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Fluent CRM: DSGVO konforme Newsletter Alternative

Inhaltsverzeichnis

Da die meisten richtig guten Newsletter Tools die Server in USA haben und das mit der DSGVO nicht wirklich zu vereinbaren ist, habe ich mich gefragt, ob es eine Alternative sein könnte, meinen Newsletter über ein WordPress Plugin zu versenden.

Fluent CRM* kam für mich vor allen Dingen deshalb in Frage, weil isch so alle meine Formulare einfach stehen lassen kann. Die habe ich nämlich mit Elementor erstellt und Elementor kann Datensätze zuliefern.

FluentCRM ist ein wirklich neuer Anbieter, es ist noch nicht ganz fertig. Das birgt Risiken… aber eben auch große Chancen.

Was kann FluentCRM?

Dafür, dass es noch nicht so lange am Markt ist, schon recht viel.

Ich stelle die einzelnen Funktionen vor und berichte auch von meinen eigenen Erfahrungen mit dem Tool.

Vorteile

  • Alles an einem Platz
  • Der Preis! Jährliche Gebühr (129$) unabhängig von der Listengröße + ein paar Cent für Amazon SES / AWS
  • Elementor kompatibel (liebe ich!)
  • WooCommerce Integration

Nachteile

  • Alles an einem Platz (bläst die WP auf)
  • Fluent ist noch nicht ganz fertig. Es fehlt eine umfassende Dokumentation.
    Und noch so ein paar Sachen, darauf gehe ich im Einzelnen ein.
  • Die Sprache ist englisch. Und das wird wahrscheinlich auch so bleiben.

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Kontakte verwalten

Jeder Kontakt hat ein Profil, in dem man alle Daten einfach verwalten kann.

Ich kann alle Kundeninfos übersichtlich an einem Platz sehen. Ich kann Tags hinzufügen und entfernen und auch sehen, welche Mails verschickt und gelesen wurden. Welche Links wurden geklickt? Welche Produkte wurden schon gekauft?

Es gibt für jeden Kontakt auch einen Notizenbereich. Den nutze ich auch.

Ich kann benutzerdefinierte Felder erstellen (das habe ich noch nicht genutzt).

Jeder Kontakt hat einen Status:

Und ich kann sehr übersichtlich sehen, welche Tags zugeordnet sind, welche Produkte gekauft wurden und welche Mails schon gesendet wurden.

Listen & Tags & Segmente

Fluent CRM hat das Rad nicht neu erfunden: Die Kontaktverwaltung ist anderen Tools ziemlich ähnlich.

Listen

Ich kann meine Kontakte in mehrere Listen aufteilen. Listen sind ein klares “entweder/oder” Kriterium. Man kann nicht in zwei Listen sein.

Könnte ich also zukünfitg für “Sensationstouristen” und “Kunden” nutzen. Wer was gekauft hat, darf ins nächste Level.

Wichtig: Es gibt keine Standard Liste. Ich muss also jeden Kontakt meiner Liste zuweisen, sonst hängt er in der Luft 😉

Tags

Hier kann ich meine Kontakte mit bestimmten tags versehen. Den ersten Tag bekommen meine Kontakte, wenn sie den Newsletter abonnieren. Daran sehe ich genau, ob sie sich mein Freebie herunter geladen haben oder einfach nur en Newsletter abonniert haben.

Spannend: Die Tags sind immer nach Erstellung sortiert. Ich würde mich unfassbar über eine alphabetische Sortierung freuen. Vielleicht kommt das noch.

Dynamische Segmente

Das lieb ich so richtig!

Ich kann dynamsiche Segmente festlegen und die werden automatisch aktualisiert.

Also zum Beispiel alle mit den Tags für meine Online-Kurse (egal welcher es ist) oder die im letzten halben Jahr einen Link zum Thema DSGVO angeklickt haben. YAY!

Wenn ich ein dynamisches Segment erstelle, dann wächst das mit meiner Liste. Und es verändert sich auch mit meiner Liste.

Ich kann nach unterschiedlichsten Kriterien Abonnenten in ein Segment einfügen. Ein paar Ideen, die ich dazu habe:

  • Nach Land: Aus steuerlichen Gründen habe ich ja nur deutsche Käufer in meinem Shop zugelassen. Ich könnte also separate Mails an Nutzer aus Österreich und der Schweiz schicken mit dem Link zu Copecart*. Denn über den Reseller verkaufe ich meine Produkte ins Ausland.
  • Nach E-Mail: Wenn ich mal wieder mit einem größeren Unternehmen zusammen arbeite (schon mehrfach passiert), kann ich aus der Domain ein separates Segment erstellen.  So kann ich alle Mitarbeiter dieses Unternehmens gezielt ansprechen. Zum Beispiel mit einer “Conditional Section” (was das ist erkläre ich noch) ein Beispiel einfügen, das direkt auf das Unternehmen gemünzt ist. Oder auch mal Sonder-Newsletter verschicken.

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Senden von E-Mails

Kampagnen

Mit Fluent kann ich einzelne Mails verschicken (Kampagnen) oder auch eine Reihe von zusammenhängenden Mails (Sequenzen).

Sequenzen

Die Sequenzen sind perfekt für E-Mail Serien geeignet.

Ich nutze sie für meine Onboarding Sequenz. Ich kann einen Zeitraum zwischen den Mails festlegen. Was mir fehlt:

  • Ich kann die Reihenfolge der Mails nicht mehr ändern. Die ist fix und gesetzt.
  • Es gibt keine wenn/dann Verknüpfung. Die würde ich gern nutzen, um interessierte Leser tiefer ins Thema rein zu holen => Wer den Link aus der ersten Mail klickt, der bekommt auch die zweite Mail.

Tracking

Mit FluentCRM kann ich tracken, wer meine Newsletter liest und auch ob und welche Links geklickt werden.

Ich kann mir außerdem komplette Funnel erstellen und damit genau überprüfen, ob und wie gut meine Marketing-Maßnahmen funktionieren.

Also wer kommt rein in die Liste (zum Beispiel über eine bestimmte Anzeige) und wie viel Umsatz mache ich mit genau diesen Menschen? Das geht hervorragend, weil FluentCRM und WooCommerce über eine Schnittstelle verbunden sind. So kann ich direkt die Wirksamkeit meiner Marketingmaßnahmen auslesen.

Und das inzwischen für jeden Newsletter. Ich kann also sehen, wie viel Geld mir eine einzelne Mail gebracht hat. Das macht Spaß!

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Praxistest: E-Mails erstellen mit Fluent CRM

In der Kampagnenerstellung hat jede Mail vier Phasen.

Compose

Hier kann ich meine Mail schreiben.

Fluent nutzt dazu den Gutenberg Editor. Den mag ich ja gar nicht. Man kann inzwischen auch wieder den Classic Editor wählen.

Die Templates sind inzwischen deutlich besser geworden. Es gibt die Möglichkeit, eine STandard-Linkfarbe einzustellen. JUHU!

Das funktioniert aber LEIDER nur im Gutenberg Editor.

Wenn man den Newsletter im Classic Editor schreibt, sind alle Links wieder blau.

Ich schreibe also inzwischen meine Newsletter im Classic Editor, dann speichere ich, kopiere den Text und  wechsle im Fluent CRM in den Gutenberg Editor, da füge ich dann den Text wieder ein, um die Linkfarbe einzustellen. Ich kann nämlich nicht einfach zwischen den Editoren wechseln. Da bekomme ich nur Fehlermeldungen.

Conditional Section

Manchmal nutze ich die Gelegenheit und füge jetzt noch eine “Conditional Section” ein. Das ist wirklich ein richtig geniales Feature. Funktioniert aber auch nur in Gutenberg.

Hier kann ich Inhalte nur für bestimmte Teile meiner Liste anzeigen lassen.

Zum Beispiel gebe ich manchmal meinen Webdesign Kunden noch eine extra Information mit. Da habe ich mir die Mühe gemacht und alle, die mit mir eine Webseite erstellt haben in meinem Newsletter raus gesucht und getaggt. So kann ich jetzt innerhalb meines Newsletters auch Informationen an meinen absoluten Inner Circle verschicken.

Die Conditional Sections (also Bedingungen) kann ich auch überall sonst auf der Webseite nutzen. Das ist ein klasse Feature, das ich demnächst mehr nutzen will. Für meine Online-Kurs-Kunden werde ich so langsam aber sicher zusätzliche Inhalte erstellen. Wenn sie also eingeloggt sind, dann gibt es noch mehr auf der Webseite zu entdecken.

WooCommerce Produkt Block

Gibt es natürlich nur im Gutenberg, Das Feature ist aber leider geil.

So kann ich mal ratzifatzi einen WooCommerce Produkt Block einfügen in meinen Newsletter.

Und schon ist mein Produkt im Newsletter.

 

Subject und Settings

Hier stelle ich Betreff und Einstellungen ein. Ich kann A/B-Test mit den Überschriften machen und auch eine Test-Mail verschicken.

Recipients

Wer soll die Mail bekommen und wer nicht?

Ich kann komplette Listen einschließen und ausschließen. Aber auch Tags oder dynamische Segmente. So kann ich alle ausschließen, die gerade noch meine Onboarding Mails bekommen oder Mails nur an Käufer aus meinem Shop versenden.

Review and Send

Überprüfen und senden. Hier kann ich noch einstellen, ob ich die Mail gleich oder zu einem späteren Zeitpunkt verschicken will.

Meine Kritik: Wenn ich eine Mail mal eingeplant habe, kann ich nichts mehr ändern. Dann muss ich die Mail duplizieren und die alte Version löschen. Das finde ich ziemlich umständlich.

Newsletter-Vorlagen

Theoretisch gibt es Vorlagen.

In der Praxis muss ich die aber selbst erstellen. ich fange mit einem weißen Blatt an. JUHU! Das finde ich gerade für Anfänger schwierig.

Es ist schon hilfreich, da auf bewährte Mailvorlagen zurückgreifen zu können.
Wie baut man einen Sales-Letter auf? Usw. Das muss man alles erst lernen.

 

Opt-In-Formulare

Für mich perfekt gelöst: Ich erstelle meine Formulare mit Elementor. Ich habe einfach Mailchimp gegen Fluent getauscht.

Fluent Form

Es gibt auch die Möglichkeit, da auf Fluent Forms* zurück zu greifen. Aber ich sehe gerade keine Notwendigkeit, dafür auch noch mal Geld zu zahlen 😉

Fluent Forms einfach nicht nutzen!

Vor allen Dingen deshalb nicht, weil es so unfassbar schlecht ist. Ich hab mir das mein Geld zurück geben lassen. Es macht einfach weder Spaß noch Sinn. Der Elementor macht super Formulare und sobald man FLuent FOrms mit einbindet, sind die Einstellungen aus Fluent (DSGVO relevant) teilweise einfach hibfällig. Dann muss man sich um vieles wieder neu kümmern und das finde ich schwierig. Denn wenn man da nicht wirklich akribisch alles kontrolliert, dann ist das eigene Newsletter system auf einmal nicht mehr DSGVO konform, obwohl es das ja eigentlich schon mal war.

Automation

Fluent kann Automations aus verschiednen Quellen Automations anstoßen (Trigger).

Zum Beispeiel auf der Basis von WordPress-Benutzerregistrierung (gut für Mitgliederseiten), CRM-Aktionen (Listen hinzugefügt / entfernt, Tags hinzugefügt / entfernt),  aus dem Shop (WooCommerce) oder aus meinem Kurssystem (Learndash).

Beispiele für Automations:

  • Onboarding Sequenz:
    Wenn ein neuer Abonnent dazu kommt, dann schick mal die EMail-Sequenz xyz raus.
  • Wenn ein bestimmter Tag gesetzt wird, Automation abbrechen.
    Zum Beispiel, wenn ich eine Launchsequenz schicke und der Abonnent zwischendrin kauft, dann kann ich die Launchmails ab da abbrechen.
  • Wenn ein bestimmter Tag gesetzt wird, Mail xyz verschicken.
    Interessiert sich ein Leser für etwas bestimmtes und klickt den Link, dann gibt es eine weitere E-Mail, in der ich noch weiter auf das Thema eingehe.

So habe ich mir inzwischen nette kleine Funnel aufgebaut, mit denen ich ganz gut arbeiten kann.

Auch hier hat Fluent richtig nachgelegt!

Da gibt es wenig, was das System nicht abbilden kann. Ich liebs!

 

 

Wie die E-Mails verschickt werden

Wenn du da nichts weiter einstellst, dann über deinen Server 😉

FluentCRM wird die in WordPress integrierte E-Mail-Sendefunktion verwenden. Wie auch immer Sie du deine Seite für das Senden von E-Mails konfiguriert hast, genau das wird passieren.

Es gibt aber ein Möglichkeit, die SMTP Einstellungen über Fluent zu ändern und einen externen Dienstleister mit dem Versenden der Mails zu beauftragen.

FluentCRM ist für die Integration in externe E-Mail-Dienste und das Auslagern des E-Mail-Versands konzipiert.

Ich habe es so eingestellt, dass alle E-Mails mit Amazon SES gesendet werden. Amazon SES ist wirklich günstig und die Einrichtung ging sehr schnell und unkompliziert. Das hat keine 15 Minuten gedauert.

Die Server stehen in Frankfurt. Also innerhalb Europas. Damit ist dann auch mein Newsletter DSGVO konform. JUHU!

Geschwindigkeit

Jetzt kommt der Nerdige Teil. Ich habe davon keine Ahnung, berichte aber mal, was ich rausgefunden habe:

FluentCRM ist auf Geschwindigkeit programmiert.

Ein wichtiger Faktor dafür ist, dass alle Datenbanktabellen dafür von WordPress getrennt sind. Es wird nicht versucht, Daten mithilfe von benutzerdefinierten Beitragstypen oder Ähnlichem in WordPress zu speichern. Das rockt!

Kann man große Mengen an E-Mails versenden, ohne den Server ins zu stottern zu bringen oder zu schrotten?

Anscheinend ja.

Man kann wohl bei Einrichten der E-Mail Einstellungen eine Drossel für die maximale Anzahl von E-Mails einstellen, die pro Sekunde gesendet werden sollen. Ist ein bisschen so wie beim Mofa-Schrauben früher. Klar macht das dann weniger Spaß, aber hey: Man darf die eigenen Organe halt auch behalten. 

Für das Protokoll: ich habe keine riesige E-Mail-Liste. Aber ich habe im Fluent Forum mal quer gelesen, was andere so schreiben. Es gibt Berichte aus der Facebook-Gruppe mit großen Listen, die Fluent erfolgreich nutzen.

Es gab jemanden mit 700.000 Abonnenten in der Liste. Der Versand klappt einwandfrei (eine Mail an alle dauert aber so ca. 2,5 Tage).

Kleinere Listen mit 50.000 Abonnenten gehen in ca. 3 Stunden komplett raus.

Mit meiner kleinen Liste geht sowieso alles primeur.

Meine Empfehlung: Wenn du für den Versand länger als einen Tag brauchst, dann nutze ein anderes Tool 😉

Integrationen

Was so richtig krass ist durch das selbst hosten: Ich kann meine Systeme alle miteinander vernetzen. So richtig. Was ich nutze

Shop: WooCommerce

Wenn jemand etwas bei mir kauft, dann wird er getaggt. So kann ich Änderungen oder Zusatzinfos an meine Käufer schicken.

Und die Tags gebe ich jetzt direkt beim Erstellen der Produkte ein. Super genial! Da geht dann auch nichts vergessen.

Online-Kurse: Learndash

Wenn ein Mitglied sich in Learndash einloggt oder einen Kurs in LearnDash abschließt, kann ich einen Tag setzen lassen.  Der nächste Schritt wäre eine Automation im Fluent…… vielleicht mit einer E-Mail Serie. So ein bisschen wie die kleinen Szenen, die es immer im Abspann bei Marvel gibt. Die sieht nur, wer sitzen bleibt und nicht sofort aufsteht im Kino.

Uncanny Automator

Nutze ich noch nicht, steht aber auf meiner ToDo Liste. Damit könnte ich innerhalb von Themenblöcken auf meiner Seite Retargeting über die Newsletter betreiben.

Wenn sich jemand einen bestimmten Blogartikel anschaut, wird sofort ein Tag angestoßen und es gibt Hintergrundinfos, die so nicht im Blogartikel stehen.

Sowas macht mir ja richtig Spaß! 

Fazit

Mich hat FluentCRM soweit überzeugt, dass ich von Mailchimp gewechselt bin. Und das war ein ziemlicher Aufriss.

Ich  bin jetzt schon extrem zufrieden. Es gibt ein paar Kleinigkeiten, die ich mi noch wünschen würde, aber dafür, dass das Plugin noch kein Jahr auf dem Markt existiert und mein DSGVO Problem für einen absolut bezahlbaren Preis löst: WTF!!!!

Wenn dich das also überzeugt hat:


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10-Regeln

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