:

  • WordPress Version 5.0 oder höher
  • PHP Version 5.6 oder höher und bis zu 7.4 (derzeit kompatibel)

Installieren und Aktivieren von FluentCRM

Du brauchst zuerst die kostenlose Variante von Fluent CRM. Die installierst du einfach aus dem WordPress Plugin-Verzeichnis.

Gehe zum WordPress Admin Dashboard → Plugins → Neu hinzufügen
Gib “FluentCRM” in das Suchfeld ein, klicke auf die Schaltfläche “Installieren” und aktiviere es dann.

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Installieren und Aktivieren von FluentCRM Pro

Nach demKauf kannst du die Pro-Version von deinem WPManageNinja-Konto herunterladen.

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Danach einfach unter Plugins => Installieren hochladen und installieren.

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Aktiviere die FluentCRM-Lizenz

In deinem FluentCRM-Menü siehst du die Option Lizenz in der Seitenleiste.

Klicke dann auf die Registerkarte Lizenzmanagement. Hier findest du die Option, den Lizenzschlüssel anzugeben. Nachdem du den Schlüssel eingegeben hast, klickst du auf die Schaltfläche “Lizenz überprüfen”. Jetzt hast du deine Lizenz erfolgreich aktiviert!

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Installieren von Fluent SMTP

Installiere jetzt schon Fluent CRM SMTP, du bekommst sonst später in der Einrichtung nicht alle Optionen angezeigt, die du brauchst.

Einfach unter Plugins installieren “Fluent SMTP” eingeben. Das findest du!

Geschwindigkeit

Jetzt kommt der nerdige Teil. Ich habe davon keine Ahnung, berichte aber mal, was ich rausgefunden habe:

FluentCRM ist auf Geschwindigkeit programmiert.

Ein wichtiger Faktor dafür ist, dass alle Datenbanktabellen dafür von WordPress getrennt sind. Es wird nicht versucht, Daten mithilfe von benutzerdefinierten Beitragstypen oder Ähnlichem in WordPress zu speichern. Das rockt!

Kann man große Mengen an E-Mails versenden, ohne den Server ins zu stottern zu bringen oder zu schrotten?

Anscheinend ja.

Man kann wohl beim Einrichten der E-Mail Einstellungen eine Drossel für die maximale Anzahl von E-Mails einstellen, die pro Sekunde gesendet werden sollen. Ist ein bisschen so wie beim Mofa-Schrauben früher. Klar macht das dann weniger Spaß, aber hey: Man darf die eigenen Organe halt auch behalten. 

Für das Protokoll: ich habe keine riesige E-Mail-Liste. Aber ich habe im Fluent Forum mal quer gelesen, was andere so schreiben. Es gibt Berichte aus der Facebook-Gruppe mit großen Listen, die Fluent erfolgreich nutzen.

Es gab jemanden mit 700.000 Abonnenten in der Liste. Der Versand klappt einwandfrei (eine Mail an alle dauert aber so ca. 2,5 Tage).

Kleinere Listen mit 50.000 Abonnenten gehen in ca. 3 Stunden komplett raus.

Mit meiner kleinen Liste geht sowieso alles primeur.

Meine Empfehlung: Wenn du für den Versand länger als einen Tag brauchst, dann nutze ein anderes Tool 😉

Einstellungen: Fluent CRM richtig konfigurieren

Im Prinzip kannst du jetzt alle Menüpunkte durch klicken und deine Einstellungen vornehmen.

Business Settings: Absenderadresse einrichten

Richte deinen “Firmennamen”, deine “vollständige Geschäftsadresse” und dein “Logo” ein. Dieser Firmenname, die Adresse und das Logo werden in E-Mails, auf Abmeldeseiten usw. verwendet.

Die E-Mail Settings sind ganz spanend: Gerade, wenn du viel Kunden-Kommunikation hast, empfehle ich dir eine separate Mailadresse für den Newsletter. Wie newsletter@teamstreber.de

Hier habe ich zusammengefasst, welche E-Mail-Adressen ich für meine Kunden anlege.

Footer einrichten

Der Footer enthält normalerweise Informationen über den Abmeldelink oder die Weiterleitung der E-Mail. Du solltest Firmenadresse {{crm.business_address}} angeben und die URL für die Anmeldung/Abmeldung verwalten, damit du auch DSGVO konform Newsletter verschicken kannst.

Smartcode in der Fußzeile: {{crm.business_name}}, {{crm.business_address}},

Ich empfehle, die Standardausrichtung der Texte beizubehalten.

General Settings: Was passiert mit den Daten

Mit der Option “Auto-User Sync” zwischen WP-Benutzerdaten und Fluent CRM-Kontaktdaten kannst du deine FluentCRM- und WordPress-Benutzer in beide Richtungen synchronisieren.

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Double Opt-in

Um die DSGVO-Richtlinien einzuhalten, musst du die Option Double-Optin-E-Mail-Bestätigung aktivieren, sodass, wenn sich ein WordPress-Benutzer anmeldet und FluentCRM einen neuen Benutzer in FluentCRM anlegt, FluentCRM eine Opt-in-Bestätigungs-E-Mail sendet.

Achtung: Es gibt eine Gerichtsentscheidung, die vorgibt, dass solche Double-Opt-In Mails nicht gebrandet sein dürfen.

In einem Urteil vom 12.05.2021, Az.: 22 S 87/20 führt das LG Stendal relativ konkret aus, welche wettbewerbsrechtlichen Anforderungen an die Gestaltung von Double-Opt-in-Mails gelten. Schon ein Logo oder Slogans ist nach Auffassung des Gerichts unzulässige Werbung. 

Achte deswegen bitte darauf, dass du deine Double-Opt-In-Mails sehr klar und schlicht erstellst.

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Nach der Double-Opt-In Mail kannst du deine Abonnenten auf eine Danke-Seite weiterleiten.

Wie ich die Danke Seite einrichte, kannst du dir hier anschauen.

Was ich richtig gut finde: Du kannst in Fluent inzwischen Tag-basiert weiterleiten. Das ist extrem hilfreich, wenn du mit verschiedenen Lead-Magneten arbeitest. Oder aber bestimmte Themenfelder angehst. So kannst du deine Abonnenten direkt im Anmeldeprozess schon segmentieren und qualifizieren.

Neue Abonnenten aus Kommentar oder WooCommerce

Du kannst neue Abo-Häkchen zu deinen Kommentarfeldern und in deinen WooCommerce Shop hinzufügen.

Achte darauf, dass das Häkchen nicht standardmäßig gesetzt ist und dass die Abonnenten hier auch Double-Opt-In-Mails bekommen.

Compliance / DSGVO

FluentCRM hilft dir beim Datenschutz und anderen Compliance-Fragen, indem es dir einige Einstellungen zur Verfügung stellt, die du zu deiner Datenschutzerklärung hinzufügen kannst. Die verfügbaren Optionen sind:

Anonymisierung der IP-Adresse für zugehörige Kontaktdaten: Die Erfassung von Kundendaten über Formulare kann die IP-Adresse eines Nutzers erfassen. Wenn du möchtest, kannst du die IP-Adresse mit dieser Option anonymisieren.
Verbundenen Kontakt löschen, wenn ein Nutzer gelöscht wird: Wenn du einen Benutzer aus FluentCRM entfernen möchtest, wenn er aus der WordPress-Benutzerbasis gelöscht wird, kannst du diese Option nutzen.
Kontaktinformationen in den Personendatenexport von WP einbeziehen: Wenn du möchtest, dass die Kontaktdaten aus FluentCRM in den WordPress-Datenexport einbezogen werden.

Finde ich richtig gut. Da hat das Tool abgeliefert!

Fluent SMTP einrichten

Wenn du da nichts weiter einstellst, dann über deinen Server 😉

FluentCRM wird die in WordPress integrierte E-Mail-Sendefunktion verwenden. Wie auch immer du deine Seite für das Senden von E-Mails konfiguriert hast, genau das wird passieren.

Es gibt aber eine Möglichkeit, die SMTP Einstellungen über Fluent zu ändern und einen externen Dienstleister mit dem Versenden der Mails zu beauftragen.

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FluentCRM ist für die Integration in externe E-Mail-Dienste und das Auslagern des E-Mail-Versands konzipiert.

Ich habe es so eingestellt, dass alle E-Mails mit Amazon SES gesendet werden. Amazon SES ist wirklich günstig und die Einrichtung ging sehr schnell und unkompliziert. Das hat keine 15 Minuten gedauert.

Die Server stehen in Frankfurt. Also innerhalb Europas. Damit ist dann auch mein Newsletter DSGVO konform. JUHU!

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Webseiten erstellen, die verkaufen

In den letzten Jahren habe ich unzählige Webseiten gemeinsam mit Kunden erstellt.
Die Grundlage war immer dieses Buch. 
Weil es der perfekte rote Faden für dein Webseiten-Projekt ist. Ausführlich genug, um deine Webseite zu erstellen, aber eben keine 1000-Seiten-Beschäftigungstherapie. Denn du willst ja nicht Webdesigner werden.

Kontakte verwalten

Jeder Kontakt hat ein Profil, in dem man alle Daten einfach verwalten kann.

Ich kann alle Kundeninfos übersichtlich an einem Platz sehen. Ich kann Tags hinzufügen und entfernen und auch sehen, welche Mails verschickt und gelesen wurden. Welche Links wurden geklickt? Welche Produkte wurden schon gekauft?

Es gibt für jeden Kontakt auch einen Notizenbereich. Den nutze ich auch.

Ich kann benutzerdefinierte Felder erstellen (das habe ich noch nicht genutzt).

Jeder Kontakt hat einen Status:

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Und ich kann sehr übersichtlich sehen, welche Tags zugeordnet sind, welche Produkte gekauft wurden und welche Mails schon gesendet wurden.

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Fluent CRM hat das Rad nicht neu erfunden: Die Kontaktverwaltung ist anderen Tools ziemlich ähnlich.

E-Mail-Adressen sammeln und Liste aufbauen mit Fluent CRM

Fluent CRM hat keine eigenen Opt-In Formulare. Die Adressen müssen also über eine Schnittstelle oder ein externes Formular ins CRM-System.

Mit der Fluent CRM API-Schnittstelle klappt das hervorragend.

Opt-In-Formulare mit Elementor erstellen

Für mich perfekt gelöst: Ich erstelle meine Formulare mit Elementor. Ich habe einfach Mailchimp gegen Fluent getauscht.

Fluent Form

Es gibt auch die Möglichkeit, da auf Fluent Forms* zurück zu greifen. Aber ich sehe gerade keine Notwendigkeit, dafür auch noch mal Geld zu zahlen 😉

Fluent Forms einfach nicht nutzen!

Vor allen Dingen deshalb nicht, weil es so unfassbar schlecht ist. Ich habe mir das mein Geld zurück geben lassen. Es macht einfach weder Spaß noch Sinn. Der Elementor macht super Formulare und sobald man Fluent Forms mit einbindet, sind die Einstellungen aus Fluent (DSGVO relevant) teilweise einfach hinfällig. Dann muss man sich um vieles wieder neu kümmern und das finde ich schwierig. Denn wenn man da nicht wirklich akribisch alles kontrolliert, dann ist das eigene Newslettersystem auf einmal nicht mehr DSGVO konform, obwohl es das ja eigentlich schon mal war.

Listenverwaltung

Fluent CRM hat das Rad nicht neu erfunden: Die Kontaktverwaltung ist anderen Tools ziemlich ähnlich.

Listen

Ich kann meine Kontakte in mehrere Listen aufteilen. Listen sind ein klares “entweder/oder” Kriterium. Man kann nicht in zwei Listen sein.

Könnte ich also zukünftig für “Sensationstouristen” und “Kunden” nutzen. Wer was gekauft hat, darf ins nächste Level.

Wichtig: Es gibt keine Standard Liste. Ich muss also jeden Kontakt meiner Liste zuweisen, sonst hängt er in der Luft 😉

Tags

Hier kann ich meine Kontakte mit bestimmten tags versehen. Den ersten Tag bekommen meine Kontakte, wenn sie den Newsletter abonnieren. Daran sehe ich genau, ob sie sich mein Freebie herunter geladen haben oder einfach nur den Newsletter abonniert haben.

Spannend: Die Tags sind immer nach Erstellung sortiert. Ich würde mich unfassbar über eine alphabetische Sortierung freuen. Vielleicht kommt das noch.

Dynamische Segmente

Dieses Feature feiere ich so richtig!

Ich kann dynamische Segmente festlegen und die werden automatisch aktualisiert.

Also zum Beispiel alle mit den Tags für meine Online-Kurse (egal welcher es ist) oder die im letzten halben Jahr einen Link zum Thema DSGVO angeklickt haben. YAY!

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Wenn ich ein dynamisches Segment erstelle, dann wächst das mit meiner Liste. Und es verändert sich auch mit meiner Liste.

Ich kann nach unterschiedlichsten Kriterien Abonnenten in ein Segment einfügen. Ein paar Ideen, die ich dazu habe:

  • Nach Land: Aus steuerlichen Gründen habe ich ja nur deutsche Käufer in meinem Shop zugelassen. Ich könnte also separate Mails an Nutzer aus Österreich und der Schweiz schicken mit dem Link zu Copecart*. Denn über den Reseller verkaufe ich meine Produkte ins Ausland.
  • Nach E-Mail: Wenn ich mal wieder mit einem größeren Unternehmen zusammen arbeite (schon mehrfach passiert), kann ich aus der Domain ein separates Segment erstellen.  So kann ich alle Mitarbeiter dieses Unternehmens gezielt ansprechen. Zum Beispiel mit einer “Conditional Section” (was das ist erkläre ich noch) ein Beispiel einfügen, das direkt auf das Unternehmen gemünzt ist. Oder auch mal Sonder-Newsletter verschicken.
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Newsletter verschicken

Fluent-CRM Editor

In der Kampagnenerstellung hat jede Mail vier Phasen.

Compose

Hier kann ich meine Newsletter schreiben.

Fluent hat im letzten Update einen komplett neuen Composer vorgestellt.

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Damit sind einige der Punkte, die ich auf meiner Wunschliste hatte, abgehakt.

Ganz ausgereift ist der neue Composer aber noch nicht. Wenn ich meine Texte vorbereite, dann kann ich mit Copy und Paste weder die Formatierung (also fett, kursiv), noch Links mit in dem Composer kopieren. Das nervt unfassbar!

Conditional Section

Manchmal nutze ich die Gelegenheit und füge jetzt noch eine “Conditional Section” ein. Das ist wirklich ein richtig geniales Feature. Funktioniert aber auch nur in Gutenberg.

Hier kann ich Inhalte nur für bestimmte Teile meiner Liste anzeigen lassen.

Zum Beispiel gebe ich manchmal meinen Webdesign Kunden noch eine extra Information mit. Da habe ich mir die Mühe gemacht und alle, die mit mir eine Webseite erstellt haben in meinem Newsletter rausgesucht und getaggt. So kann ich jetzt innerhalb meines Newsletters auch Informationen an meinen absoluten Inner Circle verschicken.

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Die Conditional Sections (also Bedingungen) kann ich auch überall sonst auf der Webseite nutzen. Das ist ein klasse Feature, das ich demnächst mehr nutzen will. Für meine Online-Kurs-Kunden werde ich so langsam aber sicher zusätzliche Inhalte erstellen. Wenn sie also eingeloggt sind, dann gibt es noch mehr auf der Webseite zu entdecken.

WooCommerce Produkt Block

Gibt es natürlich nur im Gutenberg, das Feature ist aber leider geil.

So kann ich mal ratzifatzi einen WooCommerce Produkt Block einfügen in meinen Newsletter.

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Und schon ist mein Produkt im Newsletter.

Subject und Settings

Hier stelle ich Betreff und Einstellungen ein. Ich kann A/B-Test mit den Überschriften machen und auch eine Test-Mail verschicken.

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Recipients

Wer soll die Mail bekommen und wer nicht?

Ich kann komplette Listen einschließen und ausschließen. Aber auch Tags oder dynamische Segmente. So kann ich alle ausschließen, die gerade noch meine Onboarding Mails bekommen oder Mails nur an Käufer aus meinem Shop versenden.

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Review and Send

Überprüfen und senden. Hier kann ich noch einstellen, ob ich die Mail gleich oder zu einem späteren Zeitpunkt verschicken will.

Meine Kritik: Wenn ich eine Mail mal eingeplant habe, kann ich nichts mehr ändern. Dann muss ich die Mail duplizieren und die alte Version löschen. Das finde ich ziemlich umständlich.

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Kampagnen

Mit Fluent kann ich einzelne Mails verschicken (Kampagnen) oder auch eine Reihe von zusammenhängenden Mails (Sequenzen).

Sequenzen

Die Sequenzen sind perfekt für E-Mail Serien geeignet.

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Ich nutze sie für meine Onboarding Sequenz. Ich kann einen Zeitraum zwischen den Mails festlegen. Was mir fehlt:

  • Ich kann die Reihenfolge der Mails nicht mehr ändern. Die ist fix und gesetzt.
  • Es gibt keine wenn/dann Verknüpfung. Die würde ich gern nutzen, um interessierte Leser tiefer ins Thema rein zu holen => Wer den Link aus der ersten Mail klickt, der bekommt auch die zweite Mail.

Automation

FLuent CRM Automations sind wirklich sehr gut! Fluent kann Automations aus verschiedenen Quellen anstoßen (Trigger).

Zum Beispiel auf der Basis von WordPress-Benutzerregistrierung (gut für Mitgliederseiten), CRM-Aktionen (Listen hinzugefügt / entfernt, Tags hinzugefügt / entfernt),  aus dem Shop (WooCommerce) oder aus meinem Kurssystem (Learndash).

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Beispiele für Automations:

  • Onboarding Sequenz:
    Wenn ein neuer Abonnent dazu kommt, dann schick mal die E-Mail-Sequenz xyz raus.
  • Wenn ein bestimmter Tag gesetzt wird, Automation abbrechen.
    Zum Beispiel, wenn ich eine Launchsequenz schicke und der Abonnent zwischendrin kauft, dann kann ich die Launchmails ab da abbrechen.
  • Wenn ein bestimmter Tag gesetzt wird, Mail xyz verschicken.
    Interessiert sich ein Leser für etwas Bestimmtes und klickt den Link, dann gibt es eine weitere E-Mail, in der ich noch weiter auf das Thema eingehe.

So habe ich mir inzwischen nette kleine Funnel aufgebaut, mit denen ich ganz gut arbeiten kann.

Auch hier hat Fluent richtig nachgelegt!

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Da gibt es wenig, was das System nicht abbilden kann. Ich liebs!

Newsletter-Vorlagen

Theoretisch gibt es Vorlagen.

In der Praxis muss ich die aber selbst erstellen. Ich fange mit einem weißen Blatt an. JUHU! Das halte ich gerade für Anfänger für schwierig.

Es ist schon hilfreich, da auf bewährte Mailvorlagen zurückgreifen zu können.
Wie baut man einen Sales-Letter auf? Usw. Das muss man alles erst lernen.

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Trackingfunktionen in Fluent CRM

Mit FluentCRM kann ich tracken, wer meine Newsletter liest und auch ob und welche Links geklickt werden.

Ich kann mir außerdem komplette Funnel erstellen und damit genau überprüfen, ob und wie gut meine Marketing-Maßnahmen funktionieren.

Also wer kommt rein in die Liste (zum Beispiel über eine bestimmte Anzeige) und wie viel Umsatz mache ich mit genau diesen Menschen? Das geht hervorragend, weil FluentCRM und WooCommerce über eine Schnittstelle verbunden sind. So kann ich direkt die Wirksamkeit meiner Marketingmaßnahmen auslesen.

Und das inzwischen für jeden Newsletter. Ich kann also sehen, wie viel Geld mir eine einzelne Mail gebracht hat. Das macht Spaß!

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CRM Funktionen von Fluent CRM

Ein WordPress-CRM-Plugin ist ein Tool, das dir dabei hilft, Kontaktdaten zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Du kannst damit die Touchpoints zu deinen Kunden dokumentieren. Das wird wichtiger, je größer dein Unternehmen und damit deine Kundenbasis wird. Bei drei Kunden kannst du dir noch gut merken, wann du wen das letzte mal angerufen hast. Das wird schwieriger bei 30 und bei 300 nahezu unmöglich.

Vorteile der CRM Funktion

Es gibt viele CRM-Tools auf dem Markt. Wenn du über die Newsletter-Funktion hinaus noch mit einem Tool arbeiten willst, warum solltest du dich dann für Fluent CRM entscheiden?

Du kannst alle deine Kontakte vom WordPress Dashboard verwalten
Kein weiteres Programm nötig
Selbst gehostet = DSGVO konform (bei Serverstandort in der EU)
Sehr günstige CRM Lösung
Nur Basisfunktionen

CRM einrichten

Die CRM Funktionen von Fluent musst du nicht einrichten. Wenn du ein Newsletterformular hast und anfängst Leads zu generieren, bist. du schon perfekt vorbereitet, um direkt zu starten.

Kann man Fluent als vollwertiges CRM nutzen?

Das kommt darauf an, mit welchen Systemen du es vergleichst.

Wenn du in Deutschland 100% DSGVO konform arbeiten willst, dann kannst du zum Beispiel Hubspot (Serversatndort USA) direkt schon aussortieren.

Als CRM wird Fluent erst dann interessant, wenn du auch die Sales mit den Kontakten verknüpfen kannst. Also wenn du wie in meinem Fall einen WooCommerce Shop hast. Ansonsten hast du ja wirklich nur die reinen Kontaktdaten deiner Newsletter Leser und kannst in Fluent gar nicht nachvollziehen, wer jemals etwas gekauft hat.

Du kannst dir Kundengruppen filtern und dann “vertrieblich bearbeiten” oder dir die einzelnen Kontakte anschauen.

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Zum Beispiel hier alle, die vor einem bestimmten datum die letzte Mail geöffnet haben. Du kannst aber auch alle Kontakte in einer Stadt herausuchen oder alle, die Monika heißen.

Ich zeige mal die einzelnen Ansichten zu jedem Kontakt:

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Du kannst dir genau anschauen, welche Mails verschickt wurden und auch aus dem System Mails an deine Kunden verschicken.

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Das Versenden einer Testmail läuft über den Fluent Editor und die Mail kannst du dann in der Historie nach lesen.

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So sieht deine Mail in der Historie aus:

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Du kannst auch interne Notizen erstellen.

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Welche CRM Funktionen fehlen mir

Ich finde ja grundsätzlich die meisten CRM Systeme legen den Schwerpunkt hart auf Sales und alles, was vor dem Kauf passiert und viele blenden die Auftragsabwicklung komplett aus. Für die Arbeit mit dem Kunden brauche ich dann ein anderes System (zum Beispiel Projektmanagement Software), was komplett unlogisch ist, weil dann die wichtigsten Daten zum Kunden nicht im Customer Relationship Management System auffindbar sind. Aber was beeinflusst die Beziehung zu meinen Kunden noch mehr als ein großes gemeinsames Projekt?

Was mir also fehlt ist die Möglichkeit, Sales händisch in Fluent einzutragen. Eine Wiedervorlage und ein rudimentäres Aufgaben Management oder Time Tracking. Auch eine Anbindung an Lexoffice vermisse ich sehr. So kann ich nur Sales über den Shop tracken. Aber alles, was ich händisch abrechne, ist für FLuent CRM unsichtbar.

Customer Support

Der Customer Support ist wirklich sehr gut. Die Antworten sind schnelle und auf den Punkt.

Es gibt außerdem eine hervorragende Fluent-CRM Facebook Gruppe, in der die Community auch Fragen beantwortet.

Security

Gerade wenn du Newsletter Daten auf deiner WordPress Installation speicherst, musst du deine Webseite noch besser absichern.

Bei einem Hack musst du alle deine Abonnenten anschreiben.

Ich empfehle dir deswegen zwei Dinge:

Backup mit Updraft Premium

Investiere etwas Geld und kaufe Updraft Plus Premium. Denn da kannst du deine Backups auf Server mit Sitz in Deutschland speichern (das musst du, wenn du persönliche Daten wie E-Mail-Adressen sicherst).

2 Faktor Authentification

Installiere eine 2-Faktor-Authentification wie Fluent Auth, um es Hackern schwerer zu machen, auf deine Seite zuzugreifen.

Ein externer Anbieter ist keine Garantie!

Denke aber bitte nicht, dass das ein Grund wäre, dich gegen einen selbst gehosteten Newsletter zu entscheiden. Denn auch Newsletter Anbieter können gehackt werden. Gerade erst passiert.

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Danach musste Mailchimp alle seine Kunden anschreiben und dann habe ich einige Mails bekommen. Zum Beispiel von WooCOmmerce:

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Aber auch von Statista und etlichen anderen Mailchimp Nutzern.

Integrationen

Was so richtig krass ist durch das selbst hosten: Ich kann meine Systeme alle miteinander vernetzen. So richtig.

Shop: WooCommerce

Wenn jemand etwas bei mir kauft, dann wird er getaggt. So kann ich Änderungen oder Zusatzinfos an meine Käufer schicken.

Und die Tags gebe ich jetzt direkt beim Erstellen der Produkte ein. Super genial! Da geht dann auch nichts vergessen.

Online-Kurse: Learndash

Wenn ein Mitglied sich in Learndash einloggt oder einen Kurs in LearnDash abschließt, kann ich einen Tag setzen lassen.  Der nächste Schritt wäre eine Automation im Fluent…… vielleicht mit einer E-Mail Serie. So ein bisschen wie die kleinen Szenen, die es immer im Abspann bei Marvel gibt. Die sieht nur, wer sitzen bleibt und nicht sofort aufsteht im Kino.

Uncanny Automator

Nutze ich noch nicht, steht aber auf meiner ToDo Liste. Damit könnte ich innerhalb von Themenblöcken auf meiner Seite Retargeting über die Newsletter betreiben.

Wenn sich jemand einen bestimmten Blogartikel anschaut, wird sofort ein Tag angestoßen und es gibt Hintergrundinfos, die so nicht im Blogartikel stehen.

Sowas macht mir ja richtig Spaß! 

Fluent CRM Alternativen

Ich werde immer wieder gefragt, ob sich ein Wechsel zu Fluent CRM lohnt. Also konkret wie schlägt sich Fluent vs Mailchimp oder Fluent CRM vs Activecampaign.

Ich versuche es mal anhand der Preise zu beantworten.

Kontakte/Anbieter (Preise/Jahr)5001000500010.000
Fluent CRM Free (exkl. Mail-Versand durch AWS)0 $0 $0 $0 $
Fluent CRM* (exkl. Mail-Versand durch AWS)129 $129 $129 $129 $
Mailerlite*0 €96 €312 €528 €
Activecampaign Lite (ohne WooCommerce)108 4348 $948 $1668 $
Activecampaign Plus (inkl. WooCommerce)588 $588 $1788 $2748 $
Mailchimp Standard228 €684 €1140 €1536 €

Wenn du auf eine deutsche Benutzeroberfläche nicht verzichten willst, kannst du hier nachlesen, welche DSGVO konformen Newsletter-Anbieter es noch gibt.

1000% DSGVO konformes Newsletter Plugin

Fluent CRM ist zu 100% DSGVO konform nutzbar. Es gibt allerdings ein paar Kleinigkeiten, auf die du achten solltest.

Hosting in Europa

Deine Daten werden innerhalb deiner WordPress Installation gespeichert und liegen auf deinem Webserver. Dein Hoster sollte daher europäisch (am besten natürlich deutsch) sein. Ich habe zum Thema Hosting einen separaten Blogartikel geschrieben.

E-Mail Versand über europäische Server

Den Versand übernimmt nicht dein WordPress, sonder den musst du über Fluent SMTP einstellen und auslagern. Ich habe lange recherchiert, aber außer Amazon keinen Anboeter gefunden, der organisatorisch (also vom Einrichtungsaufwand) für kleine Unternehmen in Frage kommt.

Der Amazon Server liegt in Frankfurt. Theorteisch wäre das natürlich 100% DSGVO konform. Der Konzern ist allerdings ein amerikanischer, das ist im engeren Sinne schon wieder spannend, ob das im Falle einer Prüfung Bestand haben könnte.

Ich bleibe in dem dem Punkt dran und recherchiere weiter Alternativen.

DSGVO konforme Formulare

Fluent CRM ist ein Tool, dass für den amerikanischen Markt entwickelt wurde und hat keine eigenen fertigen Formulare. Die musst du selbst erstellen. Achte beim Erstellen der Formulare darauf, dass du dich an die Vorgaben der DSGVO hältst.

Der Themenbereich ist ziemlich komplex, deswegen habe ich einen eigenen Blogartikel dazu, wie du Newsletterformulare DSGVO konform erstellst.

Import von Newsletter Daten

ACHTUNG: beim Import von Newsletter Daten.

Um DSGVO-konform arbeiten zu können, brauchst du die Einwilligung deiner Abonnenten. Diese bekommst du über einen Double-Opt-in. Also eine Bestätigungs-E-Mail. Das die Abonnenten diese Mail bekommen haben und auch den Bestätigungslink geklickt haben, wird in Newsletter-Tool gespeichert. Importierst du Kontakte aus einem anderen Tool, verlierst du diese Erlaubnis zwar nicht, kannst sie aber nicht mehr in Fluent CRM nachweisen.

Alle Daten, die du händisch einfügst, haben diesen Zusatz übrigens auch nicht. Auch hier musst du die Erlaubnis dann separat nachweisen.

Analyse deiner Newsletter Daten

Mit dem Inkrafttreten der TTDSG wurde erst nachgelagert klar, dass Tracking in Newslettern genauso DSGVO-konform mit einer Einwilligung erlaubt werden muss, wie Tracking auf der Webseite. Die meisten Newsletter Tools bieten dieses Feature an, aber ich kenne keines, das die Leser beim Abonnieren explizit nach einer Einwilligung fragt. Es besteht auch nicht die Möglichkeit, diese Funktion für einzelne Nutzer abzuschalten.

TELEKOMMUNIKATION-TELEMEDIEN-DATENSCHUTZ-GESETZES (TTDSG)
Das TTDSG regelt seit dem 01.12.2021 vor allem eins: Du benötigst für (nahezu) alle Cookies eine aktive Einwilligung.
„Die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, sind nur zulässig, wenn der Endnutzer auf der Grundlage von klaren und umfassenden Informationen eingewilligt hat.“ (Absatz 1 des § 25 TTDSG).
Dabei ist allerdings (wie in der DSGVO) noch gar nicht absehbar, was das in der Praxis bedeutet.
In deiner Rolle als Webseitenbetreiber lässt sich das TTDSG recht einfach umsetzen. Du kannst auf deiner Webseite über ein Cookie Consent Tool* (Cookie- Banner) die aktive Einwilligung in das Setzen der Cookies gewährleisten.

Mit dem Inkrafttreten der TTDSG wurde erst nachgelagert klar, dass Tracking in Newslettern genauso DSGVO-konform mit einer Einwilligung erlaubt werden muss, wie Tracking auf der Webseite. Die meisten Newsletter Tools bieten dieses Feature an, aber ich kenne keines, das die Leser beim Abonnieren explizit nach einer Einwilligung fragt. Es besteht auch nicht die Möglichkeit, diese Funktion für einzelne Nutzer abzuschalten.

Handlungsempfehlung: Formuliere in deiner Datenschutzerklärung klar, welche Daten beim Abonnieren deines Newsletters anfallen (könnten). Erwähne zumindest, dass es ein Tracking gibt und dass du Einsicht auf diese Daten hast.

Fazit

Mich hat FluentCRM soweit überzeugt, dass ich von Mailchimp gewechselt bin. Und das war ein ziemlicher Aufriss.

Ich bin jetzt schon extrem zufrieden. Es gibt ein paar Kleinigkeiten, die ich mir noch wünschen würde, aber dafür, dass das Newsletter Plugin noch nicht lange auf dem Markt existiert und mein DSGVO Problem für einen absolut bezahlbaren Preis löst: WTF!!!!

Das Tool entwickelt sich permanent weiter, was man im Fluent CRM Changelog nachlesen kann.

Fluent CRM ist perfekt für dich, wenn:

Wenn du Kleinunternehmer, Solopreneur oder Freiberufler bist und trotzdem eine anschaulich große Liste hast: Fluent CRM ist die perfekte E-Mail-Marketing-Software für alle, die ein kleines Budget haben, aber trotzdem ein Tool brauchen, das mehr kann als nur Newsletter zu versenden.

Du gutes Englisch sprichst und dir eine englische Benutzeroberfläche keine Angst macht.

Wenn du mit deiner WordPress Webseite hervorragend klarkommst und gern alles an einem Platz hast.

Wenn du dir zutraust, den Mailversand über einen Amazon Server einzurichten. Das ist nicht besonders kompliziert, aber kleinteilig (und auch komplett auf Englisch).

Wenn du einen WooCommerce Shop hast und dir die Kosten für dein Newsletter Tool so langsam aber sicher über den Kopf wachsen.

Wenn deine Kosten für das Newsletter Tool hoch genug sind, dass du dafür einen Profi damit beauftragen kannst Fluent für dich einzurichten. Denn nach der Einrichtung ist es ziemlich einfach.

Fluent CRM ist nichts für dich, wenn:

Du absoluter Einsteiger bist oder es vermeidest, dich im Backend deiner Webseite aufzuhalten.

Dein Englisch nicht besonders gut ist und du dir nicht zutraust, ein Tool mit englischer Benutzeroberfläche zu nutzen.

Es dich nervös macht, dass du eine separate Lösung für Formulare brauchst und den E-Mail-Versand selbst einrichten musst. Das sollte standardmäßig funktionieren, du willst nur auf den Knopf drücken.

Wenn dich das also überzeugt hat:


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Ich bin Mareike Schamberger: Die Frau hinter #TeamStreber.
Ich bin Webdesignerin, Autorin und Expertin für das strategische Verkaufen im Internet mit über 15 Jahren Berufserfahrung.
Wenn es darum geht, die DSGVO auf deiner Webseite alltagstauglich umzusetzen, bist du hier richtig! Statt aufzuzählen, was alles nicht geht, teste ich Tools und suche Lösungen, die in der Praxis funktionieren.
Ich liebe es, Webseiten zu erstellen, die verkaufen. Deshalb habe ich dazu auch ein Buch geschrieben.

Werbehinweis (Links mit Sternchen*)

Achtung: Affiliate-Link. Wenn du das verlinkte Produkt kaufst, bekomme ich eine Provision.  Für dich ändert sich nichts am Preis. Nur für’s Protokoll: Ich stelle hier nur Produkte vor, die sich für mich in der Praxis bewährt haben. 

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