Calendly DSGVO konform einbinden

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Calendly hat viele Vorteile, die du nutzen kannst.

Du sparst Zeit

Du sparst dir die Abstimmung mit den Kunden. Du sparst dir die Mails, in denen du Vorschläge machst, auf Rückmeldungen wartest, um danach neue Termine vorzuschlagen. Calendly zeigt deinen Kunden freie Termine an und die können sehr bequem gebucht werden.

Calendly mit dem Kalender verbinden

Google / Apple Kalender

Du kannst Calendly mit dem Kalender von  Apple oder Google verbinden. Die Termine werden automatisch in deinen Kalender eingetragen. Du kannst einstellen, ob du über den Kalender Absagen für Termine regeln möchtest. So kannst du Termine organisieren, ohne dich in Calendly einzuloggen.

Achtung: Wenn du deinen Google oder Apple Kalender nutzt, dann erwähne das auf jeden Fall bei der Buchung und in deinem Datenschutz (ich bin kein Anwalt, um hier sicher zu sein, frag bitte einen Fachanwalt für Internetrecht).

Microsoft 365 Kalender: Calendly DSGVO konform

Die Calendly App bietet genau so die Möglichkeit, einen Microsoft 365 Kalender zu nutzen. Diese Möglichkeit kann ich absolut empfehlen, denn die Microsoft Server liegen in Europa. Damit überträgst du keine Kundendaten in Drittländer. Das ist viel besser! Eine außereuropäische Schnittstelle weniger!

Calendly kostenlos in der Basisversion

Die Basisversion von Calendly kannst du kostenlos nutzen. Damit kannst du ein Ereignis erstellen und verlinken. Oft reicht das auch aus.

Bei Katharina Nolden haben wir das so umgesetzt: Es gibt im Appointment eine Umfrage, in der die Kunden ankreuzen, für welches Ereignis sie sich anmelden. So einfach ist das.

Calendly Beispiel

Calendly Kosten: Preis-Leistung stimmt

Ich empfehle immer, mit der kostenlosen Version zu starten, bevor du dich entscheidest, ob du auf Premium oder Pro upgraden möchtest.

Für 8-12$ im Monat kannst du upgraden.

Calendly Funktionen

In der Bezahlversion hast du die Möglichkeit, mehrere Ereignisse anzulegen oder auch die Bezahlfunktion nutzen. So können Coaching-Kunden die Termine bei der Buchung bereits bezahlen.

Was ich intensiv nutze ist die Möglichkeit, Puffer vor oder nach den Terminen anzulegen. So kann ich meine Notizen ordnen oder einfach mal eine Pause machen (so wichtig!).

Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Weiterleitung. Wenn jemand bei mir eine Webseite gebucht hat, dann wird er auf eine versteckte Seite weiter geleitet, die den nächsten Schritt vorgibt. Seit ich das genau so mache, funktioniert mein Verkaufsprozess noch besser.

Calendly in deine Webseite einbinden

1. Registrierung

Registriere dich bei Calendly.com

2. Calendly einrichten

Nun kannst du dein Ereignis anlegen. Gib dem Ereignis einen ordentlichen Namen. Deine Kunden können den später sehen 😉
Ort und Beschreibung tragen auch dazu bei, dass du höhere Buchungsraten hast.

Du kannst entscheiden, zu welchem Zeitpunkt das Ereignis buchbar ist, wie viel Vorlauf du brauchst und auch die Länge einstellen.
Willst du vorher oder hinterher eine Pause machen? Brauchst du Puffer? Kein Problem. Alles einstellbar.
Nur Montags um 15-18 Uhr? Auch kein Problem.
Du kannst deinen Kunden Fragen stellen und und eine extra Bestätigungsseite erstellen oder direkt die Zahlung einziehen. Hier bitte mit dem Anwalt abklären, ob und wie das in Deutschland rechtssicher ist. Denn der Kunde zahlt noch, bevor er deine AGBs gesehen oder eine Rechnung erhalten hat.

3. Calendly Kalender

Um deinen Kalender mit Calendly zu verbinden, gehe auf dein Profil und klicke dann auf „Kalenderverbindung“.

4. Calendly DSGVO

UPDATE: Im EUGH Urteil vom 16.7.2020 steht: „Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestimmt, dass personenbezogene Daten grundsätzlich nur dann in ein Drittland übermittelt werden dürfen, wenn das betreffende Land für die Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.“ (Originaltext des Urteils hier einsehbar). Das ist nach momentanem Stand nur über Standardvertragsklauseln möglich. Calendly stellt genau solche Klauseln bereit. Das Tool ist also nutzbar. 

ABER: Ob Amerika in der Praxis überhaupt als sicheres Drittland gelten kann…. das lasse ich mal unkommentiert im Raum stehen 😉  

Aus diesem Grund habe ich Alternativen zu Calendly getestet und nach Alltagstauglichkeit und DSGVO-Konfirmität bewertet.

IN DER PRAXIS: Wenn du Calendly nutzt, dann mach es bitte so:
Du kannst nun deinen individuellen Calendly-Link an deine Kunden verschicken. Die Calendly Kalender Seite ist sehr neutral. Theoretisch wäre das eine gute Idee. Praktisch hat diese Seite weder Impressum, noch Datenschutz und das ist nach deutschem Recht….. nicht ganz sauber (auch hier: im Zweifel ab zum Rechtsanwalt). Ich empfehle also, Calendly auf deiner Webseite einzubinden. Dazu habe ich ein Tutorial.

Außerdem solltest du einen Microsoft Office Kalender mit dem Tool verbinden. Die Server für Microsoft Office 365 liegen in Europa. Das ist schon mal ganz gut.
Denn wenn du ganz am Ende alle deine Daten an deinen Apple oder Google Kalender überträgst und dort speicherst, dann sind alle deine vorangehenden Bemühungen….. DSGVO technisch für die Katz gewesen 😉

Ich bin übrigens kein Rechtsanwalt und das ist keine Rechtsberatung. 

5. Calendly HTML in WordPress integrieren

In diesem Video zeige ich dir wie du Calendly als iFrame auf deiner Webseite einbindest.Dafür nutze ich den Elementor Page Builder.

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Calendly Erfahrungen

Meine Erfahrungen mit Calendly sind sehr gut. Die Buchungsrate gerade für Coachingleistungen geht deutlich nach oben, wenn die Chance besteht, ein kostenloses Vorgespräch über Calendly zu buchen. Auf diese Art kann man als Kunde direkt starten, aber trotzdem hat man noch etwas Zeit, um sich vorzubereiten. „Jetzt anrufen“ schreckt viele ab. Es erweckt auch den Anschein, dass man als Coach auf der anderen Seite sitzt und wartet. Calendly gibt den Anschein, dass man gut gebucht ist. Es ist ein Termin erforderlich. Es kann also durchaus auch als Maßnahme der künstlichen Verknappung eingesetzt werden. „Diese Woche nur noch ein Termin verfügbar“.

Calendly DSGVO Alternative

Calendly hat nicht vor, seinen Kunden europäische Server zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund werde ich langfristig ein anderes Terminplanungstoll nutzen. Hier gibt es Alternativen zur Calendly App im direkten Vergleich.

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